Cómo hacer una factura en Excel

Ruta uno: usar una plantilla de Excel

Excel incluye plantillas de factura. Son gratis, ya traen las fórmulas y te ahorran casi todo el trabajo.

1. Abre la galería de plantillas. Archivo → Nuevo y escribe «factura» en el buscador. Aparecerán varias decenas de opciones.
2. Elige una sobria. Sobria antes que decorativa: las plantillas con mucho color quedan peor impresas y como adjunto PDF, y la administración de tu cliente va a imprimirla.
3. Sustituye todos los campos de ejemplo. De arriba abajo para no dejarte ninguno: nombre fiscal y dirección, NIF o CIF, denominación legal y dirección del cliente, número y fecha de factura, vencimiento y forma de pago.
4. Rellena las líneas. Una fila por concepto — descripción, cantidad, precio unitario. Las fórmulas de la plantilla calculan el total de línea y la base imponible.
5. Comprueba que el total es una fórmula. Haz clic en la celda del total. Si la barra de fórmulas muestra =SUMA(…), bien. Si muestra un número, alguien sobrescribió la fórmula y ya no se actualizará.
6. Guarda como PDF. Archivo → Guardar como y elige PDF como formato.

No envíes nunca el .xlsx. Una hoja de cálculo es editable, y una factura editable es una que un cliente descontento puede cambiar antes de reenviarla a su gestoría.

Si la galería de Excel no tiene nada bastante sobrio, nuestros modelos de factura gratis se descargan en .xlsx con la columna de importes ya sumada.

Ruta dos: crear una factura en Excel desde cero

Merece la pena si facturas con regularidad y quieres un diseño propio. Veinte minutos, una sola vez.

1. Abre un libro en blanco. Archivo → Nuevo → Libro en blanco.
2. Quita las líneas de división. Diseño de página → Opciones de la hoja y desmarca Ver bajo Líneas de división. Es el único cambio que hace que una hoja deje de parecer una hoja.
3. Ajusta el ancho de las columnas. Ensancha la columna A para las descripciones y deja estrechas cantidad, precio e importe.
4. Crea la cabecera. Arriba a la izquierda, tu nombre fiscal en negrita y mayor tamaño, con la dirección debajo. Arriba a la derecha, la palabra FACTURA y tres líneas: número, fecha y vencimiento.
5. Añade el bloque del cliente. Bajo la cabecera, a la izquierda, «Facturar a:» con la denominación legal y la dirección del cliente.
6. Construye la tabla de líneas. Cuatro encabezados — Descripción, Cantidad, Precio, Importe — y unas ocho filas vacías. En la primera celda de Importe escribe =B12*C12 y arrastra la fórmula hacia abajo.
7. Suma con Autosuma. Bajo la última celda de Importe pulsa Alt + = . Revisa el rango propuesto: Autosuma adivina, y adivina mal si hay filas vacías de por medio.
8. Añade el IVA si lo repercutes. Una fila para el impuesto y otra para el total: =D20*0,21 para el 21 %, y después =D20+D21. Nunca escribas el importe del impuesto a mano — referencia la base imponible.
9. Da formato de moneda a los importes. Selecciona las columnas, Ctrl + 1, formato Moneda con dos decimales. Sin esto, 1050, 1050,00 y 1.050 acabarán apareciendo en la misma factura.
10. Añade las condiciones de pago. Bajo el total: plazo, forma de pago y datos bancarios. Sé explícito — «Pago a 30 días» mejor que una abreviatura.
11. Guárdala como plantilla. Archivo → Guardar como → Plantilla de Excel (.xltx). Abrir una plantilla crea una copia, así no sobrescribes la factura del mes pasado.
12. Guarda cada factura terminada en PDF y envía ese archivo, no el libro.

¿Es tu primera factura? cómo facturar como autónomo recorre el documento entero: tu tarifa, tu plazo de pago y a quién facturas.

Qué debe contener toda factura

El diseño lo eliges tú. Estos datos, no:

1. La palabra Factura, para no confundirla con un presupuesto o un recibo
2. Un número de factura único y correlativo
3. La fecha de expedición
4. Tu nombre o razón social completa y tu domicilio
5. Tu NIF o CIF
6. La denominación legal y el domicilio del cliente
7. La descripción de lo suministrado
8. El importe, con el tipo y la cuota de IVA desglosados por separado
9. La fecha de vencimiento y la forma de pago

Dos se olvidan con más frecuencia que el resto. Desglosar el impuesto es una obligación en la mayoría de regímenes de IVA, no una preferencia de formato: un cliente no puede deducirse una cuota que no aparece en su propia línea. Y la denominación del cliente debe coincidir con su registro. La lista exacta varía según el país.

