Come fare una fattura in Excel

Percorso uno: usare un modello incluso in Excel

Excel include modelli di fattura. Sono gratuiti, contengono già le formule e ti risparmiano quasi tutto il lavoro.

1. Apri la raccolta di modelli. File → Nuovo, poi digita «fattura» nella casella di ricerca. Otterrai qualche decina di modelli.
2. Scegline uno sobrio. Sobrio è meglio di decorativo: i modelli colorati rendono peggio in stampa e come allegato PDF, e l’amministrazione del cliente lo stamperà.
3. Sostituisci ogni segnaposto. Dall’alto verso il basso per non dimenticarne nessuno: ragione sociale e indirizzo, partita IVA e codice fiscale, denominazione legale e indirizzo del cliente, numero e data della fattura, scadenza e modalità di pagamento.
4. Compila le righe. Una riga per voce — descrizione, quantità, prezzo unitario. Le formule del modello calcolano il totale di riga e l’imponibile.
5. Verifica che il totale sia una formula. Fai clic sulla cella del totale. Se la barra della formula mostra =SOMMA(…) va bene. Se mostra un numero, qualcuno ha sovrascritto la formula e non si aggiornerà più.
6. Salva in PDF. File → Salva con nome, poi scegli PDF come formato.

Non inviare mai il file .xlsx. Un foglio di calcolo è modificabile, e una fattura modificabile è una fattura che un cliente scontento può cambiare prima di inoltrarla al proprio commercialista.

Se la galleria di Excel non offre nulla di abbastanza sobrio, i nostri modelli di fattura gratis si scaricano in .xlsx, con la colonna degli importi già sommata.

Percorso due: creare una fattura in Excel da zero

Conviene se fatturi regolarmente e vuoi un layout tuo. Venti minuti, una volta sola.

1. Apri una cartella di lavoro vuota. File → Nuovo → Cartella di lavoro vuota.
2. Disattiva la griglia. Layout di pagina → Opzioni foglio, poi togli la spunta a Visualizza sotto Griglia. È l’unica modifica che fa smettere a un foglio di sembrare un foglio.
3. Imposta la larghezza delle colonne. Allarga la colonna A per le descrizioni e tieni strette quantità, prezzo e importo.
4. Crea l’intestazione. In alto a sinistra la ragione sociale in grassetto e più grande, sotto l’indirizzo. In alto a destra la parola FATTURA e tre righe: numero, data, scadenza.
5. Aggiungi il blocco cliente. Sotto l’intestazione, a sinistra, «Destinatario:» con denominazione legale e indirizzo del cliente.
6. Costruisci la tabella delle righe. Quattro intestazioni — Descrizione, Quantità, Prezzo, Importo — e circa otto righe vuote. Nella prima cella Importo scrivi =B12*C12 e trascina la formula verso il basso.
7. Somma con Somma automatica. Sotto l’ultima cella Importo premi Alt + = . Controlla l’intervallo proposto: Somma automatica indovina, e indovina male se ci sono righe vuote di mezzo.
8. Aggiungi l’IVA, se la applichi. Una riga per l’imposta e una per il totale: =D20*0,22 per il 22 %, poi =D20+D21. Non scrivere mai l’importo dell’imposta a mano — fai riferimento alla cella dell’imponibile.
9. Formatta gli importi come valuta. Seleziona le colonne, Ctrl + 1, formato Valuta con due decimali. Senza, 1050, 1050,00 e 1.050 finiranno tutti sulla stessa fattura.
10. Aggiungi le condizioni di pagamento. Sotto il totale: termine, modalità e coordinate bancarie. Sii esplicito — «Pagamento entro 30 giorni» invece di una sigla.
11. Salvala come modello. File → Salva con nome → Modello di Excel (.xltx). Aprire un modello crea una copia, così non sovrascrivi la fattura del mese scorso.
12. Salva ogni fattura finita in PDF e invia quel file, non la cartella di lavoro.

È la tua prima fattura? come fatturare da freelance ripercorre tutto il documento: tariffa, termini di pagamento e destinatario.

Cosa deve contenere ogni fattura

Il layout lo decidi tu. Questi dati no:

1. La parola Fattura, per non confonderla con un preventivo o una ricevuta
2. Un numero di fattura univoco e progressivo
3. La data di emissione
4. Denominazione completa e indirizzo della tua attività
5. Partita IVA e codice fiscale
6. Denominazione legale e indirizzo del cliente
7. La descrizione di ciò che hai fornito
8. L’importo, con aliquota e imposta indicate separatamente
9. La data di scadenza e la