Polityka prywatności

01Kto odpowiada za dane

Spoonbill prowadzi DK Labs (Dzmitry Kandratsenka), Rua Miguel Araujo 141, 4425-177 Porto, Portugalia („administrator” w rozumieniu RODO). Najszybciej skontaktujesz się z nami we wszystkich sprawach z tej polityki przez adres e-mail na końcu tej strony.

02Co przetwarzamy

Konto i logowanie. Gdy zakładasz konto, przetwarzamy Twój adres e-mail, wyświetlaną nazwę i wybraną metodę logowania (Google, Apple albo e-mail i hasło). Logowanie obsługuje Google Firebase Authentication; jeśli używasz hasła, przechowuje je Firebase — my nigdy go nie widzimy.

Dane firmowe, które wprowadzasz. Twój profil firmy (nazwa, adres, identyfikatory podatkowe, dane bankowe, które chcesz drukować na fakturach), Twoi klienci i Twoje faktury są przechowywane, żebyśmy mogli świadczyć usługę. Pliki PDF faktur trzymamy w naszym magazynie obiektowym, żeby wysłane faktury pozostały niezmienione.

Dane Twoich klientów. Nazwy, adresy, adresy e-mail i numery VAT odbiorców Twoich faktur przetwarzamy na Twoje polecenie — żeby tworzyć faktury, wysyłać je e-mailem i dostarczać włączone przez Ciebie przypomnienia o płatności. Gdy odbiorca otworzy link do faktury, odnotowujemy, że faktura została wyświetlona, żeby pokazać Ci jej status.

E-maile, które wysyłamy. Kody weryfikacyjne, faktury, przypomnienia o płatności i powiadomienia dotyczące konta dostarcza nasz dostawca poczty. Zapisujemy, co zostało wysłane, żeby zbudować historię faktury, którą widzisz w aplikacji.

Opinie. Jeśli wyślesz opinię z aplikacji, otrzymujemy Twoją wiadomość i podany kontaktowy adres e-mail. Trafiają one do skrzynki zespołu i na nasz wewnętrzny kanał Slack, żebyśmy mogli odpowiedzieć.

Powiadomienia push. Jeśli włączysz powiadomienia w aplikacji Spoonbill na telefon, przechowujemy token push dla tego telefonu — adres, który wydaje Google, aby powiadomienie mogło do niego dotrzeć — wraz z platformą, wersją aplikacji i datą ostatniego użycia. Każde powiadomienie dostarcza Google Firebase Cloud Messaging, więc jego treść (na przykład który klient zaakceptował którą ofertę) przechodzi przez Google w drodze na Twój telefon. Na iPhonie Firebase przekazuje każde powiadomienie do Apple Push Notification service (APNs), więc przechodzi ono także przez Apple. Strona internetowa i aplikacja webowa nie wysyłają powiadomień push.

Logi serwera. Jak każdy serwis internetowy, nasze serwery zapisują techniczne dane dostępu (adres IP, typ przeglądarki, znaczniki czasu), żeby serwis działał i był bezpieczny. Logi są przechowywane krótko i nie służą do profilowania.

03Na jakiej podstawie przetwarzamy

Opieramy się na podstawach prawnych z art. 6 ust. 1 RODO:

• Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) — niemal wszystko powyżej: prowadzenie Twojego konta, przechowywanie faktur, wysyłka na Twoje polecenie.
• Prawnie uzasadnione interesy (lit. f) — bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom, odpowiadanie na opinie oraz analityka produktowa w aplikacji.
• Obowiązek prawny (lit. c) — tam, gdzie przepisy nakazują nam przechowywać lub ujawniać określone dane.
• Zgoda (lit. a) — analityka na stronie internetowej, pomiar reklam i wszystko inne, o co wyraźnie pytamy; możesz ją wycofać w każdej chwili ze skutkiem na przyszłość.

04Cookies, pamięć przeglądarki i analityka

Ta strona ustawia jedno niezbędne cookie: NEXT_LOCALE, które przez rok pamięta wybrany język. Aplikacja utrzymuje logowanie dzięki lokalnej pamięci przeglądarki Firebase Authentication. Żadne z nich nie wymaga zgody, bo bez nich usługa nie zrobi tego, po co przyszedłeś. Twój wybór dotyczący cookies jest zapamiętywany przez rok we własnym cookie, spoonbill_consent, które odczytuje też aplikacja, żeby go uszanować. Tylko jeśli na to zezwolisz, opisany niżej piksel reklamowy OpenAI ustawia dwa własne cookies, __oppref i __obref, które pamiętają kliknięcie reklamy, przez które tu trafiłeś. Tylko jeśli na to zezwolisz, strona przechowuje też przez 30 dni we własnym cookie, spoonbill_acquisition, znaczniki reklamy z wizyty, przez którą tu trafiłeś (np. utm_source), aby konto, które założysz, zapisało, z jakiej reklamy pochodzi; wycofanie zgody je usuwa. Niezależnie od Twojej odpowiedzi linki ze strony do aplikacji niosą te znaczniki w samym linku, a nie w cookie: aplikacja usuwa je z adresu, trzyma tylko w pamięci i zapisuje przy koncie, które założysz, ponieważ mamy prawnie uzasadniony interes w tym, by wiedzieć, które reklamy przyprowadzają nam klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Bez Twojej zgody nigdy nie trafiają do Mixpanel ani do piksela OpenAI.

