Factureren in Duitsland: verplichte gegevens

Kort gezegd

De Duitse factuurregels zijn streng maar te overzien. Deze pagina bundelt wat §14 UStG en de bijbehorende regels in 2026 echt vragen van een freelancer of klein bedrijf: verplichte gegevens, de kleineondernemersregeling, het tijdpad van de e-factuur en de bewaartermijnen.

Gecontroleerd aan de hand van de gepubliceerde richtlijnen van het Duitse ministerie van Financiën, augustus 2026.

De verplichte gegevens (§14 UStG)

Een gewone B2B-factuur boven 250 € moet vermelden:

Volledige naam en adres van jou en je klant
Je belastingnummer (Steuernummer) of btw-nummer (USt-IdNr.)
De factuurdatum
Een doorlopend, uniek factuurnummer
Hoeveelheid en gangbare omschrijving van de goederen, of aard en omvang van de dienst
De leverings- of prestatiedatum, als die afwijkt van de factuurdatum
Het nettobedrag, uitgesplitst per btw-tarief, met afgesproken kortingen
Het btw-tarief en het btw-bedrag in euro's — of de verwijzing waarom de factuur vrijgesteld is
In bijzondere gevallen een extra vermelding — bijv. „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” bij de verleggingsregeling

Een ontbrekend veld is geen schoonheidsfoutje: je klant verliest de btw-aftrek tot de factuur is hersteld — de factuur komt terug, en je betaling wacht.

Het doorlopende nummer uit die lijst heeft eigen regels: facturen correct nummeren gaat over reeksen en gaten. Wil je starten met een document dat alle bovenstaande velden al bevat, gebruik dan een van onze factuursjablonen.

Kleine facturen tot 250 €

Tot 250 € bruto (Kleinbetragsrechnung, §33 UStDV) krimpt de lijst: je naam en adres, de datum, hoeveelheid en omschrijving, het brutobedrag en het btw-tarief — of de vrijstellingsvermelding. Geen klantadres, geen factuurnummer, geen btw-uitsplitsing nodig. Meer over factureren als kleine ondernemer.

Zonder btw: de kleineondernemersregeling (§19 UStG)

Sinds de hervorming van 2025 blijf je Kleinunternehmer zolang de omzet van vorig jaar hoogstens 25.000 € was en die van dit jaar onder 100.000 € blijft. Je rekent geen btw — maar de factuur moet zeggen waarom. Gebruikelijke formulering:

„Steuerbefreiung nach §19 UStG” — btw-vrijgesteld onder de Duitse kleineondernemersregeling.

De e-factuur komt in fasen

Sinds januari 2025 moet elk Duits bedrijf — ook Kleinunternehmer — e-facturen kunnen ontvangen (gestructureerde XML: XRechnung of ZUGFeRD; een kale pdf telt niet). Het versturen wordt stapsgewijs verplicht:

Tot eind 2026: papier en pdf blijven toegestaan in B2B, met instemming van de ontvanger
Vanaf 2027: verplicht versturen boven 800.000 € omzet in het voorgaande jaar
Vanaf 2028: alle binnenlandse B2B-facturen als e-factuur
Blijvend vrijgesteld van versturen: Kleinunternehmer (§34a UStDV), facturen tot 250 € en B2C

Maak je je facturen nog in een spreadsheet? De handelingen en de valkuilen staan in de gids over een factuur maken in Excel.

Oostenrijk staat aan de andere kant van die lijn: daar is geen nationale B2B-verplichting wettelijk geregeld, en de factuurvereisten in Oostenrijk staan op een eigen pagina, net als de verplichte gegevens in Zwitserland, die geen van beide systemen volgen.

Een Duitse factuur aan een klant in Duitsland, vanuit het buitenland

De e-factuurplicht hierboven is een binnenlandse regel. Die geldt alleen als jij en je klant allebei in Duitsland gevestigd zijn (Duits ministerie van Financiën, FAQ over de e-factuur). Zit je bedrijf in Nederland, België of ergens anders buiten Duitsland, dan hoef je een Duitse zakelijke klant geen XRechnung of ZUGFeRD-factuur te sturen. Ook niet in 2027 en 2028.

Gevestigd betekent: zetel, leiding of een vaste inrichting in Duitsland die aan de verkoop meewerkt
Een Duits btw-nummer alleen maakt je niet gevestigd. Het BMF raadt aan dat op de factuur te zetten, zodat je klant weet waarom er geen e-factuur komt
Heb je wel een vaste inrichting in Duitsland die de verkoop doet, dan geldt het schema hierboven voor jou zoals voor elk Duits bedrijf

Met of zonder btw? Dat hangt af van wie je Duitse klant is, niet van de e-factuurregel hierboven. Deze regels komen uit de EU-btw-richtlijn. Ze gelden dus hetzelfde, waar in de EU je bedrijf ook zit.

