Privacyverklaring

Spoonbill wordt beheerd door DK Labs (Dzmitry Kandratsenka), Rua Miguel Araujo 141, 4425-177 Porto, Portugal (de "verwerkingsverantwoordelijke" in de zin van de AVG). De snelste manier om ons te bereiken over iets in deze verklaring is het e-mailadres onderaan deze pagina.

Account en inloggen. Wanneer je een account aanmaakt, verwerken we je e-mailadres, je weergavenaam en de gekozen inlogmethode (Google, Apple, of e-mail en wachtwoord). Het inloggen loopt via Google Firebase Authentication; als je een wachtwoord gebruikt, wordt het door Firebase opgeslagen — wij zien het nooit.

Bedrijfsgegevens die je invoert. Je bedrijfsprofiel (naam, adres, fiscale nummers, bankgegevens die je op facturen laat afdrukken), je klanten en je facturen worden opgeslagen zodat we de dienst kunnen leveren. Factuur-pdf's bewaren we in onze objectopslag, zodat verzonden facturen ongewijzigd blijven.

Gegevens van jouw klanten. Namen, adressen, e-mailadressen en btw-nummers van je factuurontvangers verwerken we in jouw opdracht — om facturen te maken, ze te e-mailen en de door jou ingeschakelde betalingsherinneringen te versturen. Opent een ontvanger een factuurlink, dan registreren we dat de factuur is bekeken, zodat we jou de status kunnen tonen.

E-mails die we versturen. Verificatiecodes, facturen, betalingsherinneringen en accountmeldingen worden bezorgd via onze e-mailprovider. We houden bij wat er is verstuurd, om de factuurtijdlijn op te bouwen die je in de app ziet.

Feedback. Als je feedback verstuurt vanuit de app, ontvangen we je bericht en het opgegeven contact-e-mailadres. Het wordt doorgestuurd naar onze teaminbox en ons interne Slack-kanaal, zodat we kunnen reageren.

Serverlogs. Zoals elke webdienst registreren onze servers technische toegangsgegevens (IP-adres, browsertype, tijdstempels) om de dienst draaiend en veilig te houden. Logs worden kort bewaard en niet gebruikt om een profiel van je op te bouwen.

We baseren ons op de rechtsgronden van art. 6 lid 1 AVG:

• Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) — vrijwel alles hierboven: het leveren van je account, het opslaan van je facturen, het versturen ervan in jouw opdracht.
• Gerechtvaardigde belangen (art. 6 lid 1 sub f) — de dienst veilig houden, misbruik voorkomen, feedback beantwoorden, en de productanalyse binnen de app.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) — waar wetten ons verplichten bepaalde gegevens te bewaren of te verstrekken.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) — websiteanalyse, en al het andere waar we uitdrukkelijk om vragen; je kunt haar op elk moment intrekken met werking voor de toekomst.

Deze website plaatst één strikt noodzakelijke cookie: NEXT_LOCALE, die je taalkeuze een jaar lang onthoudt. De app houdt je ingelogd via de lokale browseropslag van Firebase Authentication. Geen van beide vraagt om toestemming, omdat de dienst zonder niet kan doen waarvoor je kwam.

Daarnaast gebruiken we Mixpanel om te begrijpen hoe Spoonbill wordt gebruikt. De twee helften van Spoonbill gaan er verschillend mee om, en dat verschil doet ertoe — daarom staat het hier volledig.

Op deze website Mixpanel draait alleen als je het toestaat. Tot je kiest wordt er niets geladen en verlaat niets je browser — en als je weigert, wordt het Mixpanel-script zelfs nooit gedownload. We registreren welke pagina's je opent, welke knoppen je aanklikt en welke FAQ-items je uitklapt. Je kunt je op elk moment bedenken via “Cookie-instellingen” in de voettekst, en een weigering onthouden we, zodat we het niet nog eens vragen.

In de app Zodra je een account hebt, registreren we welke functies je gebruikt — facturen aangemaakt, verzonden, betaald of geannuleerd, klanten en artikelen toegevoegd, instellingen opgeslagen, feedback verstuurd — zodat we kunnen zien welke onderdelen van het product hun plek verdienen. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van een product waarop je vertrouwt (art. 6 lid 1 sub f AVG); je kunt hiertegen op elk moment bezwaar maken op grond van art. 21 met de schakelaar onder Instellingen → Privacy in de app, wat het voor jouw account stopzet op elk apparaat waarop je je aanmeldt.

Wat we naar Mixpanel sturen is bewust mager: aantallen, bedragen, land- en belastinginstellingen, en op welk scherm je was. Je eigen e-mailadres hangt aan je analyseprofiel, zodat we weten bij welk account een probleem hoort en je erover kunnen bereiken — maar nooit de namen van je klanten, nooit de tekst van factuurregels, nooit de bewoording van feedback. We instrueren Mixpanel bovendien om je IP-adres vanuit de app niet vast te leggen, en het Mixpanel-project bewaart zijn gegevens in de EU.

Sessieopnamen Mixpanel speelt voor ons ook browsesessies af, en ook hier verschillen de twee helften. Op deze website — als, en alleen als, je analyse hebt toegestaan — toont de opname de pagina's zoals jij ze zag, omdat alles hier tekst is die we zelf hebben geschreven. In de app is de opname gemaskeerd: elk stuk tekst en elk formulierveld wordt vervangen door een grijs blok voordat er iets wordt verstuurd, zodat we kunnen zien waar een scherm iemand in verwarring bracht zonder ooit een factuur, een klant, een bedrag of je bankgegevens te zien. Netwerkverkeer en de browserconsole nemen we in geen van beide gevallen op, en de factuurpagina voor je klanten wordt helemaal nooit opgenomen.

Er staan nergens op de site of in de app advertentiepixels of cross-site tracking, en we verkopen nooit wat we verzamelen.

We gebruiken een klein aantal dienstverleners (verwerkers) die gegevens namens ons en volgens onze instructies verwerken:

• Google Ireland Ltd. / Google LLC — Firebase Authentication voor het inloggen.
• Gcore (G-Core Labs S.A.) — draait de servers, database en objectopslag met jouw gegevens; de infrastructuur bevindt zich in de Verenigde Staten.
• Onze e-mailbezorgdienst — verstuurt verificatiecodes, facturen en herinneringen.
• Mixpanel, Inc. — productanalyse en sessieopnamen; het project gebruikt de EU-dataopslag van Mixpanel, ontvangt op de website pas iets zodra jij het hebt toegestaan, en opnamen uit de app worden vóór verzending gemaskeerd.
• Slack Technologies — ontvangt uitsluitend feedbackberichten, zodat het team ze snel ziet.

Waar een aanbieder gegevens buiten de EU/EER verwerkt — zoals bij onze in de VS gehoste infrastructuur — worden de doorgiften beschermd door de EU-standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit zoals het EU-US Data Privacy Framework. We verkopen nooit persoonsgegevens en delen ze niet voor reclamedoeleinden.

• Account- en bedrijfsgegevens: tot jij ze of je account verwijdert.
• Facturen: tot je ze verwijdert. Wettelijke bewaarplichten voor uitgereikte facturen (bijvoorbeeld op grond van belastingwetgeving) liggen bij jou — exporteer je pdf's voordat je verwijdert.
• Serverlogs: enkele weken, daarna verwijderd of geanonimiseerd.
• Feedback: zolang als nodig voor de opvolging.

Onder de AVG kun je op elk moment:

• een kopie opvragen van de gegevens die we over je hebben (art. 15),
• onjuiste gegevens laten corrigeren (art. 16),
• je gegevens laten verwijderen (art. 17),
• de verwerking laten beperken (art. 18),
• je gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen (art. 20),
• bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen (art. 21),
• elke gegeven toestemming intrekken (art. 7 lid 3).

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthouder voor gegevensbescherming, bijvoorbeeld die van je woonplaats.

Alle verbindingen zijn onderweg versleuteld (TLS). De toegang tot productiesystemen is beperkt, en je factuurdocumenten staan in objectopslag met toegangscontrole. Geen enkele verzend- of opslagmethode is 100% veilig; mocht een datalek ooit jouw gegevens raken, dan informeren we je zoals de wet voorschrijft.

Spoonbill is een zakelijke tool en niet gericht op kinderen. We verwerken niet bewust gegevens van personen onder de 16; denk je dat een kind ons gegevens heeft verstrekt, neem dan contact op — we verwijderen ze.

We werken deze pagina bij wanneer onze omgang met gegevens verandert, en passen de datum bovenaan aan. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je in de app of per e-mail.