Politique de confidentialité

01Qui est responsable

Spoonbill est exploité par DK Labs (Dzmitry Kandratsenka), Rua Miguel Araujo 141, 4425-177 Porto, Portugal (le « responsable du traitement » au sens du RGPD). Le moyen le plus rapide de nous contacter au sujet de cette politique est l'adresse e-mail indiquée en bas de cette page.

02Ce que nous traitons

Compte et connexion. Lorsque vous créez un compte, nous traitons votre adresse e-mail, votre nom d'affichage et la méthode de connexion choisie (Google, Apple, ou e-mail et mot de passe). La connexion est gérée par Google Firebase Authentication ; si vous utilisez un mot de passe, il est stocké par Firebase — nous ne le voyons jamais.

Données d'entreprise que vous saisissez. Votre profil d'entreprise (nom, adresse, identifiants fiscaux, coordonnées bancaires que vous choisissez d'imprimer sur vos factures), vos clients et vos factures sont conservés pour que nous puissions fournir le service. Les PDF de facture sont conservés dans notre stockage objet afin que les factures envoyées restent inchangées.

Les données de vos clients. Les noms, adresses, adresses e-mail et numéros de TVA des destinataires de vos factures sont traités sur vos instructions — pour créer les factures, les envoyer par e-mail et expédier les relances de paiement que vous activez. Lorsqu'un destinataire ouvre un lien de facture, nous enregistrons que la facture a été consultée afin de vous en afficher le statut.

E-mails que nous envoyons. Les codes de vérification, factures, relances de paiement et avis de compte sont acheminés par notre prestataire d'envoi d'e-mails. Nous gardons trace de ce qui a été envoyé pour construire l'historique de facture que vous voyez dans l'application.

Retours et suggestions. Si vous nous envoyez un retour depuis l'application, nous recevons votre message et l'adresse e-mail de contact que vous indiquez. Ils sont transmis à la boîte de réception de l'équipe et à notre canal Slack interne afin que nous puissions vous répondre.

Notifications push. Si vous activez les notifications dans l'application mobile Spoonbill, nous enregistrons un jeton push pour ce téléphone — une adresse émise par Google pour qu'une notification puisse l'atteindre — avec la plateforme, la version de l'application et la date de dernière utilisation. Google Firebase Cloud Messaging distribue chaque notification : son texte (par exemple quel client a accepté quel devis) transite donc par Google jusqu'à votre téléphone. Sur un iPhone, Firebase transmet chaque notification à Apple Push Notification service (APNs) : elle transite donc aussi par Apple. Le site et l'application web n'envoient aucune notification push.

Journaux serveur. Comme tout service web, nos serveurs enregistrent des données techniques d'accès (adresse IP, type de navigateur, horodatages) pour maintenir le service en état de marche et en sécurité. Les journaux sont conservés brièvement et ne servent pas à vous profiler.

03Sur quelles bases nous les traitons

Nous nous appuyons sur les bases légales de l'art. 6, par. 1 du RGPD :

• Contrat (art. 6, par. 1, point b) — presque tout ce qui précède : la fourniture de votre compte, la conservation de vos factures, leur envoi sur vos instructions.
• Intérêts légitimes (art. 6, par. 1, point f) — la sécurité du service, la prévention des abus, les réponses à vos retours, et l'analyse produit au sein de l'application.
• Obligation légale (art. 6, par. 1, point c) — lorsque la loi nous impose de conserver ou de divulguer certains enregistrements.
• Consentement (art. 6, par. 1, point a) — les statistiques du site web, la mesure publicitaire, et tout ce que nous demandons explicitement ; vous pouvez le retirer à tout moment avec effet pour l'avenir.

04Cookies, stockage et statistiques

Ce site dépose un seul cookie strictement nécessaire : NEXT_LOCALE, qui retient votre langue pendant un an. L'app vous garde connecté grâce au stockage local du navigateur de Firebase Authentication. Aucun des deux ne demande de consentement, car sans eux le service ne peut pas faire ce pour quoi vous êtes venu. Votre choix en matière de cookies est retenu un an dans un cookie dédié, spoonbill_consent, que l'app lit aussi pour le respecter. Seulement si vous l'autorisez, le pixel publicitaire d'OpenAI décrit plus bas dépose deux cookies à lui, __oppref et __obref, qui retiennent le clic sur l'annonce qui vous a amené ici. Seulement si vous l'autorisez, le site conserve aussi pendant 30 jours, dans un cookie dédié, spoonbill_acquisition, les balises publicitaires de la visite qui vous a amené ici (comme utm_source), afin que le compte que vous créez enregistre l'annonce dont il vient ; retirer votre consentement le supprime. Quelle que soit votre réponse, les liens du site vers l'application portent ces balises dans le lien lui-même, pas dans un cookie : l'application les retire de l'adresse, ne les garde qu'en mémoire et les enregistre sur le compte que vous créez, car nous avons un intérêt légitime à savoir quelles annonces nous amènent des clients (art. 6, par. 1, point f) du RGPD). Sans votre accord, elles ne parviennent jamais à Mixpanel ni au pixel OpenAI.

