Hoe Spoonbill je facturen maakt, verstuurt en bewaart. Voeg deze pagina toe aan je eigen administratie, of print haar; wie in je bedrijf facturen uitschrijft en hoe jullie ze controleren, beschrijf je zelf.
01Nummering
Toegekend bij verzending, nooit eerder. Een concept heeft geen nummer. Een factuur krijgt haar nummer op het moment dat ze wordt verstuurd.
Zonder gaten en nooit hergebruikt. Nummers lopen op volgorde per documentsoort en per jaar, en worden toegekend onder een databaseslot, zodat twee gelijktijdige verzendingen nooit hetzelfde nummer krijgen. Een geannuleerde factuur houdt haar nummer.
- Facturen en offertes hebben elk hun eigen reeks.
- Een terugkerende factuur is één genummerde factuur per periode.
02Nadat een factuur is verstuurd
Ze kan niet meer worden gewijzigd. Verkoper, klant, regels en totalen worden bij verzending vastgelegd, en de pdf wordt één keer gemaakt.
Wat daarna gebeurt, wordt toegevoegd, niet overschreven. Betalingen, terugbetalingen en annuleringen worden met hun datum in de geschiedenis van de factuur vastgelegd.
03Formaten en versies
- Elke factuur: een pdf.
- Waar een e-factuur wordt verwacht: een PDF/A-3b met één factur-x.xml in het profiel EN 16931.
- Voor een klant uit de publieke sector wiens portaal een eigen formaat vraagt: een XRechnung 3.0- of Peppol BIS 3.0-bestand.
Elke e-factuur wordt vóór verzending getoetst aan de officiële regels; een die niet voldoet, gaat niet als e-factuur de deur uit. Het verstuurde bestand wordt één keer opgeslagen: de link van je klant, de bijlage in de e-mail en je download zijn hetzelfde bestand.
Verandert een formaat of de regels ervan, dan staan de wijziging en de datum in het wijzigingslogboek.
04Waar facturen worden bewaard, en hoe lang
Waar. In het land dat de privacybeleid noemt voor onze servers, database en bestandsopslag.
Hoe lang. Spoonbill verwijdert niets vanwege ouderdom. Hoe lang je facturen moet bewaren, bepaalt de wet van het land waar je zaken doet. Daarom kun je altijd alles downloaden, met elk abonnement: de pdf en e-factuur van elke factuur, een index en de tabellen die een belastingcontroleur leest, in één zip via Instellingen → Privacy.
Als je je account opheft. Alles wordt 30 dagen na je verzoek verwijderd. Download eerst de zip.
05Wat er is veranderd
Elke wijziging aan Spoonbill staat gedateerd in het openbare wijzigingslogboek: het bewijs welke versie op een bepaalde dag een factuur heeft gemaakt.
Vragen?
Schrijf ons — elk bericht wordt door een mens gelezen en beantwoord.