Come fatturare da freelance

Cosa mettere in una fattura da freelance

Nove dati. I primi due sono quelli che si dimenticano, ed entrambi creano problemi concreti dopo.

1. La parola Fattura. Senza, il documento può essere letto come un preventivo o una ricevuta. È la prima cosa che cerca un ufficio contabile.
2. Un numero univoco e progressivo. Senza salti, così un numero mancante si vede. È un obbligo, non una comodità di archivio.
3. La data di emissione — il giorno da cui decorre il termine di pagamento.
4. Denominazione e indirizzo della tua attività. I dati registrati, non solo il nome con cui ti presenti.
5. La tua partita IVA e il codice fiscale, secondo quanto ti riguarda.
6. Denominazione legale e indirizzo del cliente. La ragione sociale registrata. «Acme» e «Acme Holdings S.r.l.» non sono la stessa cosa per la loro amministrazione, e la discrepanza è un motivo comune di respingimento.
7. La descrizione del lavoro. Abbastanza precisa perché chi non era alle riunioni capisca cosa sta pagando. Con date e quantità dove servono.
8. L’importo, con l’imposta separata. Un cliente non può detrarre un’imposta che non compare su una riga propria.
9. La scadenza e la modalità di pagamento. Una data vera, non una sigla. Coordinate bancarie o link di pagamento.

Se prendi un acconto o fatturi a stati di avanzamento, ogni pagamento ha la sua fattura con il suo numero — non una fattura modificata due volte.

Il numero in quell’elenco ha regole sue: come numerare le fatture spiega la sequenza e i salti. Per partire da un documento che ha già questi campi, scegli uno dei nostri modelli di fattura.

Freelance, ditta individuale o società — cosa cambia davvero

Queste parole descrivono situazioni che si sovrappongono e si usano indifferentemente. Per la fattura in sé quasi nulla cambia. Tre cose sì.

• Il nome con cui fatturi. Una ditta individuale fattura di norma con il proprio nome, a volte con un nome commerciale accanto. Una società fattura con la ragione sociale e riporta il numero di iscrizione. In ogni caso il nome sulla fattura deve essere quello del conto e della registrazione fiscale.
• Se applichi l’imposta. Dipende dal regime e dal fatturato, non da come ti descrivi. Sotto una soglia puoi essere in regime agevolato e devi indicarlo per esteso sulla fattura, non semplicemente ometterlo.
• Chi risponde di imposte e contributi. A un dipendente vengono trattenuti; a un autonomo no. Non cambia la fattura, ma cambia ciò che il totale deve coprire: la tua tariffa non è confrontabile con uno stipendio.

La parola che pesa è quella del contratto, non quella della fattura. Se i documenti del cliente parlano di fornitore e la tua fattura di freelance, non si rompe nulla.

Termini di pagamento che vengono rispettati

I termini sono la parte della fattura che controlli, e pesano più del layout. Concordali per iscritto prima di iniziare e ripetili su ogni fattura.

• Fissa un termine più breve del solito. Trenta giorni è comune e lento. Quattordici giorni, o pagamento alla ricezione per importi piccoli, ti fa salire nella pila senza discussioni.
• Scrivi la data, non la sigla. «Pagamento entro il 14 settembre 2026» non lascia dubbi. Un termine da calcolare aspetta.
• Chiedi un acconto sui lavori grandi. Il 25–50% prima di iniziare è normale sui progetti e filtra chi non avrebbe pagato comunque.
• Fattura a stati di avanzamento sui progetti lunghi. Mensilmente o a milestone concordate. Aspettare la fine significa portare tutto il rischio fino alla fine.
• Indica gli interessi di mora se intendi applicarli. Nell’Unione gli interessi di mora su un pagamento tra imprese decorrono per legge — ti spettano anche se la fattura non dice nulla, insieme a un importo forfettario di almeno 40 € per i costi di recupero (direttiva 2011/7/UE). Indicare le proprie condizioni resta utile: rende esplicita l’aspettativa e cambia come la fattura viene letta. Una penale che stabilisci tu, a differenza dell’interesse legale, di norma presuppone di averla annunciata.
• Indirizzala a una persona, non all’azienda. A chi approva il pagamento, con l’amministrazione in copia. Una fattura mandata a una casella generica aspetta che qualcuno se ne faccia carico.

Invia la fattura entro un giorno dalla fine. Lo spazio tra il lavoro e la fattura è quello in cui il cliente dimentica quanto lo apprezzava.

