Als Freelancer eine Rechnung schreiben

Was auf eine Freelancer-Rechnung gehört

Neun Angaben. Die ersten beiden werden am häufigsten weggelassen, und beide machen später echte Probleme.

1. Das Wort Rechnung. Ohne es kann das Dokument als Angebot oder Quittung gelesen werden. Es ist das Erste, wonach eine Buchhaltung sucht.
2. Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Lückenlos, damit eine fehlende Nummer als fehlend erkennbar ist. Das ist eine Anforderung, keine Ablagehilfe.
3. Das Rechnungsdatum — der Tag der Ausstellung, ab dem das Zahlungsziel zählt.
4. Name und Anschrift deines Unternehmens. Deine registrierten Daten, nicht nur der Name, unter dem du auftrittst.
5. Deine Steuernummer oder USt-IdNr. Je nachdem, was für dich gilt.
6. Name und Anschrift des Kunden. Die registrierte Firmierung. „Acme“ und „Acme Holdings GmbH“ sind für dessen Buchhaltung nicht dasselbe, und eine Abweichung ist ein häufiger Grund, warum eine Rechnung zurückkommt.
7. Art und Umfang der Leistung. So konkret, dass jemand, der nicht dabei war, erkennt, wofür gezahlt wird. Mit Leistungszeitpunkt und Mengen, wo sie zutreffen.
8. Der Betrag, mit gesondert ausgewiesener Steuer. Ein Kunde kann keine Vorsteuer geltend machen, die nicht als eigene Position dasteht.
9. Zahlungsziel und Zahlungsweg. Ein echtes Datum, keine Abkürzung. Dazu Bankverbindung oder Zahlungslink.

Wenn du eine Anzahlung nimmst oder in Etappen abrechnest, bekommt jede Zahlung ihre eigene Rechnung mit eigener Nummer — nicht eine Rechnung, die zweimal geändert wird.

Die Nummer in dieser Liste hat eigene Regeln — Rechnungsnummern richtig vergeben erklärt Reihenfolge und Lücken. Wenn du mit einem Dokument starten willst, das diese Felder schon hat: nimm eine unserer Rechnungsvorlagen.

Freelancer, Freiberufler oder Gewerbetreibender — was sich wirklich ändert

Diese Begriffe beschreiben überlappende Situationen und werden durcheinander verwendet. Für die Rechnung selbst ändert sich das meiste nicht. Drei Dinge schon.

• Unter welchem Namen du abrechnest. Einzelunternehmer rechnen meist unter ihrem eigenen Namen ab, teils mit einer Geschäftsbezeichnung daneben. Eine Gesellschaft rechnet unter der Firmierung ab und führt ihre Registernummer. In jedem Fall muss der Name auf der Rechnung derselbe sein wie bei Bankkonto und Steuerregistrierung.
• Ob du Umsatzsteuer ausweist. Das hängt an Registrierung und Umsatz, nicht an der Berufsbezeichnung. Unterhalb der Grenze greift die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG — dann weist du keine Umsatzsteuer aus und der Hinweis darauf muss ausformuliert auf der Rechnung stehen, nicht bloß fehlen.
• Freiberuflich oder gewerblich. Das entscheidet über Gewerbesteuer und Kammerzugehörigkeit, nicht über den Aufbau der Rechnung. Auf dem Dokument selbst ändert es nichts — auf deine Kalkulation schon.

Gewicht hat das Wort in deinem Vertrag, nicht das auf deiner Rechnung. Wenn die Unterlagen der Kundschaft von einem Auftragnehmer sprechen und deine Rechnung von einem Freelancer, geht nichts kaputt.

Zahlungsbedingungen, die wirklich bezahlt werden

Die Zahlungsbedingungen sind der Teil der Rechnung, den du steuerst, und sie wiegen schwerer als das Layout. Vereinbar sie schriftlich, bevor die Arbeit beginnt, und wiederhol sie auf jeder Rechnung.

