Cómo facturar como autónomo

Qué poner en una factura de autónomo

Nueve datos. Los dos primeros son los que se olvidan, y los dos dan problemas reales después.

1. La palabra Factura. Sin ella el documento puede leerse como un presupuesto o un recibo. Es lo primero que busca un departamento contable.
2. Un número único y correlativo. Sin saltos, para que un número que falta se vea. Es una obligación, no una comodidad de archivo.
3. La fecha de expedición — el día en que la emites, desde el que cuenta el plazo de pago.
4. Tu nombre o razón social y domicilio. Tus datos registrados, no solo el nombre con el que trabajas.
5. Tu NIF o CIF. El que corresponda a tu situación.
6. El nombre legal y domicilio del cliente. La denominación registrada. «Acme» y «Acme Holdings S.L.» no son lo mismo para su contabilidad, y la discrepancia es un motivo habitual de devolución.
7. La descripción del trabajo. Lo bastante concreta para que alguien que no estuvo en las reuniones entienda qué paga. Con fechas y cantidades cuando apliquen.
8. El importe, con el impuesto desglosado. Un cliente no puede deducirse una cuota que no aparece en su propia línea.
9. La fecha de vencimiento y la forma de pago. Una fecha real, no una abreviatura. Datos bancarios o enlace de pago.

Si cobras un anticipo o facturas por fases, cada cobro lleva su propia factura con su propio número — no una factura modificada dos veces.

El número de esa lista tiene reglas propias: cómo numerar las facturas explica la secuencia y los huecos. Para partir de un documento que ya trae estos campos, elige una de nuestras plantillas de factura.

Autónomo, freelance o sociedad — qué cambia de verdad

Estas palabras describen situaciones que se solapan y se usan indistintamente. Para la factura en sí, casi nada cambia. Tres cosas sí.

• El nombre con el que facturas. Un autónomo suele facturar con su propio nombre legal, a veces con un nombre comercial al lado. Una sociedad factura con su denominación y lleva su número de registro. En cualquier caso, el nombre de la factura debe ser el de tu cuenta bancaria y tu alta fiscal.
• Si repercutes impuesto. Depende de tu alta y tu facturación, no de cómo te describas. Bajo determinados regímenes puedes estar exento y debes indicarlo por escrito en la factura, no simplemente omitirlo.
• Quién responde de impuestos y cotizaciones. A un asalariado se le retienen; a un autónomo no. Eso no cambia la factura, pero sí lo que el total tiene que cubrir: tu tarifa no es comparable a un sueldo.

La palabra que pesa es la del contrato, no la de la factura. Si la documentación del cliente habla de proveedor y tu factura de freelance, no se rompe nada.

Condiciones de pago que se cumplen

Las condiciones son la parte de la factura que controlas, y pesan más que el diseño. Acuérdalas por escrito antes de empezar y repítelas en cada factura.

• Fija un plazo más corto que el habitual. Treinta días es común y lento. Catorce días, o pago a la recepción en importes pequeños, te sube en la pila sin discusión.
• Escribe la fecha, no la jerga. «Pago antes del 14 de septiembre de 2026» no admite dudas. Un plazo que hay que calcular espera.
• Pide un anticipo en trabajos grandes. Entre el 25 y el 50 % antes de empezar es normal en proyectos y filtra a quien nunca iba a pagar.
• Factura por fases en proyectos largos. Mensualmente o por hitos acordados. Esperar al final es cargar con todo el riesgo hasta el final.
• Indica el recargo por demora si piensas aplicarlo. En la Unión, los intereses de demora en una operación entre empresas se devengan por ley — tienes derecho a ellos aunque la factura no diga nada, además de una cantidad fija de al menos 40 € por costes de cobro (Directiva 2011/7/UE). Indicar tus propias condiciones sigue mereciendo la pena: deja explícita la expectativa y cambia cómo se lee la factura. Un recargo que fijes tú, a diferencia del interés legal, sí suele exigir haberlo dicho antes.
• Dirígela a una persona, no a la empresa. A quien aprueba el pago, con contabilidad en copia. Una factura enviada a un buzón genérico espera a que alguien la reclame.

Envía la factura dentro del día siguiente a terminar. El hueco entre el trabajo y la factura es el hueco en el que el cliente olvida cuánto lo valoraba.

Facturar por horas o por proyecto

Cómo factures determina qué tiene que demostrar la factura, y conviene decidirlo antes del trabajo y no al final.

