De verplichte gegevens (§14 UStG)
Een gewone B2B-factuur boven 250 € moet vermelden:
- Volledige naam en adres van jou en je klant
- Je belastingnummer (Steuernummer) of btw-nummer (USt-IdNr.)
- De factuurdatum
- Een doorlopend, uniek factuurnummer
- Hoeveelheid en gangbare omschrijving van de goederen, of aard en omvang van de dienst
- De leverings- of prestatiedatum, als die afwijkt van de factuurdatum
- Het nettobedrag, uitgesplitst per btw-tarief, met afgesproken kortingen
- Het btw-tarief en het btw-bedrag in euro's — of de verwijzing waarom de factuur vrijgesteld is
- In bijzondere gevallen een extra vermelding — bijv. „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” bij de verleggingsregeling
Een ontbrekend veld is geen schoonheidsfoutje: je klant verliest de btw-aftrek tot de factuur is hersteld — de factuur komt terug, en je betaling wacht.
Het doorlopende nummer uit die lijst heeft eigen regels: facturen correct nummeren gaat over reeksen en gaten. Wil je starten met een document dat alle bovenstaande velden al bevat, gebruik dan een van onze factuursjablonen.
Kleine facturen tot 250 €
Tot 250 € bruto (Kleinbetragsrechnung, §33 UStDV) krimpt de lijst: je naam en adres, de datum, hoeveelheid en omschrijving, het brutobedrag en het btw-tarief — of de vrijstellingsvermelding. Geen klantadres, geen factuurnummer, geen btw-uitsplitsing nodig.
Zonder btw: de kleineondernemersregeling (§19 UStG)
Sinds de hervorming van 2025 blijf je Kleinunternehmer zolang de omzet van vorig jaar hoogstens 25.000 € was en die van dit jaar onder 100.000 € blijft. Je rekent geen btw — maar de factuur moet zeggen waarom. Gebruikelijke formulering:
„Steuerbefreiung nach §19 UStG” — btw-vrijgesteld onder de Duitse kleineondernemersregeling.
De e-factuur komt in fasen
Sinds januari 2025 moet elk Duits bedrijf — ook Kleinunternehmer — e-facturen kunnen ontvangen (gestructureerde XML: XRechnung of ZUGFeRD; een kale pdf telt niet). Het versturen wordt stapsgewijs verplicht:
- Tot eind 2026: papier en pdf blijven toegestaan in B2B, met instemming van de ontvanger
- Vanaf 2027: verplicht versturen boven 800.000 € omzet in het voorgaande jaar
- Vanaf 2028: alle binnenlandse B2B-facturen als e-factuur
- Blijvend vrijgesteld van versturen: Kleinunternehmer (§34a UStDV), facturen tot 250 € en B2C
Maak je je facturen nog in een spreadsheet? De handelingen en de valkuilen staan in de gids over een factuur maken in Excel.
Oostenrijk staat aan de andere kant van die lijn: daar is geen nationale B2B-verplichting wettelijk geregeld, en de factuurvereisten in Oostenrijk staan op een eigen pagina, net als de verplichte gegevens in Zwitserland, die geen van beide systemen volgen.
Termijnen, bewaren, valuta, taal
- B2B-facturen moeten binnen zes maanden na levering of dienst worden uitgereikt
- Bewaar elke factuur 8 jaar — in 2025 verkort van 10 naar 8; boeken en jaarrekeningen blijven 10
- Elke valuta mag, maar het btw-bedrag moet ook in euro's vermeld staan
- Facturen mogen in het Engels — de Duitse fiscus kan om een vertaling vragen
Vragen over de Duitse regels
Mag ik mijn facturen in het Engels schrijven?
Ja. Engelse facturen worden geaccepteerd; het Finanzamt kan om een Duitse vertaling vragen. De verplichte gegevens wegen veel zwaarder dan de taal.
Wat moet een Kleinunternehmer op de factuur zetten?
Alles uit de §14-lijst behalve de btw-uitsplitsing — plus één zin over de vrijstelling, bijvoorbeeld „Steuerbefreiung nach §19 UStG”. Zonder die zin is de factuur onvolledig.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
8 jaar voor facturen die sinds 2025 zijn uitgereikt of ontvangen; oudere vielen onder de 10-jaarsregel. Het bestand moet ongewijzigd blijven — bij een e-factuur gaat dat om de gestructureerde XML zelf.
Moeten freelancers al e-facturen versturen?
Ontvangen: ja, sinds 2025 — een mailbox die XML-bijlagen aanneemt is genoeg om te beginnen. Versturen: niet vóór 2027/2028 afhankelijk van de omzet, en Kleinunternehmer zijn blijvend vrijgesteld van versturen (§34a UStDV).
Wat gebeurt er als een verplicht veld ontbreekt?
Je klant kan de factuur terugsturen en verliest de btw-aftrek tot ze is hersteld. In de praktijk: de factuur komt terug, je betaling wacht. Volledige velden zijn een cashflow-voordeel.
Nu meteen een factuur nodig? De gratis factuurgenerator zet deze velden in je browser om in een nette pdf — zonder account, zonder upload. En wordt factureren routine, dan houdt een factuurprogramma met automatische betalingsherinneringen klanten, doorlopende nummering en beleefde herinneringen voor je op orde.
Deze pagina is oriëntatie en gereedschap, geen belasting- of juridisch advies. In augustus 2026 getoetst aan de gepubliceerde FAQ van het Duitse ministerie van Financiën — vraag bij bijzondere gevallen een Steuerberater.