Rechnungsvorlage kostenlos
Acht leere Rechnungsvorlagen, jede als Word-Dokument, Excel-Tabelle oder PDF. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Abfrage und ohne Wasserzeichen — die Dateien bleiben dieselben, ob du wiederkommst oder nicht.
Die Vorlagen sind bewusst leer. Kein Steuersatz ist eingetragen, keine Währung vorausgesetzt und die Regeln keines Landes sind in den Text eingebaut, denn was davon richtig ist, hängt davon ab, wen du von wo aus abrechnest. Du bekommst die Struktur; die Zahlen gehören dir.
Layout wählen
Der Unterschied liegt darin, welche Spalten die Positionstabelle führt und was im Kopf steht. Alles andere — Summenblock, Zahlungsdetails, Anmerkungsfeld — ist in allen acht gleich.
Einfache Rechnung
Ein Auftrag, ein Preis. Das Kürzeste, was noch als Rechnung durchgeht.
Dienstleistungsrechnung
Nach Auftrag abgerechnet, mit dem Leistungsdatum je Position.
Stundenrechnung
Stunden mal Satz — die Rechenformel steckt in der Tabelle schon drin.
Freelancer-Rechnung
Mit Projektnamen, damit ein Kunde mit drei Projekten sie auseinanderhält.
Beratungsrechnung
Auftrag und Zeitraum oben, Stunden darunter.
Anzahlungsrechnung
Fordert einen Teil im Voraus und nennt den offenen Restbetrag.
Artikelrechnung
Mit Spalte für die Artikelnummer, für Ware statt Zeit.
Pauschalrechnung
Zeitraum statt Menge, für jeden Monat denselben Betrag.
Die Excel-Version summiert die Betragsspalte selbst. Word und PDF rechnen nicht — das PDF ist das richtige, wenn du ausdruckst oder handschriftlich ausfüllst.
Welche Vorlage zu deiner Abrechnung passt
Die Layouts unterscheiden sich in einem Punkt: was die Positionstabelle zählt. Wähl danach, wie du abrechnest, nicht danach, wie die Seite aussieht — eine leer gelassene Spalte wirkt auf den, der zahlen soll, nachlässig.
- Nach Zeit — die Stundenrechnung. Stunden und Satz bekommen eigene Spalten, die Kundschaft kann also nachrechnen, statt dir die Summe zu glauben.
- Zum Festpreis je Auftrag — die einfache oder die Dienstleistungsrechnung. Letztere führt ein Datum je Position, was zählt, wenn sich die Arbeit über Wochen zog und der Kunde nicht mehr weiß, was wann war.
- Für Ware — die Artikelrechnung mit ihrer Spalte für die Artikelnummer. Wer deine Rechnung gegen den eigenen Bestand abgleicht, braucht diese Nummer dringender als deine Beschreibung.
- Projektbezogen — die Freelancer-Rechnung trägt den Projektnamen im Kopf. Eine Kundin mit drei laufenden Projekten hält deine Rechnungen sonst nicht auseinander.
- Monatlich derselbe Betrag — die Pauschalrechnung ersetzt die Menge durch einen Zeitraum, denn was sich Monat für Monat ändert, sind die Daten und nicht die Zahl.
- Geld im Voraus — die Anzahlungsrechnung nennt, was jetzt gezahlt wird und was offen bleibt, damit der Restbetrag später keine Überraschung ist.
Passt keine genau, nimm die nächstliegende und lösch eine Spalte. Jedes Layout ist eine gewöhnliche Tabelle in Word und Excel — nichts ist gesperrt.
Ausfüllen
Vier Dinge entscheiden, ob die Rechnung pünktlich bezahlt wird, und nur eines davon ist der Betrag.
- Deine Daten und die der Kundschaft, vollständig. — Ein Geschäftsname genügt nicht, wenn die Buchhaltung deine Rechnung gegen eine Bestellung abgleicht. Firmierung, Anschrift und die für dich geltende Steuernummer gehören hinein.