Poza tym korzystamy z Mixpanela, żeby zrozumieć, jak używany jest Spoonbill. Obie połowy Spoonbill traktują to inaczej, a różnica ma znaczenie — dlatego opisujemy ją w całości.

Na tej stronie Mixpanel działa tylko wtedy, gdy na to pozwolisz. Dopóki nie zdecydujesz, nic się nie ładuje i nic nie opuszcza Twojej przeglądarki — a jeśli odmówisz, skrypt Mixpanela w ogóle nie zostanie pobrany. Rejestrujemy, które strony otwierasz, które przyciski klikasz i które pytania FAQ rozwijasz. Zdanie możesz zmienić w każdej chwili przez „Ustawienia cookies” w stopce, a odmowę zapamiętujemy, żeby nie pytać ponownie.

W aplikacji Gdy masz już konto, rejestrujemy, z których funkcji korzystasz — faktury utworzone, wysłane, opłacone lub anulowane, dodani klienci i pozycje, zapisane ustawienia, przesłane opinie — żebyśmy wiedzieli, które części produktu zasługują na swoje miejsce. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w ulepszaniu produktu, na którym polegasz (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw na podstawie art. 21 za pomocą przełącznika w Ustawieniach → Prywatność w aplikacji, co wyłącza to dla Twojego konta na każdym urządzeniu, na którym się logujesz.

To, co wysyłamy do Mixpanela, jest celowo ubogie: liczby, kwoty, kraj i ustawienia podatkowe oraz ekran, na którym się znajdujesz. Twój własny adres e-mail jest powiązany z Twoim profilem analitycznym, dzięki czemu wiemy, którego konta dotyczy problem, i możemy się z Tobą skontaktować — ale nigdy nazwy Twoich klientów, nigdy treść pozycji faktur, nigdy treść opinii. Dodatkowo nakazujemy Mixpanelowi nie zapisywać Twojego adresu IP z aplikacji, a projekt Mixpanel przechowuje swoje dane w UE.

Nagrywanie sesji Mixpanel odtwarza dla nas także sesje przeglądania — i tu obie połowy znów się różnią. Na tej stronie — jeśli, i tylko jeśli, zgodzisz się na analitykę — nagranie pokazuje strony tak, jak je widzisz, bo wszystko tutaj to tekst napisany przez nas samych. W aplikacji nagranie jest maskowane: każdy tekst i każde pole formularza zostaje zastąpione szarym blokiem, zanim cokolwiek zostanie wysłane — dzięki temu widzimy, gdzie ekran kogoś pogubił, nie widząc nigdy faktury, klienta, kwoty ani Twoich danych bankowych. W żadnym z przypadków nie nagrywamy ruchu sieciowego ani konsoli przeglądarki, a strona faktury widziana przez klienta nie jest nagrywana wcale.

Pomiar reklam Używamy piksela reklamowego OpenAI, by sprawdzić, czy nasze reklamy przyprowadzają ludzi do Spoonbill. Tak jak Mixpanel ładuje się tylko wtedy, gdy zezwolisz na to w wyborze cookies powyżej — na tej stronie zgłasza wtedy, które strony odwiedzasz; w aplikacji zgłasza tylko trzy momenty — utworzono konto, zaczął się jego okres próbny, wykupiono subskrypcję — i tylko w przeglądarce, w której zezwoliłeś na to tutaj; aplikacja nie pyta ponownie. Opiera się na twojej zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): wycofaj ją przez „Ustawienia cookies” w stopce, a piksel przestaje działać i jego dwa cookies są usuwane. Nie otrzymuje niczego, co wpisujesz: żadnej faktury, żadnego klienta, żadnej kwoty, żadnego adresu e-mail — jak każdy skrypt ładowany z innego serwera widzi adres IP twojej przeglądarki i adres strony. W aplikacji przełącznik w Ustawienia → Prywatność także go wyłącza dla twojego konta. Nie ma żadnego innego piksela reklamowego i nigdy nie sprzedajemy tego, co zbieramy.

