E-Rechnung kostenlos erstellen
Sitzt dein Unternehmen in Deutschland, trägt jede Rechnung aus Spoonbill ihr ZUGFeRD-XML im PDF, das deine Kundschaft ohnehin bekommt. Beim Senden wird sie gegen die offiziellen Regeln der EN 16931 geprüft, auch im Free-Tarif.
- ZUGFeRD EN 16931
- XRechnung 3.0
- Stand Oktober 2026
So entsteht deine E-Rechnung
Wie immer
Du schreibst die Rechnung wie immer: Kundschaft, Positionen, Betrag. Steuern, Nummer und deine Firmendaten setzt Spoonbill ein.
Das XML kommt mit
Du drückst auf Senden. Deine Kundschaft bekommt ein PDF/A-3 mit eingebettetem ZUGFeRD-XML, als Link und als Anhang in der Mail. Zum Ansehen reicht jedes PDF-Programm, die Buchhaltung liest das XML.
Und bei Behörden die XRechnung
Hat die Kundschaft eine Leitweg-ID, liegt der Mail zusätzlich die XRechnung bei. Und jede gesendete Rechnung lässt sich als XRechnung herunterladen.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Beide sind E-Rechnungen nach derselben Norm, EN 16931, und tragen denselben Inhalt. Sie unterscheiden sich darin, wer sie liest.
ZUGFeRD: das PDF mit dem XML darin
Ein Mensch liest das PDF, die Software das XML.
XRechnung: das XML allein, ohne Bild
Spoonbill schickt es mit, sobald die Leitweg-ID beim Kunden hinterlegt ist.
Was in der Datei steht
Das XML enthält, was auch auf dem PDF steht, nur maschinenlesbar:
- Die Pflichtangaben nach § 14 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer und Datum
- Das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum
- Positionen, Steuersätze und Beträge je Satz
- Den Hinweis nach § 19 UStG, wenn du Kleinunternehmer bist, oder den Hinweis zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
- Fälligkeit und Bankverbindung mit IBAN
Fehlt eine Angabe, die eine E-Rechnung braucht, geht die Rechnung als normales PDF raus, und die App sagt dir, welche Angabe fehlt.
Geprüft beim Senden
Bevor eine E-Rechnung rausgeht, prüft Spoonbill das XML gegen die offiziellen Prüfregeln der EN 16931, eine XRechnung zusätzlich gegen die Regeln der XRechnung.
Die E-Rechnung geht raus
Das PDF trägt sein XML, und die Rechnung hält fest, wann sie gesendet und zugestellt wurde.
Dann lieber ein sauberes PDF
Besteht eine Datei die Prüfung nicht, geht das PDF ohne XML raus, statt als fehlerhafte E-Rechnung — und die Rechnung sagt dir, warum.
Kostenlos heißt: im Free-Tarif
E-Rechnungen gibt es in jedem Tarif, ohne Aufpreis. Im Free-Tarif sendest du 5 Rechnungen oder Angebote im Monat, so lange du willst, ohne Kreditkarte. Pro sendet ohne Grenze und erinnert säumige Kunden von selbst. Die Preise im Überblick.
Wer muss ab wann?
- 1.1.2025
Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen können.
- 1.1.2027
Ausstellen im Inland an andere Unternehmen, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 € lag.
- 1.1.2028
Ausstellen für alle im inländischen B2B.
Quelle: Bundesfinanzministerium
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit, ebenso Rechnungen bis 250 € und Rechnungen an Verbraucher. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.
Österreich: E-Rechnung an den Bund
In Österreich gibt es keine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Wer an eine Bundesdienststelle liefert, rechnet seit 2014 elektronisch ab.
- Beim Kunden setzt du ein Häkchen bei Bundesdienststelle (Bund) und trägst deine Lieferanten-Nr. ein.
- Auf der Rechnung trägst du die Bestellreferenz des Bundes ein. Spoonbill schreibt daraus die E-Rechnung, die der Bund annimmt. Ohne Bestellreferenz geht sie nicht raus, denn das Portal würde sie ablehnen.
- Du lädst die Datei herunter und lädst sie selbst auf e-Rechnung.gv.at hoch.
An Unternehmen und Privatkunden in Österreich geht weiter das normale PDF.
Fragen zur E-Rechnung mit Spoonbill
Kann ich eine E-Rechnung kostenlos erstellen?
Ja. E-Rechnungen sind in jedem Tarif dabei, auch in Free. Free sendet 5 Rechnungen oder Angebote im Monat, ohne Kreditkarte und ohne Ablaufdatum.
Wird aus meinem PDF eine E-Rechnung?
Ein PDF allein nicht. Eine E-Rechnung braucht das XML nach EN 16931. Spoonbill bettet es beim Senden in das PDF ein, das macht daraus ein ZUGFeRD-PDF. Ein PDF aus Word oder aus dem kostenlosen Rechnungsgenerator bleibt eine normale Rechnung.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung?
Ausstellen musst du keine, empfangen können musst du sie seit 2025. Wenn du trotzdem E-Rechnungen schickst, trägt das XML den Hinweis nach § 19 UStG, genau wie das PDF.
Woher weiß ich, ob mein Kunde ZUGFeRD oder XRechnung will?
Firmen nehmen fast immer ZUGFeRD, weil es ein lesbares PDF bleibt. Öffentliche Auftraggeber nennen dir eine Leitweg-ID und erwarten die XRechnung. Trägst du die Leitweg-ID beim Kunden ein, schickt Spoonbill beides.
Kann ich mit Spoonbill E-Rechnungen empfangen?
Nein, Spoonbill schreibt und sendet Rechnungen, es empfängt keine. Für den Empfang reicht dein E-Mail-Postfach. Wichtig ist, dass du das XML aufbewahrst, nicht nur einen Ausdruck.
Diese Seite beschreibt, was Spoonbill tut. Sie ist keine Steuer- oder Rechtsberatung; im Sonderfall frag deine Steuerberatung.
E-Rechnung kostenlos erstellen
Die nächste Rechnung als E-Rechnung: Konto anlegen, Rechnung schreiben, senden. Der Rest steckt im PDF.