Datenschutzerklärung

Spoonbill wird von DK Labs (Dzmitry Kandratsenka), Rua Miguel Araujo 141, 4425-177 Porto, Portugal, betrieben (Verantwortlicher im Sinne der DSGVO). Am schnellsten erreichst du uns für alles in dieser Erklärung über die E-Mail-Adresse am Ende dieser Seite.

Konto und Anmeldung. Wenn du ein Konto erstellst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deinen Anzeigenamen und die gewählte Anmeldemethode (Google, Apple oder E-Mail und Passwort). Die Anmeldung läuft über Google Firebase Authentication; ein Passwort wird von Firebase gespeichert — wir sehen es nie.

Geschäftsdaten, die du eingibst. Dein Geschäftsprofil (Name, Adresse, Steuernummern, Bankverbindung, die du auf Rechnungen druckst), deine Kundschaft und deine Rechnungen werden gespeichert, damit wir den Dienst bereitstellen können. Rechnungs-PDFs liegen in unserem Objektspeicher, damit versendete Rechnungen unverändert bleiben.

Daten deiner Kundschaft. Namen, Adressen, E-Mail-Adressen und USt-IdNrn. deiner Rechnungsempfänger verarbeiten wir in deinem Auftrag — um Rechnungen zu erstellen, zu versenden und von dir aktivierte Zahlungserinnerungen zu schicken. Öffnet ein Empfänger einen Rechnungslink, vermerken wir den Abruf, damit wir dir den Status anzeigen können.

E-Mails, die wir senden. Bestätigungscodes, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Kontohinweise werden über unseren E-Mail-Anbieter zugestellt. Was versendet wurde, halten wir für den Rechnungsverlauf in der App fest.

Feedback. Wenn du Feedback aus der App sendest, erhalten wir deine Nachricht und die angegebene Kontakt-E-Mail. Beides wird an unser Team-Postfach und unseren internen Slack-Kanal weitergeleitet, damit wir antworten können.

Server-Logs. Wie jeder Webdienst protokollieren unsere Server technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Browsertyp, Zeitstempel), um den Dienst zu betreiben und abzusichern. Logs werden nur kurz aufbewahrt und nicht zur Profilbildung genutzt.

Wir stützen uns auf die Rechtsgrundlagen des Art. 6 Abs. 1 DSGVO:

• Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b) — fast alles oben: dein Konto, die Speicherung deiner Rechnungen, der Versand in deinem Auftrag.
• Berechtigte Interessen (lit. f) — Sicherheit des Dienstes, Missbrauchsvermeidung, Beantwortung von Feedback und die Produktanalyse innerhalb der App.
• Rechtliche Verpflichtung (lit. c) — wo Gesetze uns zur Aufbewahrung oder Offenlegung verpflichten.
• Einwilligung (lit. a) — die Analyse auf dieser Website und alles andere, wonach wir ausdrücklich fragen; jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Diese Website setzt ein technisch notwendiges Cookie: NEXT_LOCALE, das sich deine Sprachwahl ein Jahr lang merkt. Die App hält dich über den lokalen Browser-Speicher von Firebase Authentication angemeldet. Beides fragt nicht nach einer Einwilligung, weil der Dienst ohne das nicht leisten kann, wofür du gekommen bist.

Darüber hinaus nutzen wir Mixpanel, um zu verstehen, wie Spoonbill benutzt wird. Die beiden Hälften von Spoonbill handhaben das unterschiedlich, und der Unterschied ist wichtig — deshalb hier vollständig.

Auf dieser Website Mixpanel läuft nur, wenn du es erlaubst. Bis du dich entscheidest, wird nichts geladen und nichts verlässt deinen Browser — und wenn du ablehnst, wird das Mixpanel-Skript gar nicht erst heruntergeladen. Erfasst werden die aufgerufenen Seiten, geklickte Schaltflächen und geöffnete FAQ-Einträge. Du kannst deine Entscheidung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich ändern; eine Ablehnung merken wir uns, damit wir nicht erneut fragen.

In der App Sobald du ein Konto hast, erfassen wir, welche Funktionen du nutzt — erstellte, versendete, bezahlte oder stornierte Rechnungen, angelegte Kunden und Positionen, gespeicherte Einstellungen, abgesendetes Feedback — damit wir erkennen, welche Teile des Produkts ihren Platz verdienen. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung eines Produkts, auf das du dich verlässt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); du kannst dem jederzeit nach Art. 21 DSGVO mit dem Schalter unter Einstellungen → Datenschutz in der App widersprechen, was es für dein Konto auf jedem Gerät abschaltet, auf dem du dich anmeldest.

