Los campos obligatorios (§14 UStG)
Una factura B2B normal por encima de 250 € debe incluir:
- Nombre completo y dirección de tu negocio y de tu cliente
- Tu número fiscal (Steuernummer) o número de IVA (USt-IdNr.)
- La fecha de emisión
- Un número de factura correlativo y único
- La cantidad y la denominación comercial de los bienes, o el alcance del servicio
- La fecha de entrega o del servicio, si difiere de la fecha de la factura
- El importe neto desglosado por tipo impositivo, con los descuentos pactados
- El tipo y el importe del impuesto en euros — o la referencia que explique la exención
- En casos especiales, una mención extra — p. ej. «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» para la inversión del sujeto pasivo
Un campo ausente no es cosmético: tu cliente pierde la deducción del IVA soportado hasta que se corrija — la factura vuelve, y tu cobro espera.
El número correlativo de esa lista tiene reglas propias: cómo numerar las facturas explica las series y los huecos. Para partir de un documento que ya incluye todos los campos anteriores, usa una de nuestras plantillas de factura.
Facturas pequeñas hasta 250 €
Hasta 250 € brutos (Kleinbetragsrechnung, §33 UStDV) la lista se reduce: tu nombre y dirección, la fecha, cantidad y descripción, el importe bruto y el tipo impositivo — o la mención de exención. Sin dirección del cliente, sin número de factura, sin desglose del impuesto.
Sin IVA: la regla del pequeño empresario (§19 UStG)
Desde la reforma de 2025 sigues siendo Kleinunternehmer mientras la facturación del año anterior no superara 25.000 € y la del año en curso quede por debajo de 100.000 €. No repercutes IVA — pero la factura debe decir por qué. Redacción habitual:
«Steuerbefreiung nach §19 UStG» — exento de IVA por la regla alemana del pequeño empresario.
La factura electrónica llega por fases
Desde enero de 2025, toda empresa alemana — Kleinunternehmer incluidos — debe poder recibir facturas electrónicas (XML estructurado: XRechnung o ZUGFeRD; un simple PDF no cuenta). Emitirlas será obligatorio por etapas:
- Hasta finales de 2026: papel y PDF siguen permitidos en B2B, con el consentimiento del destinatario
- Desde 2027: deben emitirlas las empresas con más de 800.000 € de facturación el año anterior
- Desde 2028: todas las facturas B2B nacionales en formato electrónico
- Exentos de emitir de forma permanente: los Kleinunternehmer (§34a UStDV), las facturas de hasta 250 € y el B2C
¿Sigues haciendo las facturas en una hoja de cálculo? El método y las trampas están en la guía para hacer una factura en Excel.
Austria está al otro lado de esa línea: allí no hay ninguna obligación nacional B2B legislada, y los requisitos de factura en Austria están en una página propia, igual que los datos obligatorios en Suiza, que no siguen ninguno de los dos sistemas.
Plazos, conservación, moneda, idioma
- Las facturas B2B deben emitirse dentro de los seis meses siguientes a la entrega o el servicio
- Conserva cada factura 8 años — plazo reducido de 10 a 8 en 2025; libros y cuentas anuales siguen en 10
- Se admite cualquier moneda, pero el importe del impuesto debe constar también en euros
- Las facturas pueden redactarse en inglés — Hacienda puede pedir una traducción
Preguntas sobre las reglas alemanas
¿Puedo redactar mis facturas en inglés?
Sí. Las facturas en inglés se aceptan; el Finanzamt puede pedir una traducción al alemán. Los campos obligatorios importan mucho más que el idioma.
¿Qué debe poner un Kleinunternehmer en la factura?
Todo lo de la lista del §14 salvo el desglose del impuesto — más una frase que indique la exención, por ejemplo «Steuerbefreiung nach §19 UStG». Sin ella la factura está incompleta.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?
8 años para facturas emitidas o recibidas desde 2025; las anteriores seguían la regla de 10 años. El archivo debe permanecer sin cambios — en una factura electrónica, eso se refiere al propio XML estructurado.
¿Los autónomos ya tienen que enviar facturas electrónicas?
Recibir: sí, desde 2025 — un buzón que acepte adjuntos XML basta para empezar. Enviar: no antes de 2027/2028 según la facturación, y los Kleinunternehmer están exentos de enviar de forma permanente (§34a UStDV).
¿Qué pasa si falta un campo obligatorio?
Tu cliente puede devolver la factura y pierde la deducción del IVA hasta que se corrija. En la práctica: la factura vuelve, tu cobro espera. Los campos completos son una ventaja de liquidez.
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Esta página es orientación y herramienta, no asesoría fiscal ni legal. Contrastada en agosto de 2026 con las FAQ publicadas por el Ministerio Federal de Finanzas — para casos especiales, consulta a un Steuerberater.