Informativa sulla privacy

01Chi è il responsabile

Spoonbill è gestito da DK Labs (Dzmitry Kandratsenka), Rua Miguel Araujo 141, 4425-177 Porto, Portogallo (il "titolare del trattamento" ai sensi del GDPR). Il modo più rapido per contattarci su qualsiasi punto di questa informativa è l'indirizzo email in fondo a questa pagina.

02Quali dati trattiamo

Account e accesso. Quando crei un account trattiamo il tuo indirizzo email, il tuo nome visualizzato e il metodo di accesso scelto (Google, Apple, oppure email e password). L'accesso è gestito da Google Firebase Authentication; se usi una password, viene conservata da Firebase — noi non la vediamo mai.

Dati aziendali che inserisci. Il tuo profilo aziendale (nome, indirizzo, identificativi fiscali, coordinate bancarie che scegli di stampare sulle fatture), i tuoi clienti e le tue fatture vengono memorizzati per poterti fornire il servizio. I PDF delle fatture sono conservati nel nostro object storage, così le fatture inviate restano immutate.

I dati dei tuoi clienti. Nomi, indirizzi, indirizzi email e partite IVA dei destinatari delle tue fatture vengono trattati su tua istruzione — per creare le fatture, inviarle via email e mandare i solleciti di pagamento che attivi. Quando un destinatario apre il link di una fattura, registriamo l'avvenuta visualizzazione per poterti mostrare lo stato.

Email che inviamo. Codici di verifica, fatture, solleciti di pagamento e comunicazioni sull'account vengono recapitati tramite il nostro fornitore email. Conserviamo traccia di ciò che è stato inviato per costruire la cronologia della fattura che vedi nell'app.

Feedback. Se invii un feedback dall'app, riceviamo il tuo messaggio e l'email di contatto che indichi. Viene inoltrato alla casella del team e al nostro canale Slack interno, così possiamo risponderti.

Notifiche push. Se attivi le notifiche nell'app Spoonbill per smartphone, salviamo un token push per quel telefono — un indirizzo che Google rilascia perché una notifica possa raggiungerlo — insieme alla piattaforma, alla versione dell'app e all'ultimo utilizzo. Google Firebase Cloud Messaging consegna ogni notifica, quindi il suo testo (per esempio quale cliente ha accettato quale preventivo) passa da Google per arrivare al tuo telefono. Su un iPhone, Firebase passa ogni notifica ad Apple Push Notification service (APNs), quindi transita anche da Apple. Il sito e l'app web non inviano notifiche push.

Log del server. Come ogni servizio web, i nostri server registrano dati tecnici di accesso (indirizzo IP, tipo di browser, marche temporali) per mantenere il servizio funzionante e sicuro. I log vengono conservati per breve tempo e non sono usati per profilarti.

03Perché possiamo trattarli

Ci basiamo sulle basi giuridiche dell'art. 6, par. 1 GDPR:

• Contratto (art. 6, par. 1, lett. b) — quasi tutto quanto sopra: fornire il tuo account, conservare le tue fatture, inviarle su tua istruzione.
• Legittimo interesse (lett. f) — mantenere il servizio sicuro, prevenire gli abusi, rispondere ai feedback e l'analisi di prodotto all'interno dell'app.
• Obbligo legale (lett. c) — dove la legge ci impone di conservare o comunicare determinati dati.
• Consenso (lett. a) — l'analisi statistica su questo sito, la misurazione pubblicitaria e tutto ciò che chiediamo esplicitamente; puoi revocarlo in qualsiasi momento con effetto per il futuro.

04Cookie, memorizzazione e analisi

Questo sito imposta un solo cookie strettamente necessario: NEXT_LOCALE, che ricorda la lingua scelta per un anno. L'app ti mantiene connesso con la memoria locale del browser di Firebase Authentication. Nessuno dei due chiede il consenso, perché senza di essi il servizio non può fare ciò per cui sei venuto. La tua scelta sui cookie viene ricordata per un anno in un cookie apposito, spoonbill_consent, che anche l'app legge per rispettarla. Solo se lo consenti, il pixel pubblicitario di OpenAI descritto più sotto imposta due cookie propri, __oppref e __obref, che ricordano il clic sull'annuncio che ti ha portato qui. Solo se lo consenti, il sito conserva inoltre per 30 giorni, in un cookie apposito, spoonbill_acquisition, i tag dell'annuncio della visita che ti ha portato qui (come utm_source), così l'account che crei registra da quale annuncio proviene; se revochi il consenso, viene eliminato. Qualunque sia la tua risposta, i link del sito verso l'app portano questi tag nel link stesso, non in un cookie: l'app li toglie dall'indirizzo, li tiene solo in memoria e li registra sull'account che crei, perché abbiamo un legittimo interesse a sapere quali annunci ci portano clienti (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR). Senza il tuo consenso non arrivano mai a Mixpanel né al pixel di OpenAI.

