W skrócie
Aby prowadzić ewidencję faktur w Excelu, zakładaj jeden wiersz na fakturę: datę wpływu, datę i numer faktury, dostawcę, kwoty netto, podatek i brutto, termin płatności oraz datę zapłaty. Sformatuj zakres jako tabelę, żeby móc filtrować. Jedna formuła pokaże potem, czy faktura jest otwarta, po terminie czy zapłacona. Ewidencja poniżej ma to wszystko gotowe, dla faktur otrzymanych i wystawionych.
Jedno ograniczenie na start: arkusz to lista twoich faktur, nie ich kopia. Same faktury nadal trzeba przechowywać, bez zmian, przez lata. Najpierw kolumny, potem formuły, potem zasady, których lista nie spełni za ciebie.
Jakich kolumn potrzebuje ewidencja faktur
Pobierz darmową ewidencję: ewidencja faktur (.xlsx) Dwa arkusze, faktury otrzymane i wystawione, z gotowymi formułami statusu i sum. Działa w Excelu, LibreOffice i Numbers.
Dziesięć kolumn pokrywa prawie każdy przypadek. Każda odpowiada na pytanie, które zada księgowa, dostawca albo urząd skarbowy.
- Lp. Twój własny numer porządkowy: 1, 2, 3. Od razu widać, czy brakuje wpisu.
- Data wpływu Dzień, w którym faktura do ciebie dotarła. Terminy płatności często liczą się od tej daty, i o nią toczą się spory o odsetki.
- Data faktury i numer faktury Oba tak, jak są wydrukowane na fakturze. Razem ją identyfikują i to je podajesz, gdy o nią pytasz.
- Dostawca Pełna nazwa z faktury, zapisywana za każdym razem tak samo, inaczej filtr po dostawcy przestaje działać.
- Netto, podatek i brutto Netto i podatek przepisz z faktury. Brutto niech policzy arkusz: literówka objawi się sumą, która nie zgadza się z papierem.
- Termin płatności Dzień, do którego pieniądze muszą wpłynąć. Tę kolumnę czyta kontrola przeterminowanych.
- Zapłacono Puste, dopóki nie zapłacisz. Wpisanie daty to jedyne, co oznacza fakturę jako zapłaconą.
- Status Formuła, nie coś do wpisywania. Wpisane statusy się rozjeżdżają; formuła nie zapomni się zmienić.
Kolumna Uwagi na końcu się przydaje na to jedno, czego nikt potem nie pamięta: korektę, która przyszła później, albo powód, dla którego zapłaciłeś mniej.
Jak zbudować ewidencję w Excelu, krok po kroku
Około dziesięciu minut, raz. Albo przejdź do pliku powyżej: to te same kroki, już zrobione.
- Wpisz nagłówki w wierszu 1. Jedna kolumna na każde pole z listy powyżej, w tej kolejności.
- Zamień zakres w tabelę. Kliknij dowolny nagłówek i naciśnij Ctrl+T (Cmd+T na Macu), potem zaznacz „Moja tabela ma nagłówki”. Każdy nowy wiersz sam kopiuje formuły i formatowanie, a każdy nagłówek dostaje przycisk filtra.
- Policz kwotę brutto. W pierwszej komórce brutto: =F2+G2, gdzie F to netto, a G to podatek. Tabela wypełni ją w dół.
- Niech formuła ustawia status. W pierwszej komórce statusu: =JEŻELI(J2<>"";"zapłacona";JEŻELI(I2<DZIŚ();"po terminie";"otwarta")), gdzie J to data zapłaty, a I to termin płatności. Kolejność ma znaczenie: zapłacona faktura nigdy nie jest po terminie.
- Pokoloruj zaległe. Zaznacz kolumnę statusu, potem Narzędzia główne → Formatowanie warunkowe → Reguły wyróżniania komórek → Tekst zawierający i wpisz po terminie. Czerwone wiersze to te na ten tydzień.
- Zablokuj wiersz nagłówka. Widok → Zablokuj okienka → Zablokuj górny wiersz, żeby nazwy kolumn były widoczne w wierszu 300.
- Filtruj zamiast przewijać. W piątek przefiltruj status na otwarta i posortuj po terminie płatności. To przelewy tygodnia w jednej liście.
Ewidencja faktur, które wystawiasz
Ta sama ewidencja działa w drugą stronę, dla faktur, które wystawiasz. Pytania są inne: który klient jeszcze ci nie zapłacił i od kiedy.
