Die Pflichtangaben (§14 UStG)
Eine gewöhnliche B2B-Rechnung über 250 € muss enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deiner Kundschaft
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Das Ausstellungsdatum
- Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
- Der Liefer- oder Leistungszeitpunkt, falls er vom Rechnungsdatum abweicht
- Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt samt vereinbarter Minderungen
- Steuersatz und Steuerbetrag in Euro — oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung
- In Sonderfällen ein zusätzlicher Hinweis — etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ beim Reverse-Charge-Verfahren
Fehlende Angaben sind kein Schönheitsfehler: Deine Kundschaft verliert bis zur Korrektur den Vorsteuerabzug — die Rechnung kommt zurück, und deine Zahlung wartet.
Die fortlaufende Nummer aus dieser Liste hat eigene Regeln — Rechnungsnummern richtig vergeben erklärt Nummernkreise und Lücken. Wenn du mit einem Dokument starten willst, das alle Felder oben schon enthält: nimm eine unserer Rechnungsvorlagen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
Bis 250 € brutto (§33 UStDV) schrumpft die Liste: Dein Name und deine Anschrift, das Datum, Menge und Bezeichnung, der Bruttobetrag und der Steuersatz — oder der Befreiungshinweis. Keine Kundenanschrift, keine Rechnungsnummer, keine Steueraufschlüsselung nötig.
Ohne Umsatzsteuer: die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)
Seit der Reform 2025 bleibst du Kleinunternehmer, solange der Vorjahresumsatz höchstens 25.000 € betrug und der laufende unter 100.000 € bleibt. Du weist keine Umsatzsteuer aus — aber die Rechnung muss sagen, warum. Eine übliche Formulierung:
„Steuerbefreiung nach §19 UStG“
Die E-Rechnung kommt in Stufen
Seit Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen — auch Kleinunternehmer — E-Rechnungen empfangen können (strukturiertes XML: XRechnung oder ZUGFeRD; ein reines PDF zählt nicht). Das Ausstellen wird stufenweise Pflicht:
- Bis Ende 2026: Papier und PDF bleiben im B2B erlaubt, mit Zustimmung des Empfängers
- Ab 2027: Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen
- Ab 2028: alle inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung
- Dauerhaft vom Ausstellen befreit: Kleinunternehmer (§34a UStDV), Rechnungen bis 250 € und B2C
Du schreibst deine Rechnungen noch in einer Tabelle? Die Handgriffe und die Fallstricke stehen im Ratgeber zum Rechnung-in-Excel-Erstellen.
Österreich steht auf der anderen Seite dieser Linie: Dort ist keine nationale B2B-Pflicht gesetzlich verankert, und die Pflichtangaben in Österreich stehen auf einer eigenen Seite, ebenso wie die Pflichtangaben in der Schweiz, die weder der einen noch der anderen Systematik folgen.
Fristen, Aufbewahrung, Währung, Sprache
- B2B-Rechnungen müssen binnen sechs Monaten nach der Leistung gestellt werden
- Rechnungen sind 8 Jahre aufzubewahren — 2025 von 10 Jahren verkürzt; Bücher und Abschlüsse bleiben bei 10
- Jede Währung ist erlaubt, der Steuerbetrag muss aber auch in Euro ausgewiesen sein
- Rechnungen dürfen auf Englisch geschrieben sein — das Finanzamt kann eine Übersetzung verlangen
Fragen zu den deutschen Rechnungsregeln
Darf ich meine Rechnungen auf Englisch schreiben?
Ja. Englische Rechnungen werden akzeptiert; das Finanzamt kann auf Nachfrage eine deutsche Übersetzung verlangen. Wichtiger als die Sprache sind die Pflichtangaben.
Was muss ein Kleinunternehmer auf die Rechnung schreiben?
Alles aus der §14-Liste außer der Steueraufschlüsselung — plus einen Satz zur Befreiung, etwa „Steuerbefreiung nach §19 UStG“. Ohne ihn ist die Rechnung unvollständig.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
8 Jahre für Rechnungen, die seit 2025 ausgestellt oder empfangen wurden; ältere liefen unter der 10-Jahres-Regel. Die Datei muss unverändert bleiben — bei E-Rechnungen heißt das: das strukturierte XML selbst.
Müssen Freiberufler schon E-Rechnungen versenden?
Empfangen: ja, seit 2025 — ein Postfach, das XML-Anhänge annimmt, reicht für den Anfang. Versenden: je nach Umsatz frühestens 2027/2028, und Kleinunternehmer sind dauerhaft vom Versenden befreit (§34a UStDV).
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Deine Kundschaft kann die Rechnung zurückweisen und verliert bis zur Korrektur den Vorsteuerabzug. Praktisch heißt das: Die Rechnung kommt zurück, deine Zahlung wartet. Vollständige Angaben sind ein Liquiditätsvorteil.
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Diese Seite ist Orientierung und Werkzeug, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Geprüft gegen die veröffentlichten FAQ des Bundesfinanzministeriums, Stand August 2026 — im Sonderfall frag deine Steuerberatung.