Jak Spoonbill tworzy, wysyła i przechowuje Twoje faktury: numeracja, utrwalanie przy wysyłce, formaty i przechowywanie. Dołącz tę stronę do własnej dokumentacji albo ją wydrukuj; kto w Twojej firmie wystawia faktury i jak je sprawdzacie, opisujesz sam.
01Numeracja
Nadawany przy wysyłce, nigdy wcześniej. Szkic nie ma numeru. Faktura otrzymuje numer w chwili wysłania.
Bez luk i nigdy ponownie. Numery biegną kolejno dla każdego rodzaju dokumentu i roku i są nadawane pod blokadą bazy danych, więc dwie jednoczesne wysyłki nigdy nie dostaną tego samego. Anulowana faktura zachowuje swój numer.
- Faktury i oferty mają osobne serie.
- Faktura cykliczna to jedna numerowana faktura na okres.
02Po wysłaniu faktury
Nie można jej już zmienić. Sprzedawca, klient, pozycje i sumy są utrwalane przy wysyłce, a PDF powstaje raz.
To, co dzieje się później, jest dopisywane, nie nadpisywane. Płatności, zwroty i anulowania są zapisywane z datą w historii faktury.
03Formaty i wersje
- Każda faktura: PDF.
- Tam, gdzie oczekiwana jest e-faktura: PDF/A-3b z jednym plikiem factur-x.xml w profilu EN 16931.
- Dla klienta z sektora publicznego, którego portal wymaga własnego formatu: plik XRechnung 3.0 lub Peppol BIS 3.0.
Każda e-faktura jest sprawdzana według oficjalnych reguł przed wysłaniem; ta, która ich nie spełnia, nie wychodzi jako e-faktura. Wysłany plik jest zapisywany raz: link Twojego klienta, załącznik e-maila i Twoje pobranie to ten sam plik.
Gdy zmienia się format lub jego reguły, zmiana i jej data są w dzienniku zmian.
04Gdzie faktury są przechowywane i jak długo
Gdzie. W kraju, który polityka prywatności wskazuje dla naszych serwerów, bazy danych i magazynu plików.
Jak długo. Spoonbill nie usuwa niczego ze względu na wiek. Jak długo musisz przechowywać faktury, określa prawo kraju, w którym prowadzisz działalność, dlatego w każdej chwili i w każdym planie możesz pobrać wszystko: PDF i e-fakturę każdej faktury, indeks oraz tabele, które czyta kontroler podatkowy, w jednym pliku ZIP z Ustawienia → Prywatność.
Jeśli zamkniesz konto. Wszystko zostaje usunięte 30 dni po Twojej prośbie. Najpierw pobierz ZIP.
05Co się zmieniło
Każda zmiana w Spoonbill jest datowana w publicznym dzienniku zmian — zapis, która wersja utworzyła fakturę danego dnia.
Pytania?
Napisz do nas — każdą wiadomość czyta i odpowiada na nią człowiek.