Wie Spoonbill deine Rechnungen erstellt, versendet und aufbewahrt. Leg diese Seite deinen eigenen Unterlagen bei oder druck sie aus; wer in deinem Unternehmen Rechnungen schreibt und wie ihr sie prüft, beschreibst weiterhin du.
01Nummerierung
Vergeben beim Versand, nie vorher. Ein Entwurf hat keine Nummer. Eine Rechnung erhält ihre Nummer in dem Moment, in dem sie versendet wird.
Lückenlos und nie doppelt. Die Nummern laufen fortlaufend je Belegart und Jahr und werden unter einer Datenbanksperre vergeben, sodass zwei gleichzeitige Versendungen nie dieselbe erhalten. Eine stornierte Rechnung behält ihre Nummer.
- Rechnungen und Angebote haben jeweils einen eigenen Nummernkreis.
- Eine wiederkehrende Rechnung ist eine nummerierte Rechnung je Zeitraum.
02Nach dem Versand
Danach lässt sich nichts mehr ändern. Verkäufer, Kunde, Positionen und Summen werden beim Versand festgeschrieben, und das PDF wird einmal erzeugt.
Was danach geschieht, wird ergänzt, nicht überschrieben. Zahlungen, Erstattungen und Stornierungen werden mit ihrem Datum im Verlauf der Rechnung erfasst.
03Formate und Versionen
- Jede Rechnung: ein PDF.
- Wo eine E-Rechnung erwartet wird: ein PDF/A-3b mit einer factur-x.xml im Profil EN 16931.
- Für Kunden der öffentlichen Verwaltung, deren Portal ein eigenes Format verlangt: eine XRechnung 3.0 oder eine Datei nach Peppol BIS 3.0.
Jede E-Rechnung wird vor dem Versand gegen die offiziellen Regeln geprüft; eine, die nicht besteht, geht nicht als E-Rechnung hinaus. Die versendete Datei wird einmal gespeichert – der Link deines Kunden, der E-Mail-Anhang und dein Download sind dieselbe Datei.
Ändert sich ein Format oder seine Regeln, stehen die Änderung und ihr Datum im Changelog.
04Wo Rechnungen aufbewahrt werden, und wie lange
Wo. In dem Land, das die Datenschutzerklärung für unsere Server, Datenbank und Dateiablage nennt.
Wie lange. Spoonbill löscht nichts nach Alter. Wie lange du Rechnungen aufbewahren musst, bestimmt das Recht des Landes, in dem du tätig bist. Deshalb kannst du jederzeit alles herunterladen, in jedem Tarif: das PDF und die E-Rechnung jeder Rechnung, ein Verzeichnis und die Tabellen, die eine Betriebsprüfung liest, in einer ZIP-Datei unter Einstellungen → Datenschutz.
Wenn du dein Konto schließt. Alles wird 30 Tage nach deiner Anfrage gelöscht. Lade die ZIP-Datei vorher herunter.
05Was sich geändert hat
Jede Änderung an Spoonbill ist im öffentlichen Changelog datiert – der Nachweis, welche Version an einem bestimmten Tag eine Rechnung erstellt hat.
Fragen?
Schreib uns — jede Nachricht wird von einem Menschen gelesen und beantwortet.