• Setz ein kürzeres Ziel als üblich. 30 Tage sind verbreitet und langsam. 14 Tage, bei kleinen Beträgen sofort, bringen dich ohne Diskussion nach vorn — die meisten zahlen, wenn die Rechnung oben auf dem Stapel liegt, nicht wenn sie fällig ist.
• Schreib das Datum, nicht die Formel. „Zahlbar bis 14. September 2026“ ist eindeutig. Eine Frist, die erst ausgerechnet werden muss, wartet.
• Nimm bei größeren Aufträgen eine Anzahlung. 25–50 % vor Beginn sind bei Projektarbeit üblich und sortieren Kunden aus, die ohnehin nicht gezahlt hätten.
• Rechne lange Projekte in Etappen ab. Monatlich oder zu vereinbarten Meilensteinen. Bis zum Ende zu warten heißt, das gesamte Risiko bis zum Ende zu tragen.
• Nenn Verzugszinsen, wenn du sie berechnen willst. Verzugszinsen entstehen im gewerblichen Zahlungsverkehr kraft Gesetzes — du hast Anspruch darauf, auch wenn auf der Rechnung nichts dazu steht, dazu eine Pauschale von 40 € für die Beitreibung (§ 288 BGB). Eigene Bedingungen zu nennen lohnt sich trotzdem: es macht die Erwartung deutlich und verändert, wie die Rechnung gelesen wird. Eine selbst gesetzte Gebühr, anders als der gesetzliche Zins, setzt in der Regel voraus, dass sie vorher angekündigt war.
• Adressier eine Person, nicht die Firma. An denjenigen, der die Zahlung freigibt, mit der Buchhaltung in Kopie. Eine Rechnung an ein Sammelpostfach wartet darauf, dass sich jemand zuständig fühlt.

Schick die Rechnung innerhalb eines Tages nach Abschluss. Die Lücke zwischen Arbeit und Rechnung ist die Lücke, in der jemand vergisst, wie wertvoll die Arbeit war.

Nach Stunden oder pauschal abrechnen

Wie du abrechnest, bestimmt, was die Rechnung belegen muss — und das entscheidet man besser vorher als am Ende.

• Pauschal pro Projekt. Ein vereinbarter Betrag für einen definierten Umfang. Am einfachsten abzurechnen, und das Risiko liegt bei dir: dauert es doppelt so lange, trägst du das. Der Umfang muss schriftlich festgehalten sein, denn jeder Streit über einen Festpreis ist in Wahrheit ein Streit darüber, was enthalten war.
• Nach Stunden oder Tagen. Die Rechnung muss Satz und Menge zeigen und braucht einen Nachweis dahinter. Führ ihn laufend statt ihn am Vorabend zu rekonstruieren — wer eine Position über fünfzig Stunden hinterfragt, hinterfragt sie im Detail, und „etwa zwei Wochen“ ist keine Antwort.
• Als Retainer. Ein fester Betrag pro Monat für vereinbarte Verfügbarkeit oder ein Stundenkontingent. Immer zum selben Termin abrechnen, im Voraus, und festlegen, was mit nicht genutzten Stunden passiert. Retainer gehen schief, wenn niemand aufgeschrieben hat, ob sie verfallen.
• Zusatzarbeit außerhalb des vereinbarten Umfangs bekommt eine eigene Position und idealerweise eine schriftliche Freigabe, bevor du sie machst. Eine unerwartete Position auf der Schlussrechnung ist der Weg, wie ein gutes Projekt schlecht endet.

Was auch immer du wählst: die Rechnung sollte es jemandem erlauben, den Betrag ohne Rückfrage nachzuvollziehen. Das ist der Test, den die Leistungsbeschreibung bestehen muss.

Rechnungen an Kunden im Ausland

Grenzüberschreitende Arbeit ist der Fall, den die meisten Anleitungen auslassen, und genau dort ändert sich die steuerliche Behandlung. Drei Dinge müssen stimmen.

