Factureren als freelancer

Wat er op een freelancefactuur hoort

Negen gegevens. De eerste twee worden het vaakst vergeten en veroorzaken allebei echte problemen achteraf.

1. Het woord Factuur. Zonder kan het document worden gelezen als een offerte of een bon. Het is het eerste waar een administratie naar zoekt.
2. Een uniek, opeenvolgend factuurnummer. Zonder gaten, zodat een ontbrekend nummer opvalt. Dat is een verplichting, geen archiefgemak.
3. De factuurdatum — de dag van uitgifte, waarvandaan de betaaltermijn loopt.
4. Je volledige bedrijfsnaam en adres. Je ingeschreven gegevens, niet alleen je handelsnaam.
5. Je btw-nummer en KvK-nummer, voor zover van toepassing.
6. De statutaire naam en het adres van de klant. De ingeschreven naam. «Acme» en «Acme Holding B.V.» zijn voor hun administratie niet hetzelfde, en een afwijking is een veelvoorkomende reden dat een factuur terugkomt.
7. Een omschrijving van het werk. Specifiek genoeg dat iemand die niet bij de gesprekken was begrijpt waarvoor betaald wordt. Met data en aantallen waar die gelden.
8. Het bedrag, met btw apart. Een klant kan geen btw terugvragen die niet op een eigen regel staat.
9. De vervaldatum en de betaalwijze. Een echte datum, geen afkorting. Bankgegevens of een betaallink.

Neem je een aanbetaling of factureer je in fasen, dan krijgt elke betaling een eigen factuur met een eigen nummer — niet één factuur die twee keer wordt aangepast.

Het nummer in die lijst heeft eigen regels: facturen correct nummeren gaat over de volgorde en de gaten. Wil je starten met een document dat deze velden al heeft, kies dan een van onze factuursjablonen.

Freelancer, zzp’er of bv — wat er echt verandert

Deze woorden beschrijven overlappende situaties en worden door elkaar gebruikt. Voor de factuur zelf verandert het meeste niet. Drie dingen wel.

• De naam waaronder je factureert. Een eenmanszaak factureert meestal onder de eigen naam, soms met een handelsnaam ernaast. Een bv factureert onder de statutaire naam en vermeldt het KvK-nummer. Hoe dan ook moet de naam op de factuur dezelfde zijn als bij je bankrekening en je fiscale inschrijving.
• Of je btw rekent. Dat hangt af van je inschrijving en omzet, niet van hoe je jezelf noemt. Onder een drempel kun je vrijgesteld zijn en dat moet dan voluit op de factuur staan, niet gewoon ontbreken.
• Wie verantwoordelijk is voor belasting en premies. Bij een werknemer worden die ingehouden; bij een zelfstandige niet. Dat verandert de factuur niet, maar wel wat het totaal moet dekken: je tarief is niet vergelijkbaar met een salaris.

Het woord dat telt staat in je contract, niet op je factuur. Als de papieren van de klant spreken over leverancier en je factuur over freelancer, gaat er niets stuk.

Betaalvoorwaarden waar wél naar geluisterd wordt

De voorwaarden zijn het deel van de factuur dat je zelf bepaalt, en ze wegen zwaarder dan de opmaak. Spreek ze schriftelijk af vóór het werk begint en herhaal ze op elke factuur.

• Stel een kortere termijn dan gebruikelijk. Dertig dagen is gangbaar en traag. Veertien dagen, of betaling bij ontvangst bij kleine bedragen, brengt je zonder discussie hoger op de stapel.
• Schrijf de datum, niet het jargon. «Betaling vóór 14 september 2026» is ondubbelzinnig. Een termijn die uitgerekend moet worden, wacht.
• Vraag een aanbetaling bij grotere opdrachten. 25–50% vooraf is normaal bij projectwerk en filtert klanten die toch niet gingen betalen.
• Factureer in fasen bij lange projecten. Maandelijks of op afgesproken mijlpalen. Wachten tot het eind betekent het hele risico tot het eind dragen.
• Vermeld rente bij te late betaling als je die wilt rekenen. In de EU is wettelijke rente bij een te late zakelijke betaling automatisch verschuldigd — je hebt er recht op ook als er niets op de factuur staat, plus een vast bedrag van ten minste € 40 voor invorderingskosten (richtlijn 2011/7/EU). Je eigen voorwaarden vermelden blijft zinvol: het maakt de verwachting expliciet en verandert hoe de factuur gelezen wordt. Een boete die je zelf bepaalt, anders dan de wettelijke rente, vereist doorgaans wel dat je het vooraf hebt gezegd.
• Richt hem aan een persoon, niet aan het bedrijf. Aan degene die de betaling goedkeurt, met de administratie in cc. Een factuur aan een algemene inbox wacht tot iemand zich eigenaar voelt.

Verstuur de factuur binnen een dag na afronding. Het gat tussen het werk en de factuur is het gat waarin een klant vergeet hoeveel waarde het had.

