Kurz gesagt
Für ein Rechnungseingangsbuch in Excel legst du pro Rechnung eine Zeile an: Eingangsdatum, Rechnungsdatum und -nummer, Lieferant, Netto, Steuer und Brutto, Fälligkeit und das Datum der Zahlung. Formatiere den Bereich als Tabelle, damit du filtern kannst. Eine Formel zeigt dann für jede Rechnung, ob sie offen, überfällig oder bezahlt ist. Die Vorlage unten hat das alles schon, für Eingangs- und für Ausgangsrechnungen.
Eine ehrliche Grenze vorweg: Die Tabelle ist eine Liste deiner Rechnungen, keine Kopie davon. Die Rechnungen selbst musst du trotzdem aufbewahren, unverändert und über Jahre. Erst die Spalten, dann die Formeln, dann die Regeln, die eine Excel-Liste nicht für dich erfüllt.
Welche Spalten ein Rechnungseingangsbuch braucht
Kostenlose Vorlage herunterladen: Rechnungseingangsbuch (.xlsx) Zwei Blätter, Rechnungseingangsbuch und Rechnungsausgangsbuch, mit fertigen Formeln für Status und Summen. Läuft in Excel, LibreOffice und Numbers.
Zehn Spalten reichen für fast jeden Fall. Jede beantwortet eine Frage, die dir jemand stellen wird: dein Steuerberater, ein Lieferant oder das Finanzamt.
- Lfd. Nr. Deine eigene laufende Nummer, 1, 2, 3. So siehst du sofort, ob ein Eintrag fehlt.
- Eingangsdatum Der Tag, an dem die Rechnung bei dir ankam. Zahlungsfristen laufen oft ab hier.
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer Beide so, wie sie auf der Rechnung stehen. Zusammen machen sie die Rechnung eindeutig. Bei Rückfragen nennst du genau diese zwei.
- Lieferant Der Name von der Rechnung, jedes Mal gleich geschrieben. Sonst funktioniert der Filter nach Lieferant nicht mehr.
- Netto, USt und Brutto Netto und Steuer tippst du von der Rechnung ab. Das Brutto rechnet die Tabelle selbst. Ein Tippfehler fällt dann als Summe auf, die nicht zum Papier passt.
- Fällig am Bis wann das Geld da sein muss. Diese Spalte liest die Prüfung auf Überfälligkeit.
- Bezahlt am Leer, bis du zahlst. Nur dieses Datum macht eine Rechnung zu einer bezahlten.
- Status Eine Formel, nichts zum Eintippen. Getippte Status veralten. Eine Formel vergisst nicht, sich zu ändern.
Eine Spalte für Notizen am Ende lohnt sich. Dort steht, was später keiner mehr weiß: die Gutschrift, die danach kam, oder warum du weniger gezahlt hast. Skonto zum Beispiel.
Rechnungseingangsbuch in Excel erstellen, Schritt für Schritt
Rund zehn Minuten, einmal. Oder du nimmst die Vorlage oben, dort sind diese Schritte schon erledigt.
- Überschriften in Zeile 1 schreiben. Eine Spalte pro Feld aus der Liste oben, in dieser Reihenfolge.
- Den Bereich als Tabelle formatieren. Klick in eine Überschrift und drück Strg+T (am Mac Cmd+T). Setz das Häkchen bei „Tabelle hat Überschriften“. Jede neue Zeile übernimmt jetzt Formeln und Format von selbst. Jede Spalte bekommt einen Filterknopf.
- Das Brutto ausrechnen. In die erste Brutto-Zelle: =F2+G2. F ist Netto, G die Steuer. Die Tabelle füllt die Formel nach unten aus.
- Den Status per Formel setzen. In die erste Status-Zelle: =WENN(J2<>"";"bezahlt";WENN(I2<HEUTE();"überfällig";"offen")). J ist „Bezahlt am“, I ist „Fällig am“. Die Reihenfolge zählt: Eine bezahlte Rechnung ist nie überfällig.
- Überfälliges einfärben. Status-Spalte markieren, dann Start → Bedingte Formatierung → Regeln zum Hervorheben von Zellen → Textinhalt. Dort „überfällig“ eintragen. Rote Zeilen sind die für diese Woche.
- Die Kopfzeile fixieren. Ansicht → Fenster fixieren → Oberste Zeile fixieren. So bleiben die Spaltennamen auch in Zeile 300 sichtbar.
- Filtern statt scrollen. Freitags den Status auf „offen“ filtern und nach Fälligkeit sortieren. Das ist dein Zahllauf für die Woche, in einer Liste.