• Ob du überhaupt Steuer ausweist. Bei B2B-Dienstleistungen innerhalb der EU geht die Steuerschuld in der Regel auf die Kundschaft über — Reverse-Charge: Du rechnest ohne Umsatzsteuer ab und weist darauf hin. Dafür brauchst du eine gültige USt-IdNr. deiner Kundschaft auf der Rechnung.
• Was auf dem Dokument stehen muss. Wenn Reverse-Charge greift, ist der Hinweis darauf Pflicht und keine Höflichkeit. Beide USt-IdNr. gehören auf die Rechnung.
• Welche Währung, und wer die Umrechnung trägt. Rechne in der vereinbarten Währung ab. Rechnest du in der deiner Kundschaft ab, gehen Wechselkurs und Überweisungsgebühr zu deinen Lasten, sofern der Vertrag nichts anderes sagt — schreib das in die Bedingungen, statt es auf dem Kontoauszug zu entdecken.

Die Regeln unterscheiden sich je Land und die Details zählen. Sitzt deine Kundschaft in Deutschland, stehen Pflichtangaben und Kleinunternehmerregelung im Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung in Deutschland. Sitzt sie in Österreich, gilt der Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung in Österreich und der Leitfaden zur Rechnung in der Schweiz.

Über PayPal abrechnen — und was das kostet

PayPal erstellt und versendet eine Rechnung für dich, und für jemanden, der PayPal ohnehin nutzt, ist das der kürzeste Weg von versendet zu bezahlt. Kostenlos ist es nicht: die Gebühr geht von dem Betrag ab, den du erhältst, und bei einer Auslandszahlung kommt eine Währungsumrechnung obendrauf. Bei einer kleinen Rechnung ist das Rauschen, bei einer vierstelligen ein spürbarer Anteil des Auftrags.

Praktisch heißt das: PayPal ist ein Zahlungsweg, kein Rechnungssystem. Stell die Rechnung selbst aus, damit die Nummerierung in einer Reihe bleibt und der Beleg dir gehört, und biete PayPal als eine Möglichkeit zu zahlen an — die Gebühr rechnest du ein, wenn du damit rechnest.

Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird

Die meisten Zahlungsverzögerungen sind Verwaltung, keine Absicht — die Rechnung liegt in irgendeinem Postfach. Eskalier ruhig, in dieser Reihenfolge.

1. Am Tag nach Fälligkeit eine kurze Erinnerung. Rechnung noch einmal anhängen. Geh davon aus, dass sie übersehen wurde, denn meistens wurde sie das.
2. Eine Woche später einen Menschen fragen. Ruf an, wer den Auftrag erteilt hat, statt an die Buchhaltung zu schreiben — von dort lässt sich herausfinden, wo es hängt.
3. Nach zwei Wochen schriftlich. Eine förmliche Mahnung mit Rechnungsnummer, Betrag, ursprünglichem Zahlungsziel und den angekündigten Verzugszinsen.
4. Dann die Arbeit einstellen. Läuft ein Projekt, wirkt eine Pause besser als eine weitere E-Mail — und das ist der Punkt, an dem die meisten wirklich festhängenden Rechnungen in Bewegung kommen.
5. Zuletzt der formelle Weg. Mahnbescheid oder Inkasso. Selten nötig und unterhalb weniger hundert Euro selten lohnend, aber dass du es tun würdest, verändert das Gespräch.

Wann du damit aufhören solltest, das von Hand zu machen

Ein Dokument pro Rechnung funktioniert, bis es das nicht mehr tut. Ehrliche Anzeichen:

• Mehr als etwa fünf Rechnungen im Monat
• Du hast eine Rechnungsnummer doppelt vergeben — oder bist dir nicht sicher
• Du kannst nicht aus dem Kopf sagen, welche Rechnungen gerade offen sind
• Du mahnst von Hand und es kostet echte Zeit
• Du rechnest mit mehreren Steuersätzen oder ins Ausland ab

Wenn du deine Rechnungen heute in einer Tabelle erstellst: Handgriffe und Fallstricke stehen im Ratgeber zum Rechnung-in-Excel-Erstellen.

Häufige Fragen