Obowiązkowe elementy (§14 UStG)
Zwykła faktura B2B powyżej 250 € musi zawierać:
- Pełną nazwę i adres Twojej firmy oraz klienta
- Twój numer podatkowy (Steuernummer) lub numer VAT (USt-IdNr.)
- Datę wystawienia
- Kolejny, niepowtarzalny numer faktury
- Ilość i handlową nazwę towarów albo zakres usługi
- Datę dostawy lub wykonania usługi, jeśli różni się od daty faktury
- Kwotę netto w podziale na stawki podatku wraz z uzgodnionymi rabatami
- Stawkę i kwotę podatku w euro — albo wskazanie podstawy zwolnienia
- W szczególnych przypadkach dodatkową adnotację — np. „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” przy odwrotnym obciążeniu
Brakujący element to nie drobiazg: klient traci odliczenie VAT do czasu korekty — faktura wraca, a Twoja zapłata czeka.
Kolejny numer z tej listy ma własne zasady: jak numerować faktury opisuje serie i luki. Jeśli chcesz zacząć od dokumentu, który ma już wszystkie powyższe pola, użyj jednego z naszych wzorów faktur.
Faktury do 250 €
Do 250 € brutto (Kleinbetragsrechnung, §33 UStDV) lista się kurczy: Twoja nazwa i adres, data, ilość i opis, kwota brutto i stawka podatku — albo adnotacja o zwolnieniu. Bez adresu klienta, bez numeru faktury, bez rozbicia podatku.
Bez VAT: reguła małego przedsiębiorcy (§19 UStG)
Od reformy 2025 pozostajesz Kleinunternehmer, dopóki obrót z poprzedniego roku nie przekroczył 25 000 €, a bieżący pozostaje poniżej 100 000 €. Nie doliczasz VAT — ale faktura musi mówić dlaczego. Typowe sformułowanie:
„Steuerbefreiung nach §19 UStG” — zwolnienie z VAT na podstawie niemieckiej reguły małego przedsiębiorcy.
E-faktura wchodzi etapami
Od stycznia 2025 każda niemiecka firma — także Kleinunternehmer — musi umieć odbierać e-faktury (ustrukturyzowany XML: XRechnung lub ZUGFeRD; zwykły PDF się nie liczy). Wystawianie staje się obowiązkowe stopniowo:
- Do końca 2026: papier i PDF nadal dozwolone w B2B, za zgodą odbiorcy
- Od 2027: obowiązek wystawiania przy obrocie powyżej 800 000 € w poprzednim roku
- Od 2028: wszystkie krajowe faktury B2B jako e-faktury
- Na stałe zwolnieni z wystawiania: Kleinunternehmer (§34a UStDV), faktury do 250 € i B2C
Nadal robisz faktury w arkuszu? Mechanikę i pułapki opisuje poradnik o robieniu faktury w Excelu.
Austria jest po drugiej stronie tej granicy: nie ma tam ustawowego krajowego obowiązku B2B, a wymogi faktury w Austrii mają własną stronę, podobnie jak dane obowiązkowe w Szwajcarii, które nie idą za żadnym z tych systemów.
Terminy, przechowywanie, waluta, język
- Faktury B2B trzeba wystawić w ciągu sześciu miesięcy od dostawy lub usługi
- Każdą fakturę przechowuj 8 lat — w 2025 skrócono z 10; księgi i sprawozdania nadal 10
- Dozwolona jest każda waluta, ale kwota podatku musi być podana także w euro
- Faktury mogą być po angielsku — urząd skarbowy może zażądać tłumaczenia
Pytania o niemieckie zasady
Czy mogę wystawiać faktury po angielsku?
Tak. Faktury po angielsku są akceptowane; Finanzamt może poprosić o niemieckie tłumaczenie. Obowiązkowe elementy znaczą dużo więcej niż język.
Co Kleinunternehmer musi wpisać na fakturze?
Wszystko z listy §14 poza rozbiciem podatku — plus zdanie o zwolnieniu, na przykład „Steuerbefreiung nach §19 UStG”. Bez niego faktura jest niekompletna.
Jak długo muszę przechowywać faktury?
8 lat dla faktur wystawionych lub otrzymanych od 2025 roku; starsze obowiązywała reguła 10 lat. Plik musi pozostać niezmieniony — przy e-fakturze chodzi o sam ustrukturyzowany XML.
Czy freelancerzy muszą już wysyłać e-faktury?
Odbierać: tak, od 2025 — na początek wystarczy skrzynka przyjmująca załączniki XML. Wysyłać: nie wcześniej niż 2027/2028 zależnie od obrotu, a Kleinunternehmer są zwolnieni z wysyłania na stałe (§34a UStDV).
Co się dzieje, gdy brakuje obowiązkowego elementu?
Klient może odesłać fakturę i traci odliczenie VAT do czasu korekty. W praktyce: faktura wraca, Twoja zapłata czeka. Kompletne dane to przewaga płynnościowa.
Potrzebujesz faktury od razu? Nasz darmowy generator faktur umieści te elementy w czystym PDF-ie prosto w przeglądarce — bez rejestracji, bez wysyłania danych. A gdy fakturowanie stanie się rutyną, program do faktur z automatycznymi przypomnieniami o płatności utrzyma za Ciebie porządek w klientach, ciągłej numeracji i uprzejmych przypomnieniach.
Ta strona to orientacja i narzędzie, nie porada podatkowa ani prawna. Sprawdzona w sierpniu 2026 z opublikowanymi FAQ niemieckiego Ministerstwa Finansów — w nietypowych przypadkach zapytaj Steuerberatera.