Pflichtangaben einer Rechnung in Deutschland

Kurz gesagt

Die deutschen Rechnungsregeln sind streng, aber überschaubar. Diese Seite sammelt, was §14 UStG und seine Nebenregeln 2026 tatsächlich verlangen — Pflichtangaben, Kleinunternehmerregelung, E-Rechnungs-Zeitplan und Aufbewahrung.

Geprüft anhand der veröffentlichten Hinweise des Bundesministeriums der Finanzen, Stand August 2026.

Die Pflichtangaben (§14 UStG)

Eine gewöhnliche B2B-Rechnung über 250 € muss enthalten:

Vollständiger Name und Anschrift von dir und deiner Kundschaft
Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
Das Ausstellungsdatum
Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
Der Liefer- oder Leistungszeitpunkt, falls er vom Rechnungsdatum abweicht
Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt samt vereinbarter Minderungen
Steuersatz und Steuerbetrag in Euro — oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung
In Sonderfällen ein zusätzlicher Hinweis — etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ beim Reverse-Charge-Verfahren

Fehlende Angaben sind kein Schönheitsfehler: Deine Kundschaft verliert bis zur Korrektur den Vorsteuerabzug — die Rechnung kommt zurück, und deine Zahlung wartet.

Die fortlaufende Nummer aus dieser Liste hat eigene Regeln — Rechnungsnummern richtig vergeben erklärt Nummernkreise und Lücken. Wenn du mit einem Dokument starten willst, das alle Felder oben schon enthält: nimm eine unserer Rechnungsvorlagen.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 €

Bis 250 € brutto (§33 UStDV) schrumpft die Liste: Dein Name und deine Anschrift, das Datum, Menge und Bezeichnung, der Bruttobetrag und der Steuersatz — oder der Befreiungshinweis. Keine Kundenanschrift, keine Rechnungsnummer, keine Steueraufschlüsselung nötig. Mehr zum Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Ohne Umsatzsteuer: die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)

Seit der Reform 2025 bleibst du Kleinunternehmer, solange der Vorjahresumsatz höchstens 25.000 € betrug und der laufende unter 100.000 € bleibt. Du weist keine Umsatzsteuer aus — aber die Rechnung muss sagen, warum. Eine übliche Formulierung:

„Steuerbefreiung nach §19 UStG“

Die E-Rechnung kommt in Stufen

Seit Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen — auch Kleinunternehmer — E-Rechnungen empfangen können (strukturiertes XML: XRechnung oder ZUGFeRD; ein reines PDF zählt nicht). Das Ausstellen wird stufenweise Pflicht:

Bis Ende 2026: Papier und PDF bleiben im B2B erlaubt, mit Zustimmung des Empfängers
Ab 2027: Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen
Ab 2028: alle inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung
Dauerhaft vom Ausstellen befreit: Kleinunternehmer (§34a UStDV), Rechnungen bis 250 € und B2C

Die Fristen, die Formate und die Ausnahmen im Einzelnen stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht: was ab 2025, 2027 und 2028 gilt.

Spoonbill stellt E-Rechnungen schon heute aus, auch im Free-Tarif: E-Rechnung kostenlos erstellen.

Du schreibst deine Rechnungen noch in einer Tabelle? Die Handgriffe und die Fallstricke stehen im Ratgeber zum Rechnung-in-Excel-Erstellen.

Österreich steht auf der anderen Seite dieser Linie: Dort ist keine nationale B2B-Pflicht gesetzlich verankert, und die Pflichtangaben in Österreich stehen auf einer eigenen Seite, ebenso wie die Pflichtangaben in der Schweiz, die weder der einen noch der anderen Systematik folgen.

Rechnungen an deutsche Kunden aus dem Ausland

Die E-Rechnungspflicht oben gilt nur im Inland. Die Pflicht greift nur, wenn du und deine Kundschaft beide in Deutschland ansässig seid (BMF, FAQ zur E-Rechnung). Sitzt dein Unternehmen in den Niederlanden, in Spanien oder sonst außerhalb Deutschlands, musst du einem deutschen Geschäftskunden keine XRechnung und keine ZUGFeRD-Rechnung schicken — weder 2027 noch 2028.

Ansässig heißt: Sitz, Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland, die am Umsatz beteiligt ist
Eine deutsche USt-IdNr. allein macht dich nicht ansässig. Das BMF empfiehlt, das auf der Rechnung anzugeben, damit deine Kundschaft weiß, warum keine E-Rechnung kommt
Hast du eine Betriebsstätte in Deutschland, die den Umsatz ausführt, gilt der Zeitplan oben für dich wie für jedes deutsche Unternehmen

Mit oder ohne Umsatzsteuer? Das hängt davon ab, wer deine deutsche Kundschaft ist, nicht von der E-Rechnungspflicht oben. Die Regeln stammen aus der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (MwStSystRL). Darum gelten sie gleich, egal wo in der EU dein Unternehmen sitzt.