Was wir an Mixpanel senden, ist bewusst dünn: Anzahlen, Beträge, Land und Steuerregime sowie der Bildschirm, auf dem du warst. Deine eigene E-Mail-Adresse hängt an deinem Analyse-Profil, damit wir erkennen, zu welchem Konto ein Problem gehört, und dich dazu erreichen können — aber niemals die Namen deiner Kunden, niemals der Text von Rechnungspositionen, niemals der Wortlaut von Feedback. Aus der App weisen wir Mixpanel zudem an, deine IP-Adresse nicht zu speichern, und das Mixpanel-Projekt hält seine Daten in der EU.

Sitzungsaufzeichnung Mixpanel zeichnet für uns außerdem Sitzungen auf, und auch hier unterscheiden sich die beiden Hälften. Auf dieser Website zeigt die Aufzeichnung — sofern du der Analyse zugestimmt hast, und nur dann — die Seiten so, wie du sie gesehen hast; hier steht ausschließlich Text, den wir selbst geschrieben haben. In der App ist die Aufzeichnung maskiert: Jeder Text und jedes Formularfeld wird vor dem Senden durch einen grauen Block ersetzt. So sehen wir, wo ein Bildschirm jemanden verwirrt hat, aber niemals eine Rechnung, einen Kunden, einen Betrag oder deine Bankverbindung. Netzwerkverkehr und Browser-Konsole zeichnen wir in keinem Fall auf, und die Rechnungsseite für deine Kunden wird überhaupt nicht aufgezeichnet.

Werbe-Pixel und seitenübergreifendes Tracking gibt es weder auf der Website noch in der App, und wir verkaufen nichts von dem, was wir erheben.

Wir setzen wenige Dienstleister (Auftragsverarbeiter) ein, die Daten in unserem Auftrag und nach unserer Weisung verarbeiten:

• Google Ireland Ltd. / Google LLC — Firebase Authentication für die Anmeldung.
• Gcore (G-Core Labs S.A.) — betreibt Server, Datenbank und Objektspeicher mit deinen Daten; die Infrastruktur steht in den USA.
• Unser E-Mail-Versanddienst — stellt Bestätigungscodes, Rechnungen und Erinnerungen zu.
• Mixpanel, Inc. — Produktanalyse und Sitzungsaufzeichnung; das Projekt nutzt die EU-Datenhaltung von Mixpanel, erhält auf der Website erst dann etwas, wenn du es erlaubt hast, und Aufzeichnungen aus der App werden vor dem Senden maskiert.
• Slack Technologies — erhält ausschließlich Feedback-Nachrichten, damit das Team sie schnell sieht.

Verarbeitet ein Anbieter Daten außerhalb der EU/des EWR — wie bei unserer in den USA gehosteten Infrastruktur — sichern EU-Standardvertragsklauseln oder ein Angemessenheitsbeschluss wie das EU-US Data Privacy Framework die Übermittlung ab. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und teilen sie nicht zu Werbezwecken.

• Konto- und Geschäftsdaten: bis du sie oder dein Konto löschst.
• Rechnungen: bis du sie löschst. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für ausgestellte Rechnungen (etwa nach Steuerrecht) liegen bei dir — exportiere deine PDFs vor dem Löschen.
• Server-Logs: wenige Wochen, danach gelöscht oder anonymisiert.
• Feedback: solange es für die Bearbeitung nötig ist.

Nach der DSGVO kannst du jederzeit:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten verlangen (Art. 15),
• die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen (Art. 16),
• die Löschung deiner Daten verlangen (Art. 17),
• die Verarbeitung einschränken lassen (Art. 18),
• deine Daten in einem übertragbaren Format erhalten (Art. 20),
• der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen (Art. 21),
• erteilte Einwilligungen widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, etwa der an deinem Wohnort.

Alle Verbindungen sind transportverschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf Produktivsysteme ist beschränkt, deine Rechnungsdokumente liegen in zugriffsgeschütztem Objektspeicher. Kein Übertragungs- oder Speicherverfahren ist zu 100 % sicher; sollte eine Datenpanne deine Daten betreffen, informieren wir dich, wie gesetzlich vorgesehen.

Spoonbill ist ein Business-Tool und richtet sich nicht an Kinder. Wir verarbeiten wissentlich keine Daten von Personen unter 16 Jahren; wenn du glaubst, dass ein Kind uns Daten übermittelt hat, melde dich — wir löschen sie.

Wir aktualisieren diese Seite, wenn sich unsere Datenpraxis ändert, und passen das Datum oben an. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich in der App oder per E-Mail.