Cómo Spoonbill crea, envía y conserva tus facturas. Adjunta esta página a tus propios registros, o imprímela; quién emite las facturas en tu empresa y cómo las revisáis sigue siendo cosa tuya describirlo.
01Numeración
Se asigna al enviar, nunca antes. Un borrador no tiene número. Una factura recibe su número en el momento en que se envía.
Sin huecos y nunca reutilizado. Los números siguen una secuencia por tipo de documento y por año, y se asignan bajo un bloqueo de la base de datos, así que dos envíos a la vez nunca reciben el mismo. Una factura anulada conserva su número.
- Las facturas y los presupuestos tienen cada uno su propia serie.
- Una factura recurrente es una factura numerada por periodo.
02Después de enviar una factura
Ya no se puede cambiar. El vendedor, el cliente, las líneas y los totales se fijan al enviar, y el PDF se genera una sola vez.
Lo que pasa después se añade, no se sobrescribe. Los pagos, reembolsos y anulaciones se registran con su fecha en el historial de la factura.
03Formatos y versiones
- Cada factura: un PDF.
- Donde se espera una factura electrónica: un PDF/A-3b que lleva un factur-x.xml con el perfil EN 16931.
- Para un cliente del sector público cuyo portal pide su propio formato: un archivo XRechnung 3.0 o Peppol BIS 3.0.
Cada factura electrónica se comprueba con las reglas oficiales antes de salir; la que no las cumple no se envía como factura electrónica. El archivo enviado se guarda una sola vez: el enlace de tu cliente, el adjunto del correo y tu descarga son el mismo archivo.
Cuando cambia un formato o sus reglas, el cambio y su fecha están en el registro de cambios.
04Dónde se conservan las facturas, y durante cuánto tiempo
Dónde. En el país que la política de privacidad indica para nuestros servidores, base de datos y almacenamiento de archivos.
Durante cuánto tiempo. Spoonbill no borra nada por antigüedad. Cuánto tiempo debes conservar las facturas lo fija la ley del país donde trabajas, así que puedes descargarlo todo en cualquier momento, con cualquier plan: el PDF y la factura electrónica de cada factura, un índice y las tablas que lee un inspector de Hacienda, en un ZIP desde Ajustes → Privacidad.
Si cierras tu cuenta. Todo se borra 30 días después de que lo pidas. Descarga antes el ZIP.
05Qué ha cambiado
Cada cambio en Spoonbill está fechado en el registro de cambios público: el registro de qué versión creó una factura un día concreto.
¿Preguntas?
Escríbenos — una persona lee y responde cada mensaje.