• Por proyecto. Un importe acordado para un alcance definido. Lo más sencillo de facturar, y el riesgo es tuyo: si lleva el doble de tiempo, lo absorbes. Exige el alcance por escrito, porque toda discusión sobre un precio cerrado es en realidad una discusión sobre qué estaba incluido.
• Por horas o por días. La factura debe mostrar la tarifa y la cantidad, y apoyarse en un registro. Llévalo sobre la marcha en vez de reconstruirlo la víspera — quien cuestiona una línea de cincuenta horas la cuestiona en detalle.
• Con iguala mensual. Un importe fijo al mes por disponibilidad acordada o un bloque de horas. Factúrala el mismo día cada mes, por adelantado, y deja dicho qué pasa con las horas no consumidas.
• El trabajo fuera del alcance acordado lleva su propia línea y, mejor, una aprobación escrita antes de hacerlo. Una línea inesperada en la factura final es como un buen proyecto termina mal.

Sea cual sea el modo, la factura debe permitir rehacer el número sin preguntarte. Ese es el examen que la descripción tiene que aprobar.

Facturar a un cliente en otro país

El trabajo transfronterizo es el caso que casi todas las guías se saltan, y es justo donde cambia el tratamiento fiscal. Tres puntos.

• Si repercutes impuesto. En servicios B2B dentro de la UE el impuesto suele trasladarse al cliente por inversión del sujeto pasivo: facturas sin IVA y lo haces constar. Necesitas su número de IVA válido en la factura.
• Qué debe figurar en el documento. Cuando aplica la inversión del sujeto pasivo, mencionarlo es obligatorio y no una cortesía. Los dos números de IVA van en la factura.
• Qué moneda, y quién asume la conversión. Factura en la moneda acordada. Si facturas en la suya, el tipo de cambio y la comisión salen de tu lado salvo pacto en contrario — dilo en las condiciones en vez de descubrirlo en el extracto.

Las reglas cambian según el país y los detalles importan. Si tu cliente es alemán, los datos obligatorios y la exención están en la guía de requisitos de factura en Alemania. Si es austriaco, lo mismo se explica en la guía de requisitos de factura en Austria y la guía de la factura en Suiza.

Facturar por PayPal y lo que cuesta

PayPal genera y envía una factura por ti, y para un cliente que ya lo usa es el camino más corto entre enviar y cobrar. Gratis no es: la comisión sale del importe que recibes, y en un pago internacional se suma una conversión de divisa. En una factura pequeña es ruido; en una de cuatro cifras es una parte real del trabajo.

En la práctica, trátalo como forma de pago y no como tu sistema de facturación. Emite tú la factura para que la numeración siga en una sola serie y el registro sea tuyo, y ofrece PayPal como una manera de pagar — con la comisión ya calculada si esperas que se use.

Cuando una factura no se cobra

La mayoría de los retrasos son administrativos, no hostiles: la factura está parada en la bandeja de alguien. Escala con calma, en este orden.

1. Al día siguiente del vencimiento, un recordatorio breve. Adjunta otra vez la factura. Da por hecho que se pasó por alto, porque normalmente fue así.
2. Una semana después, pregunta a una persona. Llama a quien encargó el trabajo en vez de escribir a contabilidad. Puede averiguar dónde está atascada.
3. A las dos semanas, por escrito. Un requerimiento formal con el número de factura, el importe, el vencimiento original y el recargo que anunciaste.
4. Después, para el trabajo. Si hay un proyecto en marcha, pausarlo pesa más que otro correo, y es el punto en el que se mueven casi todas las facturas realmente atascadas.
5. Por último, la vía formal. Reclamación judicial o empresa de recobro. Rara vez necesario y rara vez rentable por debajo de unos cientos, pero que estés dispuesto cambia la conversación.

Cuándo dejar de hacerlo a mano

Un documento por factura funciona hasta que deja de funcionar. Señales honestas:

• Más de unas cinco facturas al mes
• Has repetido un número de factura, o no estás seguro de no haberlo hecho
• No sabes de memoria qué facturas están pendientes de cobro
• Reclamas pagos a mano y te ocupa tiempo real
• Aplicas más de un tipo impositivo, o facturas fuera del país

Si hoy haces las facturas en una hoja de cálculo, el método y las trampas están en la guía para hacer una factura en Excel.

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