Facturar en Alemania: lo que exige la ley

Los campos obligatorios (§14 UStG)

Una factura B2B normal por encima de 250 € debe incluir:

1. Nombre completo y dirección de tu negocio y de tu cliente
2. Tu número fiscal (Steuernummer) o número de IVA (USt-IdNr.)
3. La fecha de emisión
4. Un número de factura correlativo y único
5. La cantidad y la denominación comercial de los bienes, o el alcance del servicio
6. La fecha de entrega o del servicio, si difiere de la fecha de la factura
7. El importe neto desglosado por tipo impositivo, con los descuentos pactados
8. El tipo y el importe del impuesto en euros — o la referencia que explique la exención
9. En casos especiales, una mención extra — p. ej. «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» para la inversión del sujeto pasivo

Un campo ausente no es cosmético: tu cliente pierde la deducción del IVA soportado hasta que se corrija — la factura vuelve, y tu cobro espera.

El número correlativo de esa lista tiene reglas propias: cómo numerar las facturas explica las series y los huecos. Para partir de un documento que ya incluye todos los campos anteriores, usa una de nuestras plantillas de factura.

Facturas pequeñas hasta 250 €

Hasta 250 € brutos (Kleinbetragsrechnung, §33 UStDV) la lista se reduce: tu nombre y dirección, la fecha, cantidad y descripción, el importe bruto y el tipo impositivo — o la mención de exención. Sin dirección del cliente, sin número de factura, sin desglose del impuesto. Más sobre facturas de pequeña empresa.

Sin IVA: la regla del pequeño empresario (§19 UStG)

Desde la reforma de 2025 sigues siendo Kleinunternehmer mientras la facturación del año anterior no superara 25.000 € y la del año en curso quede por debajo de 100.000 €. No repercutes IVA — pero la factura debe decir por qué. Redacción habitual:

«Steuerbefreiung nach §19 UStG» — exento de IVA por la regla alemana del pequeño empresario.

La factura electrónica llega por fases

Desde enero de 2025, toda empresa alemana — Kleinunternehmer incluidos — debe poder recibir facturas electrónicas (XML estructurado: XRechnung o ZUGFeRD; un simple PDF no cuenta). Emitirlas será obligatorio por etapas:

• Hasta finales de 2026: papel y PDF siguen permitidos en B2B, con el consentimiento del destinatario
• Desde 2027: deben emitirlas las empresas con más de 800.000 € de facturación el año anterior
• Desde 2028: todas las facturas B2B nacionales en formato electrónico
• Exentos de emitir de forma permanente: los Kleinunternehmer (§34a UStDV), las facturas de hasta 250 € y el B2C

Spoonbill ya las emite, también en el plan gratuito: factura electrónica en Alemania.

¿Sigues haciendo las facturas en una hoja de cálculo? El método y las trampas están en la guía para hacer una factura en Excel.

Austria está al otro lado de esa línea: allí no hay ninguna obligación nacional B2B legislada, y los requisitos de factura en Austria están en una página propia, igual que los datos obligatorios en Suiza, que no siguen ninguno de los dos sistemas.

Facturar a un cliente alemán desde fuera de Alemania

La factura electrónica obligatoria en Alemania es una regla nacional. Solo se aplica cuando tú y tu cliente estáis establecidos en Alemania (Ministerio Federal de Finanzas, preguntas frecuentes sobre la factura electrónica). Si tu empresa está en España, en los Países Bajos o en cualquier otro país fuera de Alemania, no tienes que enviar a un cliente empresarial alemán una XRechnung ni una factura ZUGFeRD. Tampoco en 2027 ni en 2028.

• Establecido significa tener en Alemania la sede, la dirección o un establecimiento permanente que interviene en la venta
• Un número de IVA alemán por sí solo no te hace establecido. El BMF recomienda indicarlo en la factura, para que tu cliente sepa por qué no recibe una factura electrónica
• Si tienes un establecimiento permanente en Alemania que realiza la venta, el calendario de arriba se aplica a ti como a cualquier empresa alemana

¿Con o sin IVA? Depende de quién sea tu cliente alemán, no de la regla de factura electrónica de arriba. Estas reglas vienen de la Directiva del IVA de la UE. Por eso son las mismas, esté donde esté tu empresa dentro de la UE.

• Un cliente empresarial con un número de IVA alemán válido (USt-IdNr.), por un servicio: sin IVA. El IVA alemán lo debe tu cliente (art. 196 de la Directiva del IVA), y tu factura lo dice con la mención «Inversión del sujeto pasivo» (art. 226)
• Bienes que envías a ese cliente empresarial: tampoco llevan IVA. Es una entrega intracomunitaria exenta (art. 138). La factura indica la exención, y guardas la prueba de que los bienes llegaron a Alemania
• Los dos números de IVA van en la factura: el tuyo y el de tu cliente (art. 226). Un número fiscal alemán (Steuernummer) no basta
• Declaras cada una de estas operaciones en la declaración recapitulativa de tu país, con el número de IVA del cliente y el importe
• Un particular en Alemania: cobras el IVA de tu propio país, como en casa. Para los bienes que envías, eso vale hasta que tus ventas a particulares de otros países de la UE superen 10.000 € al año en total. Por encima, cobras IVA alemán y lo declaras en la ventanilla única (OSS)
• Comprueba el número de IVA antes de facturar sin IVA. VIES, el servicio en línea de la Comisión Europea, confirma gratis un USt-IdNr. alemán

Un código QR para la transferencia

Muchas apps bancarias alemanas leen el código QR de transferencia del European Payments Council. Al escanearlo, la transferencia queda rellenada: IBAN, beneficiario, importe y número de factura. No es obligatorio, y el IBAN y el importe siguen figurando legibles en la factura. Factura con código QR.

Plazos, conservación, moneda, idioma

• Las facturas B2B deben emitirse dentro de los seis meses siguientes a la entrega o el servicio
• Conserva cada factura 8 años — plazo reducido de 10 a 8 en 2025; libros y cuentas anuales siguen en 10
• Se admite cualquier moneda, pero el importe del impuesto debe constar también en euros
• Las facturas pueden redactarse en inglés — Hacienda puede pedir una traducción

Preguntas sobre las reglas alemanas