Comment facturer en freelance

Ce qu’il faut mettre sur une facture de freelance

Neuf mentions. Les deux premières sont celles qu’on oublie, et les deux posent de vrais problèmes ensuite.

1. Le mot Facture. Sans lui, le document peut être lu comme un devis ou un reçu. C’est la première chose que cherche un service comptable.
2. Un numéro unique et séquentiel. Sans rupture, pour qu’un numéro manquant se voie. C’est une obligation, pas un confort de classement.
3. La date de la facture — le jour d’émission, à partir duquel court le délai de paiement.
4. La dénomination et l’adresse de votre activité. Vos coordonnées enregistrées, pas seulement votre nom commercial.
5. Votre numéro de TVA, si vous en avez un. Sinon, l’identifiant que votre régime prévoit.
6. La dénomination légale et l’adresse du client. Le nom enregistré. « Acme » et « Acme Holdings SAS » ne sont pas la même chose pour leur comptabilité, et l’écart est une raison courante de renvoi d’une facture.
7. La description de la prestation. Assez précise pour que quelqu’un qui n’était pas aux réunions comprenne ce qu’il paie. Avec dates et quantités si elles s’appliquent.
8. Le montant dû, TVA indiquée séparément. Un client ne peut pas récupérer une taxe qui n’apparaît pas sur sa propre ligne.
9. La date d’échéance et le moyen de paiement. Une vraie date, pas une abréviation. Coordonnées bancaires ou lien de paiement.

Si vous prenez un acompte ou facturez par étapes, chaque versement a sa propre facture avec son propre numéro — et non une facture modifiée deux fois.

Le numéro de cette liste a ses propres règles : comment numéroter vos factures couvre la séquence et les trous. Pour partir d’un document qui contient déjà ces mentions, choisissez un de nos modèles de facture.

Freelance, auto-entrepreneur ou prestataire — ce qui change vraiment

Ces mots décrivent des situations qui se recouvrent et s’emploient indifféremment. Pour la facture elle-même, l’essentiel ne change pas. Trois choses si.

• Le nom sous lequel vous facturez. Un entrepreneur individuel facture en général sous son propre nom, parfois avec un nom commercial à côté. Une société facture sous sa dénomination et porte son numéro d’immatriculation. Dans tous les cas, le nom sur la facture doit être celui de votre compte bancaire et de votre immatriculation fiscale.
• Si vous facturez la TVA. Cela dépend de votre régime et de votre chiffre d’affaires, pas de la façon dont vous vous décrivez. Sous un seuil, la franchise s’applique et doit être mentionnée en toutes lettres sur la facture — pas simplement omise.
• Qui porte les cotisations et l’impôt. Un salarié les voit prélevées ; un indépendant non. Cela ne change pas la facture, mais cela change ce que le total doit couvrir : votre taux n’est pas comparable à un salaire.

Le mot qui compte est celui de votre contrat, pas celui de votre facture. Si les documents du client parlent de prestataire et votre facture de freelance, rien ne casse.

Des conditions de paiement qui fonctionnent

Les conditions sont la partie de la facture que vous maîtrisez, et elles pèsent plus que la mise en page. Convenez-en par écrit avant de commencer, et rappelez-les sur chaque facture.

• Fixez un délai plus court que l’usage. Trente jours est courant et lent. Quatorze jours, ou paiement à réception pour les petits montants, vous fait remonter la pile sans discussion.
• Écrivez la date, pas le jargon. « Paiement dû le 14 septembre 2026 » est sans ambiguïté. Un délai qu’il faut calculer attend.
• Prenez un acompte sur les missions importantes. 25 à 50 % avant de commencer est habituel en projet, et cela écarte les clients qui n’allaient pas payer.
• Facturez par étapes sur les projets longs. Mensuellement ou à des jalons convenus. Attendre la fin, c’est porter tout le risque jusqu’à la fin.
• Indiquez les pénalités de retard si vous comptez les appliquer. Dans l’Union, les intérêts de retard sur un paiement entre entreprises sont dus de plein droit — vous y avez droit même si la facture n’en dit rien, ainsi qu’à une indemnité forfaitaire d’au moins 40 € pour frais de recouvrement (directive 2011/7/UE). Indiquer vos propres conditions reste utile : cela rend l’attente explicite et change la façon dont la facture est lue. Une pénalité que vous fixez vous-même, à la différence de l’intérêt légal, suppose en général de l’avoir annoncée.
• Adressez la facture à une personne. À celui qui valide le paiement, avec la comptabilité en copie. Une facture envoyée à une boîte générique attend que quelqu’un s’en saisisse.

Envoyez la facture dans la journée qui suit la fin. L’écart entre la prestation et la facture est celui dans lequel le client oublie la valeur du travail.