Oltre a questo usiamo Mixpanel per capire come viene usato Spoonbill. Le due metà di Spoonbill lo gestiscono in modo diverso, e la differenza conta — quindi eccola per intero.

Su questo sito Mixpanel funziona solo se lo consenti. Finché non decidi, non viene caricato nulla e nulla lascia il tuo browser — e se rifiuti, lo script di Mixpanel non viene proprio scaricato. Registriamo quali pagine apri, quali pulsanti premi e quali voci delle FAQ espandi. Puoi cambiare idea quando vuoi tramite «Impostazioni cookie» nel piè di pagina, e un rifiuto viene ricordato, così non te lo chiediamo di nuovo.

Nell'app Una volta creato l'account, registriamo quali funzioni usi — fatture create, inviate, pagate o annullate, clienti e articoli aggiunti, impostazioni salvate, feedback inviati — per capire quali parti del prodotto si guadagnano il loro posto. La base è il nostro legittimo interesse a migliorare un prodotto su cui fai affidamento (art. 6, par. 1, lett. f GDPR); puoi opporti in qualsiasi momento ai sensi dell'art. 21 con l'interruttore in Impostazioni → Privacy nell'app, che lo ferma per il tuo account su ogni dispositivo su cui accedi.

Ciò che inviamo a Mixpanel è deliberatamente essenziale: conteggi, importi, impostazioni di paese e regime fiscale, e la schermata in cui ti trovavi. Il tuo indirizzo email è associato al tuo profilo di analisi, così possiamo capire a quale account si riferisce un problema e contattarti al riguardo — ma mai i nomi dei tuoi clienti, mai il testo delle righe di fattura, mai il contenuto dei feedback. Chiediamo inoltre a Mixpanel di non registrare il tuo indirizzo IP dall'app, e il progetto Mixpanel conserva i suoi dati nell'UE.

Registrazione delle sessioni Mixpanel riproduce per noi anche le sessioni di navigazione, e anche qui le due metà differiscono. Su questo sito — se, e solo se, hai consentito l'analisi — la riproduzione mostra le pagine come le hai viste tu, perché qui c'è solo testo scritto da noi. Nell'app la riproduzione è mascherata: ogni testo e ogni campo dei moduli viene sostituito da un blocco grigio prima dell'invio, così possiamo vedere dove una schermata ha confuso qualcuno senza mai vedere una fattura, un cliente, un importo o le tue coordinate bancarie. In nessun caso registriamo il traffico di rete o la console del browser, e la pagina della fattura rivolta ai clienti non viene mai registrata.

Misurazione pubblicitaria Usiamo il pixel pubblicitario di OpenAI per capire se la nostra pubblicità porta persone a Spoonbill. Come Mixpanel, si carica solo se lo consenti nella scelta dei cookie qui sopra — su questo sito segnala allora le pagine che visiti; nell'app segnala solo tre momenti — è stato creato un account, è iniziata la sua prova, è stato sottoscritto un abbonamento — e solo in un browser in cui lo hai consentito qui; l'app non lo chiede di nuovo. Si basa sul tuo consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR): revocalo da «Impostazioni cookie» nel piè di pagina e si ferma, e i suoi due cookie vengono eliminati. Non riceve nulla di ciò che scrivi: nessuna fattura, nessun cliente, nessun importo, nessun indirizzo e-mail — come qualsiasi script caricato da un altro server, vede l'indirizzo IP del tuo browser e l'indirizzo della pagina. Nell'app, l'interruttore in Impostazioni → Privacy lo ferma anche per il tuo account. Non c'è nessun altro pixel pubblicitario e non vendiamo mai ciò che raccogliamo.