Au-delà, nous utilisons Mixpanel pour comprendre comment Spoonbill est utilisé. Les deux moitiés de Spoonbill le gèrent différemment, et la différence compte, alors la voici en détail.

Sur ce site web Mixpanel ne s'exécute que si vous l'autorisez. Tant que vous n'avez pas choisi, rien n'est chargé et rien ne quitte votre navigateur — et si vous refusez, le script Mixpanel n'est jamais téléchargé. Nous enregistrons les pages que vous ouvrez, les boutons sur lesquels vous cliquez et les entrées de la FAQ que vous dépliez. Vous pouvez changer d'avis quand vous le souhaitez via « Paramètres des cookies » en pied de page, et un refus est mémorisé pour que nous ne redemandions pas.

Dans l'application Une fois votre compte créé, nous enregistrons les fonctionnalités que vous utilisez — factures créées, envoyées, payées ou annulées, clients et articles ajoutés, réglages enregistrés, retours envoyés — afin de savoir quelles parties du produit méritent leur place. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à améliorer un produit dont vous dépendez (art. 6, par. 1, point f du RGPD) ; tu peux t'y opposer à tout moment au titre de l'art. 21 avec le commutateur dans Réglages → Confidentialité dans l'application, ce qui l'arrête pour ton compte sur tous les appareils où tu te connectes.

Ce que nous envoyons à Mixpanel est volontairement minimal : des décomptes, des montants, le pays et le régime fiscal configurés, et l'écran sur lequel vous vous trouviez. Votre propre adresse e-mail est rattachée à votre profil d'analyse, afin que nous puissions savoir à quel compte se rapporte un problème et vous en parler — mais jamais les noms de vos clients, jamais le texte des lignes de facture, jamais le contenu de vos retours. Nous demandons aussi à Mixpanel de ne pas enregistrer votre adresse IP depuis l'application, et le projet Mixpanel stocke ses données dans l'UE.

Enregistrement de session Mixpanel rejoue aussi des sessions de navigation pour nous, et là encore les deux moitiés diffèrent. Sur ce site web — si, et seulement si, vous avez autorisé les statistiques — la relecture montre les pages telles que vous les avez vues, car tout ici est du texte que nous avons écrit nous-mêmes. Dans l'application, la relecture est masquée : chaque texte et chaque champ de formulaire est remplacé par un bloc gris avant tout envoi, si bien que nous pouvons voir où un écran a dérouté quelqu'un sans jamais voir une facture, un client, un montant ou vos coordonnées bancaires. Nous n'enregistrons ni le trafic réseau ni la console du navigateur dans aucun des deux cas, et la page de facture destinée à vos clients n'est jamais enregistrée du tout.

Mesure publicitaire Nous utilisons le pixel publicitaire d'OpenAI pour savoir si notre publicité amène des gens sur Spoonbill. Comme Mixpanel, il ne se charge que si vous l'autorisez dans le choix des cookies ci-dessus — sur ce site, il signale alors les pages que vous consultez ; dans l'app, il ne signale que trois moments — un compte a été créé, son essai a commencé, un abonnement a été souscrit — et seulement dans un navigateur où vous l'avez autorisé ici ; l'app ne redemande pas. Il repose sur votre consentement (art. 6, par. 1, point a du RGPD) : retirez-le via « Paramètres des cookies » en bas de page et il s'arrête, et ses deux cookies sont supprimés. Il ne reçoit rien de ce que vous saisissez : ni facture, ni client, ni montant, ni adresse e-mail — comme tout script chargé depuis un autre serveur, il voit l'adresse IP de votre navigateur et l'adresse de la page. Dans l'app, l'interrupteur Paramètres → Confidentialité l'arrête aussi pour votre compte. Il n'y a aucun autre pixel publicitaire, et nous ne vendons jamais ce que nous collectons.