Facturer à l’heure ou au forfait

Le mode de facturation détermine ce que la facture doit prouver, et cela se décide avant la mission plutôt qu’à la fin.

• Au forfait. Un montant convenu pour un périmètre défini. Le plus simple à facturer, et le risque est chez vous : si la mission prend deux fois plus longtemps, vous l’absorbez. Le périmètre doit être écrit quelque part, car tout litige sur un forfait est en réalité un litige sur ce qui était inclus.
• À l’heure ou à la journée. La facture doit montrer le taux et la quantité, et s’appuyer sur un relevé. Tenez-le au fil de l’eau plutôt que de le reconstituer la veille — un client qui conteste une ligne de cinquante heures la conteste en détail.
• En abonnement. Un montant fixe par mois pour une disponibilité convenue ou un volume d’heures. Facturez à la même date chaque mois, d’avance, et précisez le sort des heures non utilisées.
• Le travail hors périmètre prend sa propre ligne et, idéalement, une validation écrite avant d’être fait. Une ligne inattendue sur la facture finale, c’est ainsi qu’un bon projet se termine mal.

Quel que soit le mode, la facture doit permettre de refaire le calcul sans vous demander. C’est le test que la description doit passer.

Facturer un client à l’étranger

Le travail transfrontalier est le cas que la plupart des guides sautent, et c’est précisément là que le traitement fiscal change. Trois points.

• Si vous facturez la TVA. Pour des prestations B2B dans l’Union, la taxe est en général due par le client — l’autoliquidation : vous facturez hors TVA et le mentionnez. Il vous faut son numéro de TVA valide sur la facture.
• Ce qui doit figurer sur le document. Quand l’autoliquidation s’applique, la mentionner est obligatoire et non une politesse. Les deux numéros de TVA figurent sur la facture.
• Quelle devise, et qui absorbe la conversion. Facturez dans la devise convenue. Si vous facturez dans la sienne, le taux de change et les frais de virement sortent de votre poche sauf mention contraire — écrivez-le dans les conditions plutôt que de le découvrir sur le relevé.

Les règles diffèrent selon les pays et les détails comptent. Si votre client est allemand, les mentions obligatoires et la franchise sont détaillées dans le guide des mentions obligatoires en Allemagne. S'ils sont autrichiens, tout est détaillé dans le guide des mentions obligatoires en Autriche et le guide de la facture en Suisse.

Facturer via PayPal, et ce que cela coûte

PayPal génère et envoie une facture pour vous, et pour un client qui l’utilise déjà c’est le chemin le plus court entre l’envoi et le paiement. Ce n’est pas gratuit : la commission est prélevée sur ce que vous recevez, et un paiement international ajoute une conversion. Sur une petite facture c’est négligeable ; sur une facture à quatre chiffres, c’est une part réelle de la mission.

En pratique, traitez-le comme un moyen de paiement et non comme votre système de facturation. Émettez la facture vous-même pour que la numérotation reste dans une seule série et que la trace vous appartienne, puis proposez PayPal comme une façon de régler — en intégrant la commission si vous vous attendez à ce qu’elle serve.

Quand une facture reste impayée

La plupart des retards sont administratifs et non hostiles : la facture dort dans une boîte mail. Montez en pression calmement, dans cet ordre.

1. Le lendemain de l’échéance, une relance courte. Rattachez la facture. Partez du principe qu’elle a été manquée, car c’est généralement le cas.
2. Une semaine après, parlez à une personne. Appelez celui qui a commandé la mission plutôt que la comptabilité. Il peut savoir où cela bloque.
3. À deux semaines, passez à l’écrit. Une mise en demeure nommant le numéro, le montant, l’échéance initiale et les pénalités annoncées.
4. Ensuite, suspendez le travail. Si un projet tourne, une pause pèse plus qu’un e-mail de plus, et c’est le moment où la plupart des factures réellement bloquées bougent.
5. Enfin, les voies formelles. Injonction de payer ou société de recouvrement. Rarement nécessaire et rarement rentable en dessous de quelques centaines d’euros, mais le fait que vous le feriez change la conversation.

Quand arrêter de le faire à la main

Un document par facture fonctionne jusqu’à ce que cela ne fonctionne plus. Signaux honnêtes :

• Plus de cinq factures par mois environ
• Vous avez réutilisé un numéro de facture, ou vous n’en êtes pas certain
• Vous ne savez pas de mémoire quelles factures sont impayées
• Vous relancez à la main et cela prend un temps réel
• Vous appliquez plusieurs taux de TVA, ou facturez à l’étranger

Si vous produisez vos factures dans un tableur aujourd’hui, la méthode et les pièges sont dans le guide pour faire une facture sur Excel.

Questions fréquentes