Kurz gesagt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie im Inland an andere Unternehmen auch ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle.
Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Diese Seite sammelt die Fristen, die zulässigen Formate und die Ausnahmen an einem Ort.
Geprüft anhand der FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur E-Rechnung, Stand August 2026.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht kommt in Stufen. Das Empfangen gilt schon, das Ausstellen hängt vom Jahr und vom Umsatz ab.
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1.1.2025 | Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. |
| bis 31.12.2026 | Übergang: Papier und PDF bleiben im B2B erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt. |
| 1.1.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen im inländischen B2B E-Rechnungen ausstellen. |
| 1.1.2028 | Alle inländischen B2B-Rechnungen werden als E-Rechnung ausgestellt. |
Maßgeblich für 2027 ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, also 2026. Wer 2026 unter 800.000 € bleibt, hat bis Ende 2027 Zeit.
Was „empfangen können“ heute schon heißt
Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025 und ohne Übergangsfrist. Du musst eine E-Rechnung annehmen, lesen und aufbewahren können. Für den Anfang reicht ein E-Mail-Postfach, das XML-Anhänge annimmt.
- Lesen heißt: das XML in eine lesbare Ansicht bringen. Viele Buchhaltungsprogramme können das selbst, für alle anderen gibt es eigene Viewer
- Aufbewahren heißt: das XML selbst, unverändert, 8 Jahre lang. Ein Ausdruck oder ein PDF daraus ersetzt die Datei nicht
- Auch Kleinunternehmer müssen empfangen können. Befreit sind sie nur vom Ausstellen
Welche Formate zählen als E-Rechnung?
Zulässig ist, was der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Zwei Formate decken das im deutschen Alltag ab:
- XRechnung: reines XML, ohne Ansicht für Menschen. Der Standard der öffentlichen Verwaltung
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF, in dem die XML-Datei steckt. Menschen lesen das PDF, die Software deiner Kundschaft liest das XML
- Nicht zulässig: die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ihnen fehlen Angaben, die die Norm verlangt
Ein PDF aus Word, Excel oder einem Rechnungsgenerator ist keine E-Rechnung, egal wie ordentlich es aussieht. Es enthält keine strukturierten Daten, die das System des Empfängers auslesen kann. Ab der Pflicht für dich ist es nur noch eine „sonstige Rechnung“ — und die darfst du im inländischen B2B dann nicht mehr schicken.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht befreit?
Vom Ausstellen dauerhaft ausgenommen sind:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie trotzdem
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
- Fahrausweise
- Rechnungen an Verbraucher (B2C). Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen
Für alle anderen gilt der Zeitplan oben, auch für Freiberufler und Einzelunternehmer.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins Ausland?
Nein. Die Pflicht greift nur, wenn du und deine Kundschaft beide in Deutschland ansässig seid. Ansässig heißt: Sitz, Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland, die am Umsatz beteiligt ist.
- Rechnungen an Unternehmen im Ausland fallen nicht darunter, und Rechnungen aus dem Ausland an dich auch nicht
- Eine deutsche USt-IdNr. allein macht ein ausländisches Unternehmen nicht ansässig
Österreich kennt keine nationale B2B-Pflicht; was dort gilt, steht unter Rechnungen in Österreich, und für die Schweiz unter Rechnungen in der Schweiz.
Was du jetzt tun solltest
- Prüf dein Postfach: Kommen XML-Anhänge an, und landen sie dort, wo deine Buchhaltung sie findet?
- Schau auf deinen Umsatz 2026. Über 800.000 € heißt: ab Januar 2027 stellst du E-Rechnungen aus
- Frag deine größten Kunden, in welchem Format sie Rechnungen haben wollen. Viele nennen ZUGFeRD, Behörden XRechnung
- Bewahr empfangene E-Rechnungen als XML auf, nicht als Ausdruck
Die übrigen Pflichtangaben einer deutschen Rechnung, von der Steuernummer bis zur Aufbewahrung, stehen im Ratgeber Rechnungen in Deutschland: die Pflichtangaben.
Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist eine „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei nach EN 16931, als XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Bis Ende 2026 darfst du im B2B noch PDFs schicken, wenn deine Kundschaft zustimmt.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft vom Ausstellen befreit (§ 34a UStDV). Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem, seit dem 1. Januar 2025.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag. Sonst ab dem 1. Januar 2028. Rechnungen an Verbraucher und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen.
Reicht ZUGFeRD, oder brauche ich XRechnung?
Beide erfüllen die Norm EN 16931, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL. Welches Format deine Kundschaft annimmt, vereinbart ihr untereinander. Behörden verlangen meist XRechnung.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
8 Jahre, für Rechnungen, die seit 2025 ausgestellt oder empfangen wurden. Aufbewahrt wird das XML selbst, unverändert. Ein Ausdruck reicht nicht.
Diese Seite ist Orientierung und Werkzeug, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Geprüft anhand der FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur E-Rechnung, Stand August 2026 — im Sonderfall frag deine Steuerberatung.