In breve
Per tenere traccia delle fatture in Excel, usa una riga per fattura: la data di arrivo, la data e il numero della fattura, il fornitore, imponibile, IVA e totale, la scadenza e la data di pagamento. Formatta l'intervallo come tabella per poter filtrare. Una formula dice poi se ogni fattura è aperta, scaduta o pagata. Il registro qui sotto ha già tutto, per le fatture ricevute e per quelle emesse.
Un limite prima di iniziare: il foglio è un elenco delle tue fatture, non una copia. Le fatture vanno conservate comunque, senza modifiche, per anni. Prima le colonne, poi le formule, poi le regole che un elenco non rispetta al posto tuo.
Quali colonne servono a un registro fatture
Scarica il registro gratuito: registro fatture (.xlsx) Due fogli, fatture ricevute e fatture emesse, con le formule di stato e totali già inserite. Funziona in Excel, LibreOffice e Numbers.
Dieci colonne coprono quasi ogni caso. Ognuna risponde a una domanda che ti farà il commercialista, un fornitore o il fisco.
- N. Il tuo numero progressivo: 1, 2, 3. Mostra a colpo d'occhio se manca una riga.
- Ricevuta il Il giorno in cui la fattura è arrivata a te. I termini di pagamento spesso partono da qui, e sugli interessi di mora si discute su questa data.
- Data fattura e numero fattura Entrambi come stampati sulla fattura. Insieme la identificano, e sono ciò che citi quando la contesti.
- Fornitore La ragione sociale della fattura, scritta sempre uguale, altrimenti il filtro per fornitore smette di funzionare.
- Imponibile, IVA e totale Scrivi imponibile e IVA dalla fattura. Lascia che il foglio li sommi nel totale: un errore di battitura diventa un totale diverso da quello sulla carta.
- Scadenza La data in cui il denaro deve arrivare. È la colonna che legge il controllo delle scadute.
- Pagata il Vuota finché non paghi. Compilarla è l'unico gesto che segna una fattura come pagata.
- Stato Una formula, da non digitare. Gli stati scritti a mano si sfasano; una formula non dimentica di cambiare.
Una colonna Nota in fondo vale la pena per ciò che nessuno ricorda dopo: la nota di credito arrivata più tardi, o il motivo per cui hai pagato meno.
Come costruire il registro in Excel, passo dopo passo
Circa dieci minuti, una volta sola. Oppure vai al download qui sopra: sono questi passaggi già fatti.
- Scrivi le intestazioni nella riga 1. Una colonna per ogni campo dell'elenco sopra, in quell'ordine.
- Trasforma l'intervallo in tabella. Clicca su un'intestazione e premi Ctrl+T (Cmd+T su Mac), poi spunta «La tabella ha intestazioni». Ogni nuova riga copia da sola formule e formattazione, e ogni intestazione ha il pulsante del filtro.
- Somma il totale. Nella prima cella del totale: =F2+G2, dove F è l'imponibile e G l'IVA. La tabella la compila fino in fondo.
- Lascia che una formula imposti lo stato. Nella prima cella dello stato: =SE(J2<>"";"pagata";SE(I2<OGGI();"scaduta";"aperta")), dove J è Pagata il e I è la scadenza. L'ordine conta: una fattura pagata non è mai scaduta.
- Colora ciò che è in ritardo. Seleziona la colonna dello stato, poi Home → Formattazione condizionale → Regole evidenziazione celle → Testo contenente, e scrivi scaduta. Le righe rosse sono quelle da gestire questa settimana.
- Blocca la riga delle intestazioni. Visualizza → Blocca riquadri → Blocca riga superiore, così i nomi delle colonne restano visibili alla riga 300.
- Filtra invece di scorrere. Il venerdì, filtra lo stato su aperta e ordina per scadenza. Hai il giro dei pagamenti della settimana in un elenco.
Tenere traccia delle fatture che emetti
Lo stesso registro funziona al contrario, per le fatture che emetti. Le domande cambiano: quale cliente ti deve ancora dei soldi, e da quando.
Togli la colonna Ricevuta il e al posto del fornitore metti il cliente. Lascia la scadenza, la data di pagamento e la formula dello stato esattamente come sono. Il secondo foglio del download è questa versione.
- Scrivi la riga quando invii, non quando incassi. Una fattura che entra nel registro solo dopo il pagamento è una fattura che nessuno sollecita.
- Controlla le righe aperte ogni settimana. Prima chiedi dopo la scadenza, più breve è la conversazione.
- Tieni i numeri in un'unica sequenza. I numeri delle fatture emesse devono susseguirsi senza buchi, e il registro è il posto più facile per vederlo.
Come deve essere un numero valido e cosa fare con un buco nella sequenza lo trovi qui: numerazione fatture: le regole, il formato e gli errori.
Ciò che il foglio non fa per te
Il registro è per te. Gli obblighi stanno sulle fatture stesse, e un elenco in Excel non ne soddisfa nessuno.
- Conserva ogni fattura, non solo l'elenco. In Germania le fatture emesse o ricevute dal 2025 si conservano per 8 anni. Il file deve restare invariato e rintracciabile, e la prova è la fattura, non la riga che la descrive.
- Un foglio di calcolo si cambia senza lasciare traccia. Chiunque può sovrascrivere una cella senza che resti un segno che fosse diversa. Va bene per un elenco di lavoro, ed è il motivo per cui non è lì che stanno i tuoi documenti.
- L'originale di una fattura elettronica è l'XML. Dal 1 gennaio 2025 ogni impresa tedesca deve poter ricevere fatture elettroniche, file strutturati come XRechnung o ZUGFeRD. Conserva il file che hai ricevuto. Una stampa o una riga in Excel non ne è una copia.
Le regole per le fatture tedesche, campo per campo, sono qui: guida ai requisiti di fattura in Germania. Per Austria e Svizzera c'è la guida ai requisiti di fattura in Austria e la guida alla fattura in Svizzera.
Quando il foglio di calcolo non basta più
Un registro in Excel è un buon modo per iniziare. Questi sono i segni che è diventato un secondo lavoro:
- Scrivi la stessa fattura due volte: una per inviarla, una nel registro
- Le righe aperte vanno bene il lunedì e sono sbagliate il giovedì, perché qualcuno ha pagato e nessuno ha aggiornato la cella
- I solleciti dipendono dal fatto che ti ricordi di filtrare
- Non sai dire se un cliente ha almeno aperto la fattura che hai inviato
Per le fatture che emetti, a questo servono i programmi di fatturazione: fattura e registro sono lo stesso record, quindi non c'è nulla da ricopiare.
Domande frequenti
Esiste un modello gratuito di registro fatture per Excel?
Sì, quello in questa pagina: un .xlsx gratuito con un foglio per le fatture ricevute e uno per quelle emesse, le formule di stato e totale già inserite e un filtro su ogni colonna. Senza registrazione.
Come vedo le fatture scadute in Excel?
Dai a ogni riga una scadenza e una formula di stato che la confronta con OGGI(). Poi filtra la colonna dello stato su scaduta, oppure colora quelle celle con la formattazione condizionale perché risaltino.
Posso tenere fatture ricevute e emesse in un solo foglio?
Puoi, con una colonna del tipo, ma due fogli si leggono meglio. Le domande sono diverse: per le ricevute è cosa devi pagare, per le emesse è chi ti deve dei soldi.
Un registro fatture in Excel basta per il fisco?
Il registro è un aiuto, non un documento. Vanno conservate le fatture stesse, senza modifiche e rintracciabili: in Germania per 8 anni, e per una fattura elettronica significa il file XML. Un elenco in Excel non le sostituisce.
Questa è una guida agli strumenti, non una consulenza fiscale. I periodi di conservazione e le regole sulla fatturazione elettronica cambiano da paese a paese e nel tempo: controlla le regole in vigore nel tuo paese prima di farci affidamento.