Ein Unternehmen mit gültiger deutscher USt-IdNr., für eine Dienstleistung: ohne Umsatzsteuer. Die deutsche Steuer schuldet deine Kundschaft selbst (Art. 196 MwStSystRL). Auf die Rechnung gehört der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Art. 226)
Waren, die du an dieses Unternehmen schickst: ebenfalls ohne Umsatzsteuer. Es ist eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (Art. 138). Die Rechnung nennt die Befreiung, und du bewahrst einen Nachweis auf, dass die Ware in Deutschland angekommen ist
Beide USt-IdNr. gehören auf die Rechnung: deine und die deiner Kundschaft (Art. 226). Eine Steuernummer reicht nicht
Jeden dieser Umsätze meldest du in der Zusammenfassenden Meldung deines eigenen Landes, mit der USt-IdNr. der Kundschaft und dem Betrag
Eine Privatperson in Deutschland: Du berechnest die Umsatzsteuer deines eigenen Landes, wie im Inland. Für Waren im Versand gilt das, bis deine Verkäufe an Privatpersonen in anderen EU-Ländern zusammen 10.000 € im Jahr übersteigen. Darüber berechnest du deutsche Umsatzsteuer und meldest sie über den One-Stop-Shop (OSS)
Prüfe die USt-IdNr., bevor du ohne Steuer abrechnest. VIES, die Online-Abfrage der Europäischen Kommission, bestätigt eine deutsche USt-IdNr. kostenlos

Schreibst du selbst aus Deutschland an Kundschaft im Ausland, steht alles dazu im Ratgeber Rechnung ins Ausland: mit oder ohne MwSt..

QR-Code für die Überweisung

Viele deutsche Banking-Apps lesen den QR-Code für Überweisungen nach dem Standard des European Payments Council. Gescannt, ist die Überweisung ausgefüllt: IBAN, Empfänger, Betrag und Rechnungsnummer. Vorgeschrieben ist er nicht, und IBAN und Betrag gehören trotzdem lesbar auf die Rechnung. Rechnung mit QR-Code.

Fristen, Aufbewahrung, Währung, Sprache

B2B-Rechnungen müssen binnen sechs Monaten nach der Leistung gestellt werden
Rechnungen sind 8 Jahre aufzubewahren — 2025 von 10 Jahren verkürzt; Bücher und Abschlüsse bleiben bei 10
Jede Währung ist erlaubt, der Steuerbetrag muss aber auch in Euro ausgewiesen sein
Rechnungen dürfen auf Englisch geschrieben sein — das Finanzamt kann eine Übersetzung verlangen

Fragen zu den deutschen Rechnungsregeln

Darf ich meine Rechnungen auf Englisch schreiben?

Ja. Englische Rechnungen werden akzeptiert; das Finanzamt kann auf Nachfrage eine deutsche Übersetzung verlangen. Wichtiger als die Sprache sind die Pflichtangaben.

Muss ich einer deutschen Kundschaft Umsatzsteuer berechnen?

Nicht einem Unternehmen mit gültiger deutscher USt-IdNr. Bei einer Dienstleistung schuldet es die deutsche Steuer selbst, und auf der Rechnung steht „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Art. 196 MwStSystRL). Waren sind eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Eine Privatperson zahlt die Umsatzsteuer deines Landes, bis deine Warenverkäufe an Privatpersonen in der EU 10.000 € im Jahr übersteigen.

Wie prüfe ich eine deutsche USt-IdNr.?

In VIES, der kostenlosen Online-Abfrage der Europäischen Kommission: DE wählen und die neun Ziffern nach „DE“ eingeben. Bewahr das Ergebnis bei der Rechnung auf. Es zeigt, warum die Steuer fehlt.

Was muss ein Kleinunternehmer auf die Rechnung schreiben?

Alles aus der §14-Liste außer der Steueraufschlüsselung — plus einen Satz zur Befreiung, etwa „Steuerbefreiung nach §19 UStG“. Ohne ihn ist die Rechnung unvollständig.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

8 Jahre für Rechnungen, die seit 2025 ausgestellt oder empfangen wurden; ältere liefen unter der 10-Jahres-Regel. Die Datei muss unverändert bleiben — bei E-Rechnungen heißt das: das strukturierte XML selbst.

Müssen Freiberufler schon E-Rechnungen versenden?

Empfangen: ja, seit 2025 — ein Postfach, das XML-Anhänge annimmt, reicht für den Anfang. Versenden: je nach Umsatz frühestens 2027/2028, und Kleinunternehmer sind dauerhaft vom Versenden befreit (§34a UStDV).

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Deine Kundschaft kann die Rechnung zurückweisen und verliert bis zur Korrektur den Vorsteuerabzug. Praktisch heißt das: Die Rechnung kommt zurück, deine Zahlung wartet. Vollständige Angaben sind ein Liquiditätsvorteil.

Diese Seite ist Orientierung und Werkzeug, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Geprüft gegen die veröffentlichten FAQ des Bundesfinanzministeriums, Stand August 2026 — im Sonderfall frag deine Steuerberatung.