05Chi altro è coinvolto

Ci avvaliamo di un numero ristretto di fornitori di servizi (responsabili del trattamento) che trattano i dati per nostro conto e secondo le nostre istruzioni:

• Google Ireland Ltd. / Google LLC — Firebase Authentication per l'accesso e Firebase Cloud Messaging per consegnare le notifiche push all'app per smartphone.
• Apple Distribution International Ltd. / Apple Inc. — Apple Push Notification service, per consegnare le notifiche push all'app per smartphone su iPhone.
• netcup GmbH — gestisce i server e il database che contengono i tuoi dati, nel suo data center di Norimberga, in Germania.
• Cloudflare, Inc. — conserva i tuoi file (PDF inviati, allegati e loghi) in uno storage vincolato all'UE e inoltra le richieste del sito al nostro server.
• Infomaniak Network SA — invia i codici di verifica, le fatture e i solleciti dai suoi data center in Svizzera.
• Mixpanel, Inc. — analisi di prodotto e riproduzione delle sessioni; il progetto usa la residenza dei dati UE di Mixpanel, sul sito riceve qualcosa solo dopo il tuo consenso, e le riproduzioni dall'app vengono mascherate prima dell'invio.
• OpenAI OpCo, LLC — misurazione pubblicitaria, solo dopo il tuo consenso: pagine viste su questo sito e, nell'app, account creato, prova iniziata e abbonamento sottoscritto; nulla di ciò che scrivi viene inviato.
• Slack Technologies — riceve esclusivamente i messaggi di feedback, così il team li vede subito.

Il tuo account, i tuoi clienti e le tue fatture sono conservati nell'UE: il server e il database in Germania, i file in uno storage Cloudflare vincolato all'UE. Le email passano per la Svizzera, a cui l'UE riconosce un livello di protezione adeguato. Quando un altro fornitore tratta dati al di fuori dell'UE/SEE, i trasferimenti sono protetti dalle clausole contrattuali standard dell'UE o da una decisione di adeguatezza come l'EU-US Data Privacy Framework. Non vendiamo mai dati personali, e l'unica cosa condivisa a fini pubblicitari è la misurazione di OpenAI descritta sopra.

Se usi Spoonbill per la tua attività, il nostro accordo sul trattamento dei dati elenca i fornitori che trattano i dati dei tuoi clienti per tuo conto. Accordo sul trattamento dei dati (AVV)

06Per quanto tempo conserviamo i dati

• Dati dell'account e dell'attività: finché non li elimini tu, o finché non elimini il tuo account.
• Fatture: finché non le elimini. Gli obblighi di conservazione di legge per le fatture emesse (ad esempio secondo la normativa fiscale) spettano a te — esporta i tuoi PDF prima di eliminarle.
• Log del server: qualche settimana, poi vengono eliminati o anonimizzati.
• Token push: usati finché le notifiche sono attive su quel telefono; quando esci dall'account su di esso, o il telefono smette di accettare notifiche, il token viene disattivato e non viene più usato, e viene eliminato insieme al tuo account.
• Feedback: per il tempo necessario a dare seguito.

07I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR puoi in qualsiasi momento:

• richiedere una copia dei dati che conserviamo su di te (art. 15),
• far rettificare dati inesatti (art. 16),
• far cancellare i tuoi dati (art. 17),
• far limitare il trattamento (art. 18),
• ricevere i tuoi dati in un formato portabile (art. 20),
• opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21),
• revocare qualsiasi consenso prestato (art. 7, par. 3).

Hai inoltre il diritto di presentare reclamo a un'autorità di controllo per la protezione dei dati, ad esempio quella del tuo luogo di residenza.

08Come proteggiamo i dati

Tutte le connessioni sono cifrate in transito (TLS). L'accesso ai sistemi di produzione è limitato e i tuoi documenti di fattura sono conservati in un object storage ad accesso controllato. Nessun metodo di trasmissione o memorizzazione è sicuro al 100%; se una violazione dovesse mai riguardare i tuoi dati, ti informeremo come previsto dalla legge.

09Minori

Spoonbill è uno strumento per il lavoro e non è rivolto ai minori. Non trattiamo consapevolmente dati di persone sotto i 16 anni; se ritieni che un minore ci abbia fornito dei dati, contattaci e li elimineremo.

10Modifiche a questa informativa

Aggiorneremo questa pagina quando le nostre pratiche sui dati cambieranno, adeguando la data in alto. Per le modifiche sostanziali ti avviseremo nell'app o via email.