Fatturare a ore o a progetto

Il modo in cui fatturi determina cosa la fattura deve dimostrare, e conviene deciderlo prima del lavoro anziché alla fine.

• A progetto. Un importo concordato per un perimetro definito. Il più semplice da fatturare, e il rischio è tuo: se ci vuole il doppio del tempo, lo assorbi. Richiede il perimetro messo per iscritto, perché ogni contestazione su un forfait è in realtà una contestazione su cosa era incluso.
• A ore o a giornate. La fattura deve mostrare tariffa e quantità e va sostenuta da un registro. Tienilo man mano invece di ricostruirlo la sera prima — chi contesta una riga da cinquanta ore la contesta nel dettaglio.
• A canone. Un importo fisso al mese per disponibilità concordata o un monte ore. Fattura sempre alla stessa data, in anticipo, e stabilisci cosa succede alle ore non usate.
• Il lavoro fuori perimetro prende una riga propria e, meglio, un’approvazione scritta prima di farlo. Una riga inattesa sulla fattura finale è il modo in cui un buon progetto finisce male.

Qualunque sia il modo, la fattura deve permettere di rifare il conto senza chiedertelo. È l’esame che la descrizione deve superare.

Fatturare a un cliente all’estero

Il lavoro transfrontaliero è il caso che quasi tutte le guide saltano, ed è proprio lì che cambia il trattamento fiscale. Tre punti.

• Se applichi l’imposta. Per servizi B2B nell’Unione l’imposta di norma passa al cliente con l’inversione contabile: fatturi senza IVA e lo indichi. Serve la sua partita IVA valida sulla fattura.
• Cosa deve comparire sul documento. Quando si applica l’inversione contabile, indicarlo è obbligatorio e non una cortesia. Entrambe le partite IVA vanno in fattura.
• Quale valuta, e chi assorbe la conversione. Fattura nella valuta concordata. Se fatturi nella sua, cambio e commissione di bonifico escono dalla tua parte salvo patto contrario — scrivilo nei termini invece di scoprirlo sull’estratto conto.

Le regole cambiano da paese a paese e i dettagli contano. Se il cliente è tedesco, i dati obbligatori e il regime agevolato sono nella guida ai requisiti di fattura in Germania. Se è austriaco, valgono i requisiti della guida ai requisiti di fattura in Austria e la guida alla fattura in Svizzera.

Fatturare tramite PayPal, e quanto costa

PayPal genera e invia una fattura al posto tuo, e per un cliente che già lo usa è la strada più breve tra invio e incasso. Gratis non è: la commissione esce dall’importo che ricevi, e su un pagamento internazionale si aggiunge una conversione. Su una fattura piccola è rumore; su una a quattro cifre è una parte reale del lavoro.

In pratica, trattalo come metodo di pagamento e non come sistema di fatturazione. Emetti tu la fattura perché la numerazione resti in una sola serie e la traccia sia tua, poi offri PayPal come una modalità di saldo — con la commissione già calcolata se ti aspetti che venga usata.

Quando una fattura non viene pagata

La maggior parte dei ritardi è amministrativa e non ostile: la fattura è ferma nella casella di qualcuno. Alza il tono con calma, in quest’ordine.

1. Il giorno dopo la scadenza, un sollecito breve. Riallega la fattura. Parti dal presupposto che sia sfuggita, perché di solito è così.
2. Una settimana dopo, chiedi a una persona. Telefona a chi ha commissionato il lavoro invece di scrivere all’amministrazione. Può scoprire dove si è bloccata.
3. A due settimane, per iscritto. Una messa in mora con numero, importo, scadenza originale e gli interessi che avevi indicato.
4. Poi ferma il lavoro. Se un progetto è in corso, sospendere pesa più di un’altra email, ed è il punto in cui si muovono quasi tutte le fatture davvero bloccate.
5. Infine, le vie formali. Decreto ingiuntivo o società di recupero crediti. Raramente necessario e raramente conveniente sotto qualche centinaio di euro, ma il fatto che lo faresti cambia la conversazione.

Quando smettere di farlo a mano

Un documento per fattura funziona finché non funziona più. Segnali onesti:

• Più di cinque fatture al mese circa
• Hai riusato un numero di fattura, o non sei certo di non averlo fatto
• Non sai a memoria quali fatture sono ancora da incassare
• Solleciti a mano e ti porta via tempo reale
• Applichi più di un’aliquota, o fatturi all’estero

Se oggi produci le fatture in un foglio di calcolo, la meccanica e le trappole sono nella guida per fare una fattura in Excel.

Domande frequenti