Usuń kolumnę Data wpływu, a dostawcę zastąp klientem. Termin płatności, datę zapłaty i formułę statusu zostaw dokładnie tak, jak są. Drugi arkusz pliku do pobrania to ta wersja.
- Wpisz wiersz przy wysłaniu, nie przy zapłacie. Faktura, która trafia do ewidencji dopiero po zapłacie, to faktura, której nikt nie ściąga.
- Sprawdzaj otwarte wiersze co tydzień. Im szybciej po terminie zapytasz, tym krótsza rozmowa.
- Trzymaj numery w jednym ciągu. Numery wystawianych faktur muszą iść bez luk, a ewidencja to najłatwiejsze miejsce, żeby to zobaczyć.
Jak wygląda poprawny numer i co zrobić z luką, opisuje numeracja faktur: zasady, format i najczęstsze błędy.
Czego arkusz nie robi za ciebie
Ewidencja jest dla ciebie. Obowiązki dotyczą samych faktur, a lista w Excelu nie spełnia żadnego z nich.
- Przechowuj każdą fakturę, nie tylko listę. W Niemczech faktury wystawione lub otrzymane od 2025 roku przechowuje się 8 lat. Plik musi pozostać niezmieniony i dostępny, a dowodem jest faktura, nie wiersz, który ją opisuje.
- Arkusz można zmienić bez śladu. Każdy może nadpisać komórkę i nie zostanie żaden zapis, że kiedyś było inaczej. Dla listy roboczej to w porządku i dlatego nie tam leżą twoje dokumenty.
- Oryginałem e-faktury jest XML. Od 1 stycznia 2025 każda niemiecka firma musi umieć odbierać e-faktury, czyli pliki ze strukturą, takie jak XRechnung lub ZUGFeRD. Zachowaj plik, który dostałeś. Wydruk ani wiersz w Excelu nie jest jego kopią.
Zasady dla niemieckich faktur, pole po polu, opisuje poradnik o wymogach faktury w Niemczech. Dla Austrii i Szwajcarii jest poradnik o wymogach faktury w Austrii oraz przewodnik po fakturze w Szwajcarii.
Kiedy arkusz przestaje wystarczać
Ewidencja w Excelu to dobry start. Oto znaki, że stała się drugą pracą:
- Wpisujesz tę samą fakturę dwa razy: raz, żeby ją wysłać, raz do ewidencji
- Otwarte wiersze zgadzają się w poniedziałek, a w czwartek już nie, bo ktoś zapłacił i nikt nie poprawił komórki
- Przypomnienia zależą od tego, czy pamiętasz o filtrowaniu
- Nie umiesz powiedzieć, czy klient w ogóle otworzył wysłaną fakturę
Dla faktur, które wystawiasz, do tego służy program do fakturowania: faktura i ewidencja to ten sam zapis, więc nie ma czego przepisywać.
Najczęstsze pytania
Czy jest darmowy szablon ewidencji faktur w Excelu?
Tak, ten na tej stronie: darmowy plik .xlsx z arkuszem faktur otrzymanych i wystawionych, gotowymi formułami statusu i brutto oraz filtrem na każdej kolumnie. Bez rejestracji.
Jak zobaczyć faktury po terminie w Excelu?
Dodaj każdemu wierszowi termin płatności i formułę statusu, która porównuje go z DZIŚ(). Potem przefiltruj kolumnę statusu na po terminie albo zaznacz te komórki formatowaniem warunkowym, żeby rzucały się w oczy.
Czy faktury otrzymane i wystawione mogą być w jednym arkuszu?
Mogą, z kolumną typu, ale dwa arkusze czyta się łatwiej. Pytania są inne: przy otrzymanych chodzi o to, co musisz zapłacić, przy wystawionych o to, kto ma zapłacić tobie.
Czy ewidencja faktur w Excelu wystarczy dla urzędu skarbowego?
Ewidencja to pomoc, nie dokumentacja. Przechowywać trzeba same faktury, bez zmian i dostępne: w Niemczech przez 8 lat, a przy e-fakturze oznacza to plik XML. Lista w Excelu ich nie zastępuje.
To wskazówki dotyczące narzędzi, nie porada podatkowa. Okresy przechowywania i zasady e-fakturowania różnią się między krajami i się zmieniają: sprawdź aktualne zasady dla swojego kraju, zanim na nich polegasz.