- Eine Nummer, die deine Reihe fortsetzt. — Das ist das einzige Feld, das du nicht frei wählen kannst. Die Nummer muss einmalig sein und fortlaufend vergeben werden — eine Lücke wird dir Jahre später eine Frage des Finanzamts einbringen.
- Beide Daten. — Das Rechnungsdatum und den Zeitpunkt der Leistung. Die beiden fallen häufig auseinander, und meist entscheidet das zweite, in welchen Zeitraum die Rechnung gehört.
- Ein Fälligkeitsdatum, keine Zahlungsfrist. — „30 Tage" zwingt den Leser zum Rechnen, ein Datum nicht. Eine Rechnung mit Datum lässt sich leichter anmahnen und wird früher bezahlt.
Speicher deine ausgefüllte Fassung als eigene Ausgangsdatei. Danach ändern sich je Rechnung nur noch Nummer, Daten und Positionen.
Was auf jeder Rechnung stehen muss
Eine leere Vorlage sagt dir nicht, was dein Finanzamt erwartet — das solltest du vor dem Versenden wissen. Der Kern ist fast überall derselbe:
- Name und Anschrift deines Unternehmens und die deiner Kundschaft
- Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Das Rechnungsdatum und der Zeitpunkt der Leistung
- Eine Beschreibung dessen, was du geliefert hast, und der Betrag
- Deine Steuernummer, sofern vorhanden, und die Steuer gesondert ausgewiesen
Die genaue Liste steht im nationalen Recht, und auf den Wortlaut kommt es an. Unsere Länderleitfäden gehen sie Feld für Feld durch. Rechnungen nach Land.
Oder ganz ohne Datei
Eine Vorlage ist ein Dokument, das du pflegst. Ein solches Dokument kann deine Rechnungen nicht fortlaufend nummerieren, es erinnert sich an keine Kundschaft vom letzten Monat, und nichts darin sagt dir, wenn eine Rechnung offen bleibt. Wer mehr als ein paar im Jahr schreibt, nimmt den kostenlosen Rechnungsgenerator: dieselbe Arbeit im Browser, am Ende ein fertiges PDF.
Zum kostenlosen Rechnungsgenerator
Häufige Fragen
Wie schreibe ich eine Rechnungsvorlage?
Nimm das Layout, das zu deiner Abrechnung passt — nach Stunden, nach Auftrag oder nach Artikel — und füll Kopf, Positionen und Summen aus. Frei erfinden lässt sich nur eines nicht: die Rechnungsnummer. Diese muss einmalig sein und fortlaufend vergeben werden.
Wo finde ich eine einfache Rechnungsvorlage?
Das erste Layout oben ist genau das: ein Auftrag, ein Preis, vier Spalten. Es kostet nichts, verlangt keine Anmeldung und trägt kein Wasserzeichen — eine damit geschriebene Rechnung sieht aus, als käme sie von dir.
Wo finde ich Vorlagen für Rechnungen in Word?
Jedes der acht Layouts auf dieser Seite gibt es als .docx-Datei, die sich in Word, LibreOffice oder Google Docs öffnen und bearbeiten lässt. Die Positionstabelle ist eine echte Tabelle, keine Grafik, du kannst also Zeilen einfügen und löschen.
Wie schreibe ich als Privatperson eine Rechnung?
Auch ohne Gewerbe darfst du eine Rechnung schreiben; sie braucht deinen Namen und deine Anschrift, die des Empfängers, ein Datum, eine Beschreibung und den Betrag. Ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer weist du keine Steuer gesondert aus — dann bleibt die Steuerzeile in der Vorlage einfach leer.
Diese Vorlagen sind Werkzeug, keine Steuerberatung. Was deine Rechnungen enthalten müssen, bestimmt das Recht an deinem Sitz.