Per uur of per project factureren

Hoe je factureert bepaalt wat de factuur moet aantonen, en dat beslis je beter vooraf dan achteraf.

• Per project. Eén afgesproken bedrag voor een afgebakende scope. Het eenvoudigst te factureren, en het risico ligt bij jou: duurt het twee keer zo lang, dan draag je dat. De scope moet ergens zwart op wit staan, want elk geschil over een vaste prijs gaat in werkelijkheid over wat erin zat.
• Per uur of per dag. De factuur moet tarief en aantal tonen en moet ergens op steunen. Houd het gaandeweg bij in plaats van het de avond ervoor te reconstrueren — wie een regel van vijftig uur bevraagt, bevraagt hem in detail.
• Op strippenkaart of retainer. Een vast bedrag per maand voor afgesproken beschikbaarheid of een blok uren. Factureer elke maand op dezelfde datum, vooraf, en leg vast wat er met ongebruikte uren gebeurt.
• Werk buiten de afgesproken scope krijgt een eigen regel en bij voorkeur schriftelijke goedkeuring vóórdat je het doet. Een onverwachte regel op de eindfactuur is hoe een goed project slecht eindigt.

Wat je ook kiest: de factuur moet iemand in staat stellen het bedrag na te rekenen zonder het je te vragen. Dat is de toets die de omschrijving moet doorstaan.

Factureren aan een klant in het buitenland

Grensoverschrijdend werk is het geval dat de meeste gidsen overslaan, en juist daar verandert de fiscale behandeling. Drie punten.

• Of je btw rekent. Bij B2B-diensten binnen de EU verschuift de btw meestal naar de klant via de verleggingsregeling: je factureert zonder btw en vermeldt dat. Je hebt daarvoor zijn geldige btw-nummer op de factuur nodig.
• Wat er op het document moet staan. Als de verleggingsregeling geldt, is dat vermelden een verplichting en geen beleefdheid. Beide btw-nummers horen op de factuur.
• Welke valuta, en wie de omrekening draagt. Factureer in de afgesproken valuta. Factureer je in de hunne, dan komen wisselkoers en overboekingskosten voor jouw rekening tenzij het contract anders zegt — zet dat in de voorwaarden in plaats van het op het bankafschrift te ontdekken.

Regels verschillen per land en de details doen ertoe. Zit je klant in Duitsland, dan staan de verplichte gegevens en de kleineondernemersregeling in de gids over factuurvereisten in Duitsland. Zit je klant in Oostenrijk, dan geldt de gids over factuurvereisten in Oostenrijk en de gids over de factuur in Zwitserland.

Factureren via PayPal, en wat dat kost

PayPal maakt en verstuurt een factuur voor je, en voor een klant die het al gebruikt is dat de kortste weg van verstuurd naar betaald. Gratis is het niet: de fee gaat af van wat je ontvangt, en bij een internationale betaling komt er een valutaomrekening bovenop. Op een kleine factuur is dat ruis; op een factuur van vier cijfers is het een reëel deel van de opdracht.

Praktisch gezien: behandel het als betaalmethode en niet als je facturatiesysteem. Stel de factuur zelf op zodat de nummering in één reeks blijft en de vastlegging van jou is, en bied PayPal aan als één manier om te betalen — met de fee ingecalculeerd als je verwacht dat hij gebruikt wordt.

Als een factuur onbetaald blijft

De meeste late betalingen zijn administratief en niet vijandig: de factuur ligt in iemands inbox. Escaleer rustig, in deze volgorde.

1. De dag na de vervaldatum een korte herinnering. Voeg de factuur opnieuw bij. Ga ervan uit dat hij gemist is, want dat is meestal zo.
2. Een week later: spreek een mens. Bel degene die het werk gaf in plaats van de administratie te mailen. Die kan uitzoeken waar het vastzit.
3. Na twee weken schriftelijk. Een ingebrekestelling met factuurnummer, bedrag, oorspronkelijke vervaldatum en de rente die je had vermeld.
4. Leg daarna het werk stil. Loopt er een project, dan weegt pauzeren zwaarder dan nog een e-mail, en dat is het punt waarop de meeste echt vastgelopen facturen in beweging komen.
5. Ten slotte de formele routes. Een incassobureau of de rechter. Zelden nodig en zelden lonend onder een paar honderd euro, maar dat je het zou doen verandert het gesprek.

Wanneer je het niet meer met de hand moet doen

Eén document per factuur werkt tot het niet meer werkt. Eerlijke signalen:

• Meer dan ongeveer vijf facturen per maand
• Je hebt een factuurnummer hergebruikt, of je weet het niet zeker
• Je weet niet uit je hoofd welke facturen openstaan
• Je rappelleert met de hand en het kost echte tijd
• Je hanteert meer dan één btw-tarief, of factureert over de grens

Maak je je facturen vandaag in een spreadsheet, dan staan de handelingen en de valkuilen in de gids over een factuur maken in Excel.

Veelgestelde vragen