Een zakelijke klant met een geldig Duits btw-nummer (USt-IdNr.), voor een dienst: zonder btw. De btw is verlegd naar je klant (art. 196 btw-richtlijn). Op de factuur zet je „Btw verlegd” (art. 226)
Goederen die je naar die zakelijke klant stuurt: ook zonder btw. Het is een vrijgestelde intracommunautaire levering (art. 138). De factuur noemt de vrijstelling, en je bewaart bewijs dat de goederen in Duitsland zijn aangekomen
Beide btw-nummers staan op de factuur: dat van jou en dat van je klant (art. 226). Een Duits Steuernummer is niet genoeg
Je geeft elke levering of dienst op in je opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP), met het btw-nummer van je klant en het bedrag
Een particuliere klant in Duitsland: je rekent je eigen btw, zoals in Nederland of België. Voor goederen die je verstuurt geldt dat tot je verkopen aan particulieren in andere EU-landen samen boven 10.000 € per jaar komen. Daarboven reken je Duitse btw en geef je die aan via het éénloketsysteem (OSS)
Controleer het btw-nummer voordat je zonder btw factureert. VIES, de online controle van de Europese Commissie, bevestigt een Duits USt-IdNr. gratis

Een QR-code voor de overschrijving

Veel Duitse bank-apps lezen de QR-code voor overschrijvingen van de European Payments Council. Gescand is de overschrijving ingevuld: IBAN, begunstigde, bedrag en factuurnummer. Verplicht is hij niet, en IBAN en bedrag horen er toch leesbaar op. Factuur met QR-code.

Termijnen, bewaren, valuta, taal

B2B-facturen moeten binnen zes maanden na levering of dienst worden uitgereikt
Bewaar elke factuur 8 jaar — in 2025 verkort van 10 naar 8; boeken en jaarrekeningen blijven 10
Elke valuta mag, maar het btw-bedrag moet ook in euro's vermeld staan
Facturen mogen in het Engels — de Duitse fiscus kan om een vertaling vragen

Vragen over de Duitse regels

Mag ik mijn facturen in het Engels schrijven?

Ja. Engelse facturen worden geaccepteerd; het Finanzamt kan om een Duitse vertaling vragen. De verplichte gegevens wegen veel zwaarder dan de taal.

Moet ik btw rekenen aan een Duitse klant?

Niet aan een bedrijf met een geldig Duits btw-nummer. Bij een dienst is de btw verlegd: „Btw verlegd” op de factuur, en je klant betaalt de Duitse btw (art. 196 btw-richtlijn). Goederen zijn een vrijgestelde intracommunautaire levering. Een particulier betaalt je eigen btw, tot je verstuurde goederen aan particulieren in de EU boven 10.000 € per jaar komen.

Hoe controleer ik een Duits btw-nummer?

In VIES, de gratis online controle van de Europese Commissie: kies DE en vul de negen cijfers na „DE” in. Bewaar de uitkomst bij de factuur. Die laat zien waarom je geen btw rekende.

Wat moet een Kleinunternehmer op de factuur zetten?

Alles uit de §14-lijst behalve de btw-uitsplitsing — plus één zin over de vrijstelling, bijvoorbeeld „Steuerbefreiung nach §19 UStG”. Zonder die zin is de factuur onvolledig.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

8 jaar voor facturen die sinds 2025 zijn uitgereikt of ontvangen; oudere vielen onder de 10-jaarsregel. Het bestand moet ongewijzigd blijven — bij een e-factuur gaat dat om de gestructureerde XML zelf.

Moeten freelancers al e-facturen versturen?

Ontvangen: ja, sinds 2025 — een mailbox die XML-bijlagen aanneemt is genoeg om te beginnen. Versturen: niet vóór 2027/2028 afhankelijk van de omzet, en Kleinunternehmer zijn blijvend vrijgesteld van versturen (§34a UStDV).

Wat gebeurt er als een verplicht veld ontbreekt?

Je klant kan de factuur terugsturen en verliest de btw-aftrek tot ze is hersteld. In de praktijk: de factuur komt terug, je betaling wacht. Volledige velden zijn een cashflow-voordeel.

Deze pagina is oriëntatie en gereedschap, geen belasting- of juridisch advies. In augustus 2026 getoetst aan de gepubliceerde FAQ van het Duitse ministerie van Financiën — vraag bij bijzondere gevallen een Steuerberater.