En resumen
Para llevar facturas en Excel, usa una fila por factura con la fecha de entrada, la fecha y el número de factura, el proveedor, la base, el impuesto y el total, el vencimiento y la fecha de pago. Da formato de tabla al rango para poder filtrar. Una fórmula decide si cada factura está pendiente, vencida o pagada. El libro de abajo trae todo eso hecho, para facturas recibidas y emitidas.
Un límite antes de empezar: la hoja es una lista de tus facturas, no una copia. Las facturas en sí se guardan sin cambios durante años. Primero van las columnas, luego las fórmulas, luego las reglas que la lista no cumple por ti.
Qué columnas necesita un libro de facturas
Descarga el libro gratis: libro de facturas (.xlsx) Dos hojas, facturas recibidas y facturas emitidas, con las fórmulas de estado y de totales ya puestas. Funciona en Excel, LibreOffice y Numbers.
Diez columnas cubren casi todos los casos. Cada una responde a una pregunta que te harán tu gestor, un proveedor o Hacienda.
- N.º Tu propio número correlativo: 1, 2, 3. Muestra de un vistazo si falta una entrada.
- Fecha de entrada El día en que la factura llegó a ti. El plazo de pago suele contar desde aquí, y los recargos por demora se discuten con esta fecha.
- Fecha de factura y número de factura Los dos, tal como figuran en la factura. Juntos la identifican, y son lo que citas cuando la reclamas.
- Proveedor El nombre legal de la factura, escrito igual cada vez. Si no, el filtro por proveedor deja de funcionar.
- Base, impuesto y total Copia la base y el impuesto de la factura. Deja que la hoja los sume en el total: un error de tecleo se ve como un total que no coincide con el papel.
- Vencimiento El día en que el dinero tiene que llegar. Es la columna que lee el control de facturas vencidas.
- Pagada el Vacía hasta que pagas. Rellenarla es lo único que marca una factura como pagada.
- Estado Una fórmula, no algo que tecleas. Los estados tecleados se desfasan; una fórmula no se olvida de cambiar.
Una columna de nota al final vale la pena para lo que nadie recuerda después: la rectificativa que llegó más tarde, o el motivo de un pago menor.
Cómo montar el libro en Excel, paso a paso
Unos diez minutos, una sola vez. O ve a la descarga de arriba, que ya tiene estos pasos hechos.
- Escribe los encabezados en la fila 1. Una columna por cada campo de la lista de arriba, en ese orden.
- Convierte el rango en tabla. Haz clic en un encabezado y pulsa Ctrl+T (Cmd+T en Mac). Marca La tabla tiene encabezados. Cada fila nueva copia sola las fórmulas y el formato, y cada encabezado recibe un botón de filtro.
- Suma el total. En la primera celda de total: =F2+G2, donde F es la base y G el impuesto. La tabla lo rellena hacia abajo.
- Deja que una fórmula ponga el estado. En la primera celda de estado: =SI(J2<>"";"pagada";SI(I2<HOY();"vencida";"pendiente")), donde J es Pagada el e I es el vencimiento. El orden importa: una factura pagada nunca está vencida.
- Colorea lo que va tarde. Selecciona la columna de estado y elige Inicio → Formato condicional → Resaltar reglas de celdas → Texto que contiene, y escribe vencida. Las filas rojas son las de esta semana.
- Inmoviliza la fila de encabezados. Vista → Inmovilizar paneles → Inmovilizar fila superior. Así los nombres de columna se ven también en la fila 300.
- Filtra en vez de desplazarte. El viernes, filtra el estado por pendiente y ordena por vencimiento. Es la lista de pagos de la semana.
Llevar las facturas que emites
El mismo libro sirve al revés, para las facturas que emites. Las preguntas cambian: qué cliente te debe todavía, y desde cuándo.
Quita la columna de fecha de entrada y cambia el proveedor por el cliente. Deja el vencimiento, la fecha de pago y la fórmula de estado tal cual. La segunda hoja de la descarga es esta versión.
- Escribe la fila al enviar, no al cobrar. Una factura que solo aparece en el libro cuando se cobra es una factura que nadie reclama.
- Revisa las filas pendientes cada semana. Cuanto antes pidas después del vencimiento, más corta es la conversación.
- Mantén los números en una sola serie. Los números de tus facturas emitidas tienen que seguir sin saltos, y el libro es el sitio más fácil para verlo.
Cómo es un número válido y qué hacer con un salto está en numeración de facturas: correlativa, series y errores.
Lo que la hoja de cálculo no hace por ti
El libro es para ti. Las obligaciones están en las facturas, y una lista de Excel no cumple ninguna.
- Guarda cada factura, no solo la lista. En Alemania, las facturas emitidas o recibidas desde 2025 se conservan 8 años. El archivo tiene que quedar sin cambios y localizable, y la prueba es la factura, no la fila que la describe.
- Una hoja de cálculo se cambia sin dejar rastro. Cualquiera puede sobrescribir una celda sin que quede constancia de que fue distinta. Sirve para una lista de trabajo, y por eso no es donde viven tus registros.
- El original de una factura electrónica es el XML. Desde el 1 de enero de 2025, toda empresa alemana tiene que poder recibir facturas electrónicas, archivos estructurados como XRechnung o ZUGFeRD. Guarda el archivo que recibiste. Una impresión o una fila de Excel no es una copia.
Las reglas de la factura alemana, campo a campo, están en la guía de requisitos de factura en Alemania. Para Austria y Suiza, consulta la guía de requisitos de factura en Austria y la guía de la factura en Suiza.
Cuando la hoja de cálculo deja de bastar
Un libro en Excel es una buena forma de empezar. Estas son las señales de que se ha vuelto un segundo trabajo:
- Tecleas la misma factura dos veces: una para enviarla y otra en el libro
- Las filas pendientes están bien el lunes y mal el jueves, porque alguien pagó y nadie actualizó la celda
- Los recordatorios dependen de que te acuerdes de filtrar
- No sabes si el cliente ha abierto siquiera la factura que enviaste
Para las facturas que emites, para eso existe el software de facturación: la factura y el libro son el mismo registro, y no hay nada que copiar.
Preguntas frecuentes
¿Hay una plantilla gratis de libro de facturas para Excel?
Sí, la de esta página: un .xlsx gratis con una hoja de facturas recibidas y otra de facturas emitidas, las fórmulas de estado y de total ya puestas y un filtro en cada columna. Sin registro.
¿Cómo veo las facturas vencidas en Excel?
Da a cada fila un vencimiento y una fórmula de estado que lo compare con HOY(). Luego filtra la columna de estado por vencida, o colorea esas celdas con formato condicional para que destaquen.
¿Puedo llevar facturas recibidas y emitidas en una sola hoja?
Puedes, con una columna de tipo, pero dos hojas se leen mejor. Las preguntas son distintas: en las recibidas es lo que debes, en las emitidas es quién te debe.
¿Basta un libro de facturas en Excel para Hacienda?
El libro es una ayuda, no un registro. Lo que hay que conservar son las facturas, sin cambios y localizables: en Alemania 8 años, y en una factura electrónica eso significa el archivo XML. Una lista en Excel no las sustituye.
Esto es una guía de herramientas, no asesoramiento fiscal. Los plazos de conservación y las reglas de facturación electrónica varían según el país y cambian: consulta las normas vigentes de tu jurisdicción antes de apoyarte en ellas.