E-faktura w Niemczech
Jeśli Twoja firma ma siedzibę w Niemczech, każda faktura wysłana przez Spoonbill ma swój XML ZUGFeRD w pliku PDF, który klient i tak dostaje, sprawdzony przed wysyłką według oficjalnych reguł EN 16931. Także w darmowym planie.
- ZUGFeRD EN 16931
- XRechnung 3.0
- Stan na październik 2026
Czego wymagają Niemcy, i od kiedy
- 1 sty 2025
Każda firma w Niemczech musi móc odbierać e-faktury.
- 1 sty 2027
Wystawianie ich innym niemieckim firmom staje się obowiązkowe powyżej 800 000 € obrotu z poprzedniego roku.
- 1 sty 2028
Każda krajowa faktura B2B musi być e-fakturą.
Źródło: Bundesfinanzministerium
Trwale zwolnione z wystawiania: małe firmy według §19 UStG, faktury do 250 € i faktury dla konsumentów. Obowiązek wiąże sprzedawcę i klienta, którzy obaj mają siedzibę w Niemczech; klient lub sprzedawca za granicą jest poza nim. Co jeszcze musi zawierać niemiecka faktura, opisuje fakturowanie w Niemczech.
Jak to działa w Spoonbill
Jak zawsze
Wystawiasz fakturę jak zawsze: klient, pozycje, kwota. Spoonbill uzupełnia podatki, numer i dane Twojej firmy.
XML idzie razem z nią
Naciskasz Wyślij. Klient dostaje PDF/A-3 z osadzonym XML ZUGFeRD, jako link i jako załącznik. Otworzy go każdy czytnik PDF; jego program księgowy odczyta XML.
A dla urzędów XRechnung
Jeśli klient ma Leitweg-ID, XRechnung idzie w tym samym e-mailu. Każdą wysłaną fakturę można też pobrać jako XRechnung. Dotyczy to firm z siedzibą w Niemczech; sprzedawca z Austrii lub Szwajcarii może wysłać XRechnung do niemieckiej instytucji publicznej.
ZUGFeRD czy XRechnung?
Obie to e-faktury według tego samego standardu, EN 16931, z tą samą treścią. Różni je to, kto je czyta.
ZUGFeRD: PDF z XML w środku
Człowiek czyta PDF, program czyta XML.
XRechnung: sam XML, bez obrazu
Spoonbill dołącza go, gdy Leitweg-ID jest przy kliencie.
Co jest w pliku
XML zawiera to, co pokazuje PDF, w formie czytelnej dla programów:
- Dane wymagane przez §14 UStG: nazwy i adresy obu stron, niemiecki numer podatkowy lub numer VAT UE, numer i data faktury
- Data dostawy lub okres usługi
- Pozycje, stawki VAT i kwota dla każdej stawki
- Zdanie z §19 dla małych firm, jeśli to Ty, albo zdanie o odwrotnym obciążeniu
- Termin płatności i Twoje dane bankowe z IBAN
Jeśli brakuje czegoś, czego wymaga e-faktura, faktura wychodzi jako zwykły PDF, a aplikacja mówi, jakiej danej brakuje.
Sprawdzana przy wysyłce
Zanim e-faktura wyjdzie, Spoonbill sprawdza jej XML według oficjalnych reguł EN 16931, a XRechnung także według reguł XRechnung.
E-faktura wychodzi
PDF niesie swój XML, a faktura zapisuje, kiedy ją wysłano i doręczono.
Wtedy lepiej czysty PDF
Plik, który nie przejdzie kontroli, wychodzi jako PDF bez XML, a nie jako wadliwa e-faktura — i faktura mówi ci, dlaczego.
Za darmo znaczy w darmowym planie
E-faktury są w każdym planie bez dodatkowych opłat. Free wysyła 5 faktur lub ofert miesięcznie, jak długo chcesz, bez karty. Pro wysyła bez limitu i sam przypomina spóźnialskim. Zobacz plany.
Austria: e-faktury dla rządu federalnego
W Austrii nie ma obowiązku e-faktur między firmami. Kto dostarcza jednostce rządu federalnego, od 2014 roku wystawia jej faktury elektronicznie.
- Przy kliencie zaznaczasz Rząd federalny (Bund) i wpisujesz swój Numer dostawcy.
- Na fakturze wpisujesz Numer zamówienia od rządu federalnego. Spoonbill tworzy z tego e-fakturę, którą rząd federalny przyjmuje. Bez numeru zamówienia nie zostanie wysłana, bo portal by ją odrzucił.
- Pobierasz plik i sam przesyłasz go na e-Rechnung.gv.at.
Firmy i klienci prywatni w Austrii nadal dostają zwykły PDF.
E-faktura w Spoonbill
Czy e-faktura jest obowiązkowa w Niemczech?
Odbiór tak, dla każdej niemieckiej firmy od 1 stycznia 2025. Wystawianie staje się obowiązkowe dla krajowego B2B w 2027 powyżej 800 000 € obrotu i w 2028 dla wszystkich, ze zwolnieniem dla małych firm, faktur do 250 € i faktur dla konsumentów.
Czy PDF to e-faktura?
Sam w sobie nie. E-faktura potrzebuje XML według EN 16931. Spoonbill osadza go w PDF przy wysyłce i PDF staje się fakturą ZUGFeRD. PDF z Worda albo z darmowego generatora faktur pozostaje zwykłą fakturą.
Czy małe firmy w Niemczech muszą wysyłać e-faktury?
Wysyłać nie; odbierać tak, od 2025. Jeśli mimo to wyślesz jedną, XML zawiera zdanie z §19 UStG tak samo jak PDF.
Skąd mam wiedzieć, czy klient chce ZUGFeRD czy XRechnung?
Firmy prawie zawsze biorą ZUGFeRD, bo to nadal czytelny PDF. Instytucja publiczna podaje Ci Leitweg-ID i oczekuje XRechnung. Wpisz Leitweg-ID przy kliencie, a Spoonbill wyśle oba.
Czy mogę odbierać e-faktury w Spoonbill?
Nie. Spoonbill wystawia i wysyła faktury; nie odbiera ich. Do odbioru wystarczy Twoja skrzynka e-mail. Przechowuj sam plik XML, nie tylko wydruk.
Ta strona opisuje, co robi Spoonbill. To nie jest doradztwo podatkowe ani prawne; w nietypowej sprawie zapytaj doradcę podatkowego.
Wyślij pierwszą e-fakturę
Twoja następna faktura jako e-faktura: załóż konto, wystaw fakturę, wyślij ją. Reszta jedzie w pliku PDF.