La numeración de facturas, y por qué Excel lo hace mal

Cada factura necesita su propio número y la serie debe ser correlativa sin huecos — no por convención, sino porque casi todas las administraciones tributarias lo exigen para que un número que falta se vea. Excel no tiene un «siguiente número de factura» integrado. Hay tres opciones y ninguna es buena.

• Escribirlo a mano. Funciona hasta el día en que repites uno. Es el error más habitual al facturar en hoja de cálculo, y suele aparecer meses después, cuando dos cobros ya no cuadran.
• Una hoja de registro y una fórmula. Una segunda hoja con todas las facturas emitidas, referenciada con =MAX(Registro!A:A)+1. Mejor — pero solo avanza si te acuerdas de añadir la fila, y la fórmula se recalcula cada vez que abres el archivo, así que una factura guardada ayer puede mostrar el número de mañana.
• Una macro VBA. Guardar como plantilla habilitada para macros (.xltm) e incrementar un contador al abrir. Funciona de verdad. También significa que tu facturación depende de una macro que algunas instalaciones bloquean por defecto, que no se ejecuta en Excel para web y que nadie más en tu empresa sabrá arreglar.

No hay una cuarta opción. Si facturas más de unas pocas veces al mes, esto suele ser lo que acaba con la hoja de cálculo.

La regla que la hoja de cálculo tiene que cumplir no es una regla de Excel: cómo numerar las facturas explica la secuencia, las series separadas y lo que cuesta un hueco.

¿Factura en Excel o en Word?

Excel, en cuanto haya alguna operación. Word no tiene fórmulas: cada total se escribe a mano, así que cada cambio en una línea es una ocasión de equivocarse. El fallo es silencioso — la factura se ve perfectamente normal y la cifra simplemente está mal.

Word gana en una sola cosa: control del diseño de un documento de una página que nunca se recalcula. Si cobras una tarifa plana y nada más, Word sirve. En cuanto hay cantidades, precios o IVA, es Excel.

Dónde deja de funcionar la hoja de cálculo

Cuatro puntos de rotura, en el orden en que se suelen encontrar.

• Errores de copiar y pegar. Duplicas el archivo del mes pasado, cambias cliente e importes y se te escapa un campo. El vencimiento o el número del mes pasado se va a un cliente nuevo. Nada te avisa.
• Fórmulas rotas. Alguien escribe un número encima de una celda con SUMA. La factura se ve perfecta y el total está mal. Un vistazo no lo detecta: hay que leer la barra de fórmulas.
• Ningún historial. Una hoja sabe lo que cobraste. No sabe si la factura se envió, se abrió, se pagó o lleva cuarenta días de retraso. Ese seguimiento acaba en tu cabeza o en una segunda hoja — y la segunda es la que se queda obsoleta.
• Los tipos de IVA cambian. Si el 21 % está escrito a fuego y el tipo cambia, cada factura antigua que abras se recalcula con el tipo nuevo. Una factura documenta lo que era cierto el día de su emisión; una hoja de cálculo no conoce esa idea.

La norma que tiene fecha

Esta es la parte que las demás guías no mencionan. Varios países están haciendo obligatoria la factura electrónica estructurada entre empresas. Estructurada significa legible por una máquina — un archivo XML conforme a una norma, no un PDF. Un PDF exportado desde Excel no es una factura electrónica, por bien que se vea, porque no contiene datos estructurados que el sistema del receptor pueda leer. El calendario alemán es el más claro.

Los formatos admitidos deben cumplir la norma europea EN 16931. XRechnung y ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1 la cumplen; los perfiles ZUGFeRD MINIMUM y BASIC-WL no. La obligación afecta al B2B nacional — las facturas a consumidores quedan fuera.

España tiene su propio calendario, igual que Italia, Polonia y Francia, y la dirección es la misma en todas partes. Si facturas a empresas, la ruta Excel-a-PDF tiene fecha de caducidad. Comprueba la norma de tu país y tu volumen de facturación.

Si tus clientes están en Alemania, los datos obligatorios y la exención están en la guía de requisitos de factura en Alemania. Si están en Austria, lo mismo se explica en la guía de requisitos de factura en Austria y la guía de la factura en Suiza.

Cuándo dejar la hoja de cálculo

Excel es un punto de partida razonable y un mal sitio donde quedarse. Algunas señales honestas:

• Más de unas cinco facturas al mes
• Has repetido un número de factura, o no estás seguro de no haberlo hecho
• No sabes de memoria qué facturas están pendientes de cobro
• Aplicas más de un tipo impositivo
• Facturas a empresas en un país con factura electrónica obligatoria

Preguntas frecuentes