Comment Spoonbill crée, envoie et conserve vos factures. Joignez cette page à vos propres dossiers, ou imprimez-la ; qui émet les factures dans votre entreprise et comment vous les vérifiez reste à décrire de votre côté.
01Numérotation
Attribué à l'envoi, jamais avant. Un brouillon n'a pas de numéro. Une facture reçoit son numéro au moment où elle est envoyée.
Sans trou et jamais réutilisé. Les numéros se suivent par type de document et par année, et sont attribués sous un verrou de base de données : deux envois simultanés ne reçoivent jamais le même. Une facture annulée garde son numéro.
- Les factures et les devis ont chacun leur propre série.
- Une facture récurrente est une facture numérotée par période.
02Après l'envoi d'une facture
Elle ne peut plus être modifiée. Le vendeur, le client, les lignes et les totaux sont figés à l'envoi, et le PDF est écrit une seule fois.
Ce qui suit est ajouté, jamais écrasé. Les paiements, remboursements et annulations sont enregistrés avec leur date dans l'historique de la facture.
03Formats et versions
- Chaque facture : un PDF.
- Là où une facture électronique est attendue : un PDF/A-3b contenant un factur-x.xml au profil EN 16931.
- Pour un client du secteur public dont le portail exige son propre format : un fichier XRechnung 3.0 ou Peppol BIS 3.0.
Chaque facture électronique est vérifiée selon les règles officielles avant de partir ; celle qui échoue n'est pas envoyée comme facture électronique. Le fichier envoyé est stocké une seule fois : le lien de votre client, la pièce jointe de l'e-mail et votre téléchargement sont le même fichier.
Quand un format ou ses règles changent, le changement et sa date figurent dans le journal des modifications.
04Où les factures sont conservées, et combien de temps
Où. Dans le pays que la politique de confidentialité indique pour nos serveurs, notre base de données et notre stockage de fichiers.
Combien de temps. Spoonbill ne supprime rien en raison de l'âge. La durée de conservation de vos factures est fixée par la loi du pays où vous exercez : vous pouvez donc tout télécharger à tout moment, avec chaque offre — le PDF et la facture électronique de chaque facture, un index et les tableaux qu'un contrôleur fiscal consulte, dans un seul ZIP depuis Réglages → Confidentialité.
Si vous fermez votre compte. Tout est supprimé 30 jours après votre demande. Téléchargez d'abord le ZIP.
05Ce qui a changé
Chaque changement de Spoonbill est daté dans le journal des modifications public — la trace de la version qui a créé une facture un jour donné.
Des questions ?
Écrivez-nous — chaque message est lu et reçoit une réponse d'une vraie personne.