05Qui d'autre intervient

Nous faisons appel à un petit nombre de prestataires (sous-traitants) qui traitent des données pour notre compte et selon nos instructions :

• Google Ireland Ltd. / Google LLC — Firebase Authentication pour la connexion, et Firebase Cloud Messaging pour distribuer les notifications push à l'application mobile.
• Apple Distribution International Ltd. / Apple Inc. — Apple Push Notification service, pour distribuer les notifications push à l'application mobile sur iPhone.
• netcup GmbH — exploite les serveurs et la base de données qui hébergent vos données, dans son centre de données de Nuremberg, en Allemagne.
• Cloudflare, Inc. — stocke vos fichiers (PDF envoyés, pièces jointes et logos) dans un stockage rattaché à l'UE, et transmet les requêtes du site à notre serveur.
• Infomaniak Network SA — envoie les codes de vérification, les factures et les relances depuis ses centres de données en Suisse.
• Mixpanel, Inc. — analyse produit et relecture de sessions ; le projet utilise l'hébergement des données de Mixpanel dans l'UE, sur le site web il ne reçoit quoi que ce soit qu'après votre autorisation, et les relectures issues de l'application sont masquées avant envoi.
• OpenAI OpCo, LLC — mesure publicitaire, uniquement après votre accord : pages vues sur ce site, et compte créé, essai commencé et abonnement souscrit dans l'app ; rien de ce que vous saisissez n'est envoyé.
• Slack Technologies — reçoit uniquement les messages de retour, pour que l'équipe les voie rapidement.

Votre compte, vos clients et vos factures sont stockés dans l'UE : le serveur et la base de données en Allemagne, les fichiers dans un stockage Cloudflare rattaché à l'UE. Les e-mails transitent par la Suisse, à laquelle l'UE reconnaît un niveau de protection adéquat. Lorsqu'un autre prestataire traite des données en dehors de l'UE/EEE, les transferts sont protégés par les clauses contractuelles types de l'UE ou par une décision d'adéquation telle que le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-US Data Privacy Framework). Nous ne vendons jamais de données personnelles, et la seule chose partagée à des fins publicitaires est la mesure d'OpenAI décrite plus haut.

Si vous utilisez Spoonbill pour votre entreprise, notre accord de traitement des données liste les prestataires qui traitent les données de vos clients pour votre compte. Accord de traitement des données (AVV)

06Durées de conservation

• Données de compte et d'entreprise : jusqu'à ce que vous les supprimiez, ou que vous supprimiez votre compte.
• Factures : jusqu'à ce que vous les supprimiez. Les obligations légales de conservation des factures émises (par exemple en droit fiscal) vous incombent — exportez vos PDF avant de supprimer.
• Journaux serveur : quelques semaines, puis supprimés ou anonymisés.
• Jetons push : utilisés tant que les notifications sont activées sur ce téléphone ; quand vous vous y déconnectez, ou que le téléphone n'accepte plus les notifications, le jeton est désactivé et n'est plus jamais utilisé, et il est supprimé avec votre compte.
• Retours : aussi longtemps que nécessaire pour y donner suite.

07Vos droits

Au titre du RGPD, vous pouvez à tout moment :

• demander une copie des données que nous détenons à votre sujet (art. 15),
• faire rectifier des données inexactes (art. 16),
• faire effacer vos données (art. 17),
• faire limiter le traitement (art. 18),
• recevoir vos données dans un format portable (art. 20),
• vous opposer aux traitements fondés sur des intérêts légitimes (art. 21),
• retirer tout consentement donné (art. 7, par. 3).

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données, par exemple celle de votre lieu de résidence.

08Comment nous protégeons les données

Toutes les connexions sont chiffrées en transit (TLS). L'accès aux systèmes de production est restreint, et vos documents de facture sont conservés dans un stockage objet à accès contrôlé. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est sûre à 100 % ; si une violation venait à affecter vos données, nous vous en informerions comme la loi l'exige.

09Mineurs

Spoonbill est un outil professionnel et ne s'adresse pas aux enfants. Nous ne traitons pas sciemment de données de personnes de moins de 16 ans ; si vous pensez qu'un enfant nous a transmis des données, contactez-nous et nous les supprimerons.

10Modifications de cette politique

Nous mettrons cette page à jour lorsque nos pratiques en matière de données changeront, en ajustant la date en haut de page. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons dans l'application ou par e-mail.