05Kto jeszcze bierze w tym udział

Korzystamy z niewielkiej liczby dostawców usług (podmiotów przetwarzających), którzy obsługują dane w naszym imieniu i według naszych poleceń:

• Google Ireland Ltd. / Google LLC — Firebase Authentication do logowania oraz Firebase Cloud Messaging do dostarczania powiadomień push do aplikacji na telefon.
• Apple Distribution International Ltd. / Apple Inc. — Apple Push Notification service do dostarczania powiadomień push do aplikacji na iPhonie.
• netcup GmbH — prowadzi serwery i bazę danych z Twoimi danymi w swoim centrum danych w Norymberdze (Niemcy).
• Cloudflare, Inc. — przechowuje Twoje pliki (wysłane PDF-y, załączniki i logo) w magazynie związanym z UE i przekazuje zapytania strony do naszego serwera.
• Infomaniak Network SA — wysyła kody weryfikacyjne, faktury i przypomnienia ze swoich centrów danych w Szwajcarii.
• Mixpanel, Inc. — analityka produktowa i nagrywanie sesji; projekt korzysta z przechowywania danych Mixpanela w UE, na stronie otrzymuje cokolwiek dopiero po Twojej zgodzie, a nagrania z aplikacji są maskowane przed wysłaniem.
• OpenAI OpCo, LLC — pomiar reklam, tylko po twojej zgodzie: wyświetlenia stron na tej stronie internetowej oraz utworzone konto, rozpoczęty okres próbny i wykupiona subskrypcja w aplikacji; nic, co wpisujesz, nie jest wysyłane.
• Slack Technologies — otrzymuje wyłącznie wiadomości z opiniami, żeby zespół widział je szybko.

Twoje konto, klienci i faktury są przechowywane w UE: serwer i baza danych w Niemczech, pliki w magazynie Cloudflare związanym z UE. E-maile przechodzą przez Szwajcarię, której UE przyznaje odpowiedni stopień ochrony danych. Tam, gdzie inny dostawca przetwarza dane poza UE/EOG, transfery chronią standardowe klauzule umowne UE lub decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, na przykład EU-US Data Privacy Framework. Nigdy nie sprzedajemy danych osobowych, a jedyne, co udostępniamy do celów reklamowych, to opisany wyżej pomiar OpenAI.

Jeśli korzystasz ze Spoonbill w swojej firmie, nasza umowa powierzenia przetwarzania danych wymienia dostawców, którzy przetwarzają dane Twoich klientów w Twoim imieniu. Umowa powierzenia przetwarzania (AVV)

06Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta i firmy: dopóki nie usuniesz ich lub swojego konta.
• Faktury: dopóki ich nie usuniesz. Ustawowe obowiązki przechowywania wystawionych faktur (na przykład wynikające z prawa podatkowego) spoczywają na Tobie — wyeksportuj PDF-y przed usunięciem.
• Logi serwera: kilka tygodni, potem są usuwane lub anonimizowane.
• Tokeny push: używane, dopóki powiadomienia są włączone na tym telefonie; gdy się na nim wylogujesz lub telefon przestanie przyjmować powiadomienia, token zostaje wyłączony i nigdy więcej nie jest używany, a usuwamy go razem z Twoim kontem.
• Opinie: tak długo, jak to potrzebne do odpowiedzi.

07Twoje prawa

Na mocy RODO możesz w każdej chwili:

• zażądać kopii danych, które o Tobie przechowujemy (art. 15),
• zażądać sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16),
• zażądać usunięcia swoich danych (art. 17),
• zażądać ograniczenia przetwarzania (art. 18),
• otrzymać swoje dane w formacie nadającym się do przeniesienia (art. 20),
• wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach (art. 21),
• wycofać każdą udzieloną zgodę (art. 7 ust. 3).

Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych, na przykład właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania.

08Jak chronimy dane

Wszystkie połączenia są szyfrowane w tranzycie (TLS). Dostęp do systemów produkcyjnych jest ograniczony, a Twoje dokumenty faktur są przechowywane w magazynie obiektowym z kontrolą dostępu. Żadna metoda przesyłania ani przechowywania nie jest w 100% bezpieczna; jeśli naruszenie kiedykolwiek dotknie Twoich danych, powiadomimy Cię zgodnie z wymogami prawa.

09Dzieci

Spoonbill to narzędzie biznesowe i nie jest kierowany do dzieci. Świadomie nie przetwarzamy danych osób poniżej 16. roku życia; jeśli uważasz, że dziecko przekazało nam dane, skontaktuj się z nami, a je usuniemy.

10Zmiany tej polityki

Zaktualizujemy tę stronę, gdy zmieni się nasza praktyka przetwarzania danych, i poprawimy datę u góry. O istotnych zmianach powiadomimy Cię w aplikacji lub e-mailem.