Kort gezegd
Om facturen bij te houden in Excel gebruik je één rij per factuur: de datum van ontvangst, de factuurdatum en het factuurnummer, de leverancier, netto, btw en bruto, de vervaldatum en de datum van betaling. Zet het bereik om in een tabel, zodat je kunt filteren. Eén formule laat dan per factuur zien of die open, te laat of betaald is. Het overzicht hieronder heeft dat al, voor inkomende en uitgaande facturen.
Eén eerlijke grens vooraf: het werkblad is een lijst van je facturen, geen kopie ervan. De facturen zelf moet je nog steeds bewaren, ongewijzigd, jarenlang. Eerst de kolommen, dan de formules, dan de regels die een lijst niet voor je kan nakomen.
Welke kolommen een factuuroverzicht nodig heeft
Download het gratis overzicht: factuuroverzicht (.xlsx) Twee werkbladen, inkomende en uitgaande facturen, met de formules voor status en totalen al ingevuld. Werkt in Excel, LibreOffice en Numbers.
Tien kolommen dekken bijna elk geval. Elke kolom beantwoordt een vraag die je boekhouder, een leverancier of de Belastingdienst stelt.
- Nr. Je eigen doorlopende nummer: 1, 2, 3. Je ziet in één blik of er een regel ontbreekt.
- Ontvangen op De dag waarop de factuur bij je aankwam. Betaaltermijnen lopen vaak vanaf hier, en over late betaling wordt hierover gediscussieerd.
- Factuurdatum en factuurnummer Allebei zoals op de factuur staat. Samen identificeren ze de factuur, en je noemt ze als je erover belt.
- Leverancier De officiële naam op de factuur, elke keer hetzelfde gespeld, anders werkt filteren op leverancier niet meer.
- Netto, btw en bruto Typ netto en btw over van de factuur. Laat het werkblad ze optellen tot bruto: een tikfout valt dan op als een totaal dat niet klopt met het papier.
- Vervaldatum De datum waarop het geld binnen moet zijn. Deze kolom leest de controle op te late facturen.
- Betaald op Leeg tot je betaalt. Invullen is het enige wat een factuur als betaald markeert.
- Status Een formule, niet iets om te typen. Getypte statussen lopen achter; een formule vergeet niet om te wisselen.
Een kolom Notitie aan het eind is de moeite waard voor het ene wat niemand later nog weet: de creditnota die erna kwam, of de reden dat je minder betaalde.
Het overzicht bouwen in Excel, stap voor stap
Ongeveer tien minuten, één keer. Of ga naar de download hierboven: dat zijn deze stappen, al gedaan.
- Typ de kopteksten in rij 1. Eén kolom per veld uit de lijst hierboven, in die volgorde.
- Zet het bereik om in een tabel. Klik op een koptekst en druk op Ctrl+T (Cmd+T op een Mac), vink dan ‘Mijn tabel heeft kopteksten’ aan. Elke nieuwe rij neemt de formules en de opmaak zelf over, en elke koptekst krijgt een filterknop.
- Tel het bruto bedrag op. In de eerste cel van bruto: =F2+G2, waar F netto is en G btw. De tabel vult het naar beneden in.
- Laat een formule de status bepalen. In de eerste cel van status: =ALS(J2<>"";"betaald";ALS(I2<VANDAAG();"te laat";"open")), waar J betaald op is en I de vervaldatum. De volgorde telt: een betaalde factuur is nooit te laat.
- Kleur wat te laat is. Selecteer de statuskolom, kies dan Start → Voorwaardelijke opmaak → Regels voor markeren van cellen → Tekst die bevat, en typ te laat. Rode rijen zijn die van deze week.
- Blokkeer de koptekstrij. Beeld → Deelvensters blokkeren → Bovenste rij blokkeren, zodat de kolomnamen zichtbaar blijven op rij 300.
- Filter in plaats van scrollen. Filter op vrijdag de status op open en sorteer op vervaldatum. Dat is de betaalronde van de week in één lijst.
De facturen bijhouden die je verstuurt
Hetzelfde overzicht werkt andersom, voor facturen die je zelf uitgeeft. De vragen zijn anders: welke klant je nog geld schuldig is, en sinds wanneer.
Laat de kolom Ontvangen op weg en zet de klant in plaats van de leverancier. Laat de vervaldatum, de betaaldatum en de statusformule precies zoals ze zijn. Het tweede werkblad van de download is deze versie.
- Schrijf de rij bij het versturen, niet bij de betaling. Een factuur die pas in het overzicht komt als hij betaald is, is een factuur die niemand opvolgt.
- Bekijk de open rijen elke week. Hoe sneller na de vervaldatum je het vraagt, hoe korter het gesprek.
- Houd de nummers in één reeks. Je uitgaande factuurnummers moeten zonder gaten doorlopen, en het overzicht is de makkelijkste plek om dat te zien.
Hoe een geldig nummer eruitziet en wat je met een gat doet, staat in factuurnummer: de regels, de opbouw en de fouten.
Wat het werkblad niet voor je doet
Het overzicht is voor jou. De verplichtingen zitten op de facturen zelf, en een lijst in Excel voldoet aan geen enkele.
- Bewaar elke factuur, niet alleen de lijst. In Duitsland worden facturen die sinds 2025 zijn uitgegeven of ontvangen 8 jaar bewaard. Het bestand moet ongewijzigd en vindbaar blijven, en de factuur is het bewijs, niet de rij die haar beschrijft.
- Een werkblad kan zonder spoor veranderen. Iedereen kan een cel overschrijven zonder dat te zien is dat hij ooit anders was. Dat is prima voor een werklijst en de reden dat je administratie daar niet staat.
- Het origineel van een e-factuur is de XML. Sinds 1 januari 2025 moet elk Duits bedrijf e-facturen kunnen ontvangen, gestructureerde bestanden zoals XRechnung of ZUGFeRD. Bewaar het bestand dat je kreeg. Een afdruk of een rij in Excel is daar geen kopie van.
De regels voor Duitse facturen, veld voor veld, staan in de gids over factuurvereisten in Duitsland. Voor Oostenrijk en Zwitserland zijn er de gids over factuurvereisten in Oostenrijk en de gids over de factuur in Zwitserland.
Wanneer het werkblad niet meer genoeg is
Een overzicht in Excel is een goede start. Dit zijn de tekenen dat het een tweede baan is geworden:
- Je typt dezelfde factuur twee keer: een keer om hem te versturen, een keer in het overzicht
- De open rijen kloppen op maandag en zijn fout op donderdag, omdat iemand betaalde en niemand de cel aanpaste
- Herinneringen hangen ervan af of jij eraan denkt te filteren
- Je kunt niet zeggen of een klant de verstuurde factuur wel heeft geopend
Voor facturen die je verstuurt is daar factuursoftware voor: de factuur en het overzicht zijn dezelfde registratie, dus er valt niets over te typen.
Veelgestelde vragen
Is er een gratis sjabloon voor een factuuroverzicht in Excel?
Ja, die op deze pagina: een gratis .xlsx met een werkblad voor inkomende en een voor uitgaande facturen, de formules voor status en bruto ingevuld en een filter op elke kolom. Zonder aanmelding.
Hoe zie ik te late facturen in Excel?
Geef elke rij een vervaldatum en een statusformule die die vergelijkt met VANDAAG(). Filter daarna de statuskolom op te laat, of kleur die cellen met voorwaardelijke opmaak zodat ze opvallen.
Kan ik inkomende en uitgaande facturen in één werkblad bewaren?
Dat kan, met een kolom voor het type, maar twee werkbladen lezen makkelijker. De vragen verschillen: bij inkomende facturen is het wat je schuldig bent, bij uitgaande wie jou geld schuldig is.
Is een factuuroverzicht in Excel genoeg voor de Belastingdienst?
Het overzicht is een hulpmiddel, geen administratie. Wat bewaard moet worden zijn de facturen zelf, ongewijzigd en vindbaar: in Duitsland 8 jaar, en bij een e-factuur is dat het XML-bestand. Een lijst in Excel vervangt ze niet.
Dit is uitleg over hulpmiddelen, geen belastingadvies. Bewaartermijnen en regels voor e-facturatie verschillen per land en veranderen: controleer de geldende regels voor jouw land voordat je erop vertrouwt.