Das Rechnungsausgangsbuch: Rechnungen, die du schreibst
Dieselbe Tabelle funktioniert auch andersherum, für deine eigenen Rechnungen. Die Fragen sind andere: Welcher Kunde schuldet dir noch Geld, und seit wann?
Lass das Eingangsdatum weg und setz den Kunden an die Stelle des Lieferanten. Fälligkeit, Zahldatum und die Status-Formel bleiben genau so. Das zweite Blatt der Vorlage ist diese Version.
- Die Zeile beim Versand anlegen, nicht bei Zahlung. Eine Rechnung, die erst nach der Zahlung in der Liste steht, mahnt niemand an.
- Die offenen Zeilen jede Woche prüfen. Je früher nach der Fälligkeit du nachfragst, desto kürzer das Gespräch.
- Die Nummern in einer Reihe halten. Deine Rechnungsnummern müssen lückenlos fortlaufen. In der Liste siehst du eine Lücke am schnellsten.
Wie eine gültige Nummer aussieht und was bei einer Lücke zu tun ist, steht in Rechnungsnummern richtig vergeben.
Was die Excel-Liste nicht für dich erledigt
Das Rechnungseingangsbuch ist für dich. Die Pflichten hängen an den Rechnungen selbst, und eine Excel-Liste erfüllt keine davon.
- Jede Rechnung aufbewahren, nicht nur die Liste. Rechnungen, die seit 2025 ausgestellt oder empfangen wurden, bewahrst du 8 Jahre auf. Die Datei muss unverändert und auffindbar bleiben. Der Nachweis ist die Rechnung, nicht die Zeile, die sie beschreibt.
- Excel lässt sich spurlos ändern. Jeder kann eine Zelle überschreiben, und nichts zeigt, was vorher drinstand. Für eine Arbeitsliste ist das in Ordnung. Genau deshalb ist sie kein GoBD-konformes Buchungssystem und nicht der Ort für deine Belege.
- Bei der E-Rechnung ist das XML das Original. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, also strukturierte Dateien wie XRechnung oder ZUGFeRD. Bewahr die empfangene Datei auf. Ein Ausdruck oder eine Excel-Zeile ist keine Kopie davon.
Die Pflichtangaben auf deutschen Rechnungen, Feld für Feld, stehen in Rechnungen schreiben in Deutschland. Gleiches für Österreich: Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung in Österreich; für die Schweiz: der Leitfaden zur Rechnung in der Schweiz.
Wann Excel nicht mehr reicht
Ein Rechnungsbuch in Excel ist ein guter Anfang. Das sind die Zeichen, dass es zum Zweitjob geworden ist:
- Du tippst jede Rechnung zweimal: einmal zum Versenden, einmal in die Liste
- Montags stimmen die offenen Zeilen, donnerstags nicht mehr, weil jemand gezahlt hat und keiner die Zelle geändert hat
- Ob gemahnt wird, hängt davon ab, dass du ans Filtern denkst
- Du weißt nicht, ob ein Kunde deine Rechnung überhaupt geöffnet hat
Für Rechnungen, die du schreibst, ist genau dafür Rechnungssoftware da: Rechnung und Listenzeile sind derselbe Datensatz, es gibt nichts abzutippen.
Häufige Fragen
Gibt es eine kostenlose Excel-Vorlage für ein Rechnungseingangsbuch?
Ja, die auf dieser Seite: eine kostenlose .xlsx mit einem Blatt für Eingangs- und einem für Ausgangsrechnungen, fertigen Formeln für Status und Brutto und einem Filter auf jeder Spalte. Ohne Anmeldung.
Wie sehe ich überfällige Rechnungen in Excel?
Gib jeder Zeile ein Fälligkeitsdatum und eine Status-Formel, die es mit HEUTE() vergleicht. Dann filterst du die Status-Spalte auf „überfällig“ oder färbst diese Zellen mit bedingter Formatierung ein.
Eingangs- und Ausgangsrechnungen in einer Tabelle?
Geht, mit einer Spalte für die Art. Zwei Blätter sind aber leichter zu lesen. Die Fragen sind andere: Bei Eingangsrechnungen geht es darum, was du schuldest. Bei Ausgangsrechnungen darum, wer dir etwas schuldet.
Ist ein Rechnungseingangsbuch in Excel GoBD-konform?
Als Hilfsliste ist es erlaubt, als Beleg taugt es nicht. Aufbewahren musst du die Rechnungen selbst, unverändert und auffindbar, 8 Jahre lang. Bei einer E-Rechnung heißt das: die XML-Datei. Eine Excel-Liste ersetzt sie nicht.
Das ist eine Anleitung, keine Steuerberatung. Aufbewahrungsfristen und Regeln zur E-Rechnung ändern sich. Prüf die aktuellen Vorgaben, bevor du dich darauf verlässt.