Comment suivre ses factures sur Excel

Quelles colonnes pour un registre de factures

Téléchargez le classeur gratuit : registre de factures (.xlsx) Deux feuilles, factures reçues et factures émises, avec les formules de statut et de totaux déjà en place. Il fonctionne dans Excel, LibreOffice et Numbers.

Dix colonnes couvrent presque tous les cas. Chacune répond à une question que vous posera votre comptable, un fournisseur ou le fisc.

• N° Votre propre numéro d'ordre : 1, 2, 3. Il montre d'un coup d'œil si une ligne manque.
• Reçue le Le jour où la facture vous est parvenue. Le délai de paiement court souvent d'ici, et les pénalités de retard se discutent sur cette date.
• Date de facture et numéro de facture Les deux, tels qu'imprimés sur la facture. Ensemble, ils l'identifient, et vous les citez quand vous la contestez.
• Fournisseur La raison sociale de la facture, écrite de la même façon à chaque fois. Sinon le filtre par fournisseur ne marche plus.
• HT, TVA et TTC Tapez le HT et la TVA d'après la facture. Laissez la feuille les additionner en TTC : une faute de frappe se voit, car le total ne correspond plus au papier.
• Échéance La date à laquelle l'argent doit arriver. C'est la colonne que lit le contrôle des retards.
• Payée le Vide tant que vous n'avez pas payé. La remplir est la seule chose qui marque une facture comme payée.
• Statut Une formule, pas une saisie. Un statut tapé finit par dériver ; une formule n'oublie jamais de changer.

Une colonne Note à la fin vaut la peine pour ce que personne ne retient ensuite : l'avoir arrivé plus tard, ou la raison d'un paiement réduit.

Construire le registre sur Excel, pas à pas

Une dizaine de minutes, une seule fois. Ou passez au téléchargement ci-dessus, qui a déjà ces étapes faites.

1. Tapez les en-têtes en ligne 1. Une colonne par champ de la liste ci-dessus, dans cet ordre.
2. Transformez la plage en tableau. Cliquez sur un en-tête et appuyez sur Ctrl+T (Cmd+T sur Mac), puis cochez Mon tableau comporte des en-têtes. Chaque nouvelle ligne recopie seule les formules et la mise en forme, et chaque en-tête reçoit un bouton de filtre.
3. Additionnez le TTC. Dans la première cellule TTC : =F2+G2, où F est le HT et G la TVA. Le tableau la recopie vers le bas.
4. Laissez une formule donner le statut. Dans la première cellule Statut : =SI(J2<>"";"payée";SI(I2<AUJOURDHUI();"en retard";"à payer")), où J est Payée le et I l'échéance. L'ordre compte : une facture payée n'est jamais en retard.
5. Colorez ce qui est en retard. Sélectionnez la colonne Statut, puis Accueil → Mise en forme conditionnelle → Règles de mise en surbrillance des cellules → Texte contenant, et tapez en retard. Les lignes rouges sont celles de la semaine.
6. Figez la ligne d'en-têtes. Affichage → Figer les volets → Figer la ligne supérieure. Les noms de colonnes restent visibles à la ligne 300.
7. Filtrez au lieu de faire défiler. Le vendredi, filtrez le statut sur à payer et triez par échéance. C'est la liste des paiements de la semaine.

Suivre les factures que vous émettez

Le même registre marche dans l'autre sens, pour les factures que vous émettez. Les questions changent : quel client vous doit encore de l'argent, et depuis quand.

Retirez la colonne Reçue le et remplacez le fournisseur par le client. Gardez l'échéance, la date de paiement et la formule de statut telles quelles. La deuxième feuille du téléchargement est cette version.

• Écrivez la ligne à l'envoi, pas au paiement. Une facture qui n'entre dans le registre qu'une fois payée est une facture que personne ne relance.
• Contrôlez les lignes à payer chaque semaine. Plus vous relancez tôt après l'échéance, plus l'échange est court.
• Gardez les numéros dans une seule suite. Vos numéros de factures émises doivent se suivre sans trou, et le registre est l'endroit le plus simple pour le voir.

À quoi ressemble un numéro valable, et que faire d'un trou, c'est dans numéro de facture : les règles, le format et les erreurs.

Ce que le tableur ne fait pas pour vous

Le registre est pour vous. Les obligations portent sur les factures elles-mêmes, et une liste Excel n'en remplit aucune.

• Conservez chaque facture, pas seulement la liste. En Allemagne, les factures émises ou reçues depuis 2025 se conservent 8 ans. Le fichier doit rester inchangé et retrouvable, et la preuve est la facture, pas la ligne qui la décrit.
• Un tableur se modifie sans laisser de trace. Chacun peut écraser une cellule sans qu'il reste trace qu'elle était différente. C'est acceptable pour une liste de travail, et c'est pourquoi vos archives n'y vivent pas.
• L'original d'une facture électronique est le XML. Depuis le 1er janvier 2025, toute entreprise allemande doit pouvoir recevoir des factures électroniques, des fichiers structurés comme XRechnung ou ZUGFeRD. Conservez le fichier reçu. Une impression ou une ligne Excel n'en est pas une copie.

Les règles des factures allemandes, champ par champ, sont dans le guide des mentions obligatoires en Allemagne. Pour l'Autriche et la Suisse, voyez le guide des mentions obligatoires en Autriche et le guide de la facture en Suisse.

Quand le tableur ne suffit plus

Un registre sur Excel est une bonne façon de commencer. Voici les signes qu'il est devenu un deuxième travail :

• Vous tapez la même facture deux fois : une pour l'envoyer, une dans le registre
• Les lignes à payer sont justes le lundi et fausses le jeudi, parce que quelqu'un a payé et personne n'a mis la cellule à jour
• Les relances dépendent de votre mémoire pour filtrer
• Vous ne savez pas si le client a seulement ouvert la facture envoyée

Pour les factures que vous émettez, c'est à cela que sert un logiciel de facturation : la facture et le registre sont le même enregistrement, donc rien à recopier.

Questions fréquentes