Privacyverklaring

01Wie verantwoordelijk is

Spoonbill wordt beheerd door DK Labs (Dzmitry Kandratsenka), Rua Miguel Araujo 141, 4425-177 Porto, Portugal (de "verwerkingsverantwoordelijke" in de zin van de AVG). De snelste manier om ons te bereiken over iets in deze verklaring is het e-mailadres onderaan deze pagina.

02Wat we verwerken

Account en inloggen. Wanneer je een account aanmaakt, verwerken we je e-mailadres, je weergavenaam en de gekozen inlogmethode (Google, Apple, of e-mail en wachtwoord). Het inloggen loopt via Google Firebase Authentication; als je een wachtwoord gebruikt, wordt het door Firebase opgeslagen — wij zien het nooit.

Bedrijfsgegevens die je invoert. Je bedrijfsprofiel (naam, adres, fiscale nummers, bankgegevens die je op facturen laat afdrukken), je klanten en je facturen worden opgeslagen zodat we de dienst kunnen leveren. Factuur-pdf's bewaren we in onze objectopslag, zodat verzonden facturen ongewijzigd blijven.

Gegevens van jouw klanten. Namen, adressen, e-mailadressen en btw-nummers van je factuurontvangers verwerken we in jouw opdracht — om facturen te maken, ze te e-mailen en de door jou ingeschakelde betalingsherinneringen te versturen. Opent een ontvanger een factuurlink, dan registreren we dat de factuur is bekeken, zodat we jou de status kunnen tonen.

E-mails die we versturen. Verificatiecodes, facturen, betalingsherinneringen en accountmeldingen worden bezorgd via onze e-mailprovider. We houden bij wat er is verstuurd, om de factuurtijdlijn op te bouwen die je in de app ziet.

Feedback. Als je feedback verstuurt vanuit de app, ontvangen we je bericht en het opgegeven contact-e-mailadres. Het wordt doorgestuurd naar onze teaminbox en ons interne Slack-kanaal, zodat we kunnen reageren.

Pushmeldingen. Als je in de Spoonbill-app op je telefoon meldingen aanzet, bewaren we een pushtoken voor die telefoon — een adres dat Google uitgeeft zodat een melding hem kan bereiken — samen met het platform, de appversie en wanneer hij voor het laatst gezien is. Google Firebase Cloud Messaging bezorgt elke melding, dus de tekst ervan (bijvoorbeeld welke klant welke offerte heeft geaccepteerd) gaat via Google naar je telefoon. Op een iPhone geeft Firebase elke melding door aan Apple Push Notification service (APNs), dus die gaat ook via Apple. De website en de webapp sturen geen pushmeldingen.

Serverlogs. Zoals elke webdienst registreren onze servers technische toegangsgegevens (IP-adres, browsertype, tijdstempels) om de dienst draaiend en veilig te houden. Logs worden kort bewaard en niet gebruikt om een profiel van je op te bouwen.

03Waarom we ze mogen verwerken

We baseren ons op de rechtsgronden van art. 6 lid 1 AVG:

• Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) — vrijwel alles hierboven: het leveren van je account, het opslaan van je facturen, het versturen ervan in jouw opdracht.
• Gerechtvaardigde belangen (art. 6 lid 1 sub f) — de dienst veilig houden, misbruik voorkomen, feedback beantwoorden, en de productanalyse binnen de app.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) — waar wetten ons verplichten bepaalde gegevens te bewaren of te verstrekken.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) — websiteanalyse, advertentiemeting, en al het andere waar we uitdrukkelijk om vragen; je kunt haar op elk moment intrekken met werking voor de toekomst.

04Cookies, opslag en analyse

Deze website plaatst één strikt noodzakelijke cookie: NEXT_LOCALE, die je taalkeuze een jaar onthoudt. De app houdt je ingelogd via de lokale browseropslag van Firebase Authentication. Geen van beide vraagt om toestemming, omdat de dienst zonder hen niet kan doen waarvoor je kwam. Je cookiekeuze wordt een jaar onthouden in een eigen cookie, spoonbill_consent, die de app ook leest om je keuze te respecteren. Alleen als je het toestaat plaatst de hieronder beschreven advertentiepixel van OpenAI twee eigen cookies, __oppref en __obref, die de advertentieklik onthouden waarmee je hier kwam. Alleen als je het toestaat, bewaart de site daarnaast 30 dagen lang in een eigen cookie, spoonbill_acquisition, de advertentietags van het bezoek waarmee je hier kwam (zoals utm_source), zodat het account dat je aanmaakt vastlegt via welke advertentie het kwam; trek je je toestemming in, dan wordt het verwijderd. Wat je ook kiest, de links van deze site naar de app dragen die advertentietags in de link zelf, niet in een cookie: de app haalt ze uit het adres, houdt ze alleen in het geheugen en legt ze vast bij het account dat je aanmaakt, omdat we er een gerechtvaardigd belang bij hebben te weten welke advertenties ons klanten opleveren (art. 6 lid 1 sub f AVG). Zonder je toestemming komen ze nooit bij Mixpanel of de OpenAI-pixel.

Daarnaast gebruiken we Mixpanel om te begrijpen hoe Spoonbill wordt gebruikt. De twee helften van Spoonbill gaan er verschillend mee om, en dat verschil doet ertoe — daarom staat het hier volledig.

Op deze website Mixpanel draait alleen als je het toestaat. Tot je kiest wordt er niets geladen en verlaat niets je browser — en als je weigert, wordt het Mixpanel-script zelfs nooit gedownload. We registreren welke pagina's je opent, welke knoppen je aanklikt en welke FAQ-items je uitklapt. Je kunt je op elk moment bedenken via “Cookie-instellingen” in de voettekst, en een weigering onthouden we, zodat we het niet nog eens vragen.

In de app Zodra je een account hebt, registreren we welke functies je gebruikt — facturen aangemaakt, verzonden, betaald of geannuleerd, klanten en artikelen toegevoegd, instellingen opgeslagen, feedback verstuurd — zodat we kunnen zien welke onderdelen van het product hun plek verdienen. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van een product waarop je vertrouwt (art. 6 lid 1 sub f AVG); je kunt hiertegen op elk moment bezwaar maken op grond van art. 21 met de schakelaar onder Instellingen → Privacy in de app, wat het voor jouw account stopzet op elk apparaat waarop je je aanmeldt.

Wat we naar Mixpanel sturen is bewust mager: aantallen, bedragen, land- en belastinginstellingen, en op welk scherm je was. Je eigen e-mailadres hangt aan je analyseprofiel, zodat we weten bij welk account een probleem hoort en je erover kunnen bereiken — maar nooit de namen van je klanten, nooit de tekst van factuurregels, nooit de bewoording van feedback. We instrueren Mixpanel bovendien om je IP-adres vanuit de app niet vast te leggen, en het Mixpanel-project bewaart zijn gegevens in de EU.

Sessieopnamen Mixpanel speelt voor ons ook browsesessies af, en ook hier verschillen de twee helften. Op deze website — als, en alleen als, je analyse hebt toegestaan — toont de opname de pagina's zoals jij ze zag, omdat alles hier tekst is die we zelf hebben geschreven. In de app is de opname gemaskeerd: elk stuk tekst en elk formulierveld wordt vervangen door een grijs blok voordat er iets wordt verstuurd, zodat we kunnen zien waar een scherm iemand in verwarring bracht zonder ooit een factuur, een klant, een bedrag of je bankgegevens te zien. Netwerkverkeer en de browserconsole nemen we in geen van beide gevallen op, en de factuurpagina voor je klanten wordt helemaal nooit opgenomen.

Advertentiemeting We gebruiken de advertentiepixel van OpenAI om te zien of onze advertenties mensen naar Spoonbill brengen. Net als Mixpanel laadt hij alleen als je het toestaat in de cookiekeuze hierboven — op deze website meldt hij dan welke pagina's je bekeek; in de app meldt hij maar drie momenten — er is een account aangemaakt, de proefperiode is begonnen, er is een abonnement afgesloten — en alleen in een browser waarin je het hier hebt toegestaan; de app vraagt het niet opnieuw. Hij steunt op je toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): trek die in via ‘Cookie-instellingen’ in de footer en hij stopt, en zijn twee cookies worden verwijderd. Hij krijgt niets van wat je typt: geen factuur, geen klant, geen bedrag, geen e-mailadres — zoals elk script van een andere server ziet hij het IP-adres van je browser en het adres van de pagina. In de app stopt de schakelaar onder Instellingen → Privacy hem ook voor je account. Er is geen andere advertentiepixel, en we verkopen nooit wat we verzamelen.

05Wie er verder bij betrokken is

We gebruiken een klein aantal dienstverleners (verwerkers) die gegevens namens ons en volgens onze instructies verwerken:

• Google Ireland Ltd. / Google LLC — Firebase Authentication voor het inloggen, en Firebase Cloud Messaging om pushmeldingen naar de telefoonapp te bezorgen.
• Apple Distribution International Ltd. / Apple Inc. — Apple Push Notification service, om pushmeldingen naar de telefoonapp op een iPhone te bezorgen.
• netcup GmbH — draait de servers en database met jouw gegevens, in zijn datacenter in Neurenberg, Duitsland.
• Cloudflare, Inc. — bewaart je bestanden (verzonden pdf's, bijlagen en logo's) in opslag die aan de EU gebonden is, en geeft de verzoeken van de website door aan onze server.
• Infomaniak Network SA — verstuurt verificatiecodes, facturen en herinneringen vanuit zijn datacenters in Zwitserland.
• Mixpanel, Inc. — productanalyse en sessieopnamen; het project gebruikt de EU-dataopslag van Mixpanel, ontvangt op de website pas iets zodra jij het hebt toegestaan, en opnamen uit de app worden vóór verzending gemaskeerd.
• OpenAI OpCo, LLC — advertentiemeting, alleen nadat je het hebt toegestaan: paginaweergaven op deze website, en account aangemaakt, proefperiode begonnen en abonnement afgesloten in de app; niets wat je invoert wordt verstuurd.
• Slack Technologies — ontvangt uitsluitend feedbackberichten, zodat het team ze snel ziet.

Je account, klanten en facturen staan in de EU: de server en database in Duitsland, de bestanden in Cloudflare-opslag die aan de EU gebonden is. E-mails gaan via Zwitserland, waarvan de EU erkent dat het gegevens passend beschermt. Waar een andere aanbieder gegevens buiten de EU/EER verwerkt, worden de doorgiften beschermd door de EU-standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit zoals het EU-US Data Privacy Framework. We verkopen nooit persoonsgegevens, en het enige dat voor reclamedoeleinden wordt gedeeld, is de hierboven beschreven meting van OpenAI.

Gebruik je Spoonbill voor je bedrijf, dan noemt onze verwerkersovereenkomst de aanbieders die de gegevens van je klanten namens jou verwerken. Verwerkersovereenkomst (AVV)

06Hoe lang we gegevens bewaren

• Account- en bedrijfsgegevens: tot jij ze of je account verwijdert.
• Facturen: tot je ze verwijdert. Wettelijke bewaarplichten voor uitgereikte facturen (bijvoorbeeld op grond van belastingwetgeving) liggen bij jou — exporteer je pdf's voordat je verwijdert.
• Serverlogs: enkele weken, daarna verwijderd of geanonimiseerd.
• Pushtokens: gebruikt zolang meldingen op die telefoon aanstaan; als je daar uitlogt, of de telefoon geen meldingen meer accepteert, wordt het token uitgeschakeld en nooit meer gebruikt, en het wordt verwijderd met je account.
• Feedback: zolang als nodig voor de opvolging.

07Jouw rechten

Onder de AVG kun je op elk moment:

• een kopie opvragen van de gegevens die we over je hebben (art. 15),
• onjuiste gegevens laten corrigeren (art. 16),
• je gegevens laten verwijderen (art. 17),
• de verwerking laten beperken (art. 18),
• je gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen (art. 20),
• bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen (art. 21),
• elke gegeven toestemming intrekken (art. 7 lid 3).

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthouder voor gegevensbescherming, bijvoorbeeld die van je woonplaats.

08Hoe we gegevens beschermen

Alle verbindingen zijn onderweg versleuteld (TLS). De toegang tot productiesystemen is beperkt, en je factuurdocumenten staan in objectopslag met toegangscontrole. Geen enkele verzend- of opslagmethode is 100% veilig; mocht een datalek ooit jouw gegevens raken, dan informeren we je zoals de wet voorschrijft.

09Kinderen

Spoonbill is een zakelijke tool en niet gericht op kinderen. We verwerken niet bewust gegevens van personen onder de 16; denk je dat een kind ons gegevens heeft verstrekt, neem dan contact op — we verwijderen ze.

10Wijzigingen in deze verklaring

We werken deze pagina bij wanneer onze omgang met gegevens verandert, en passen de datum bovenaan aan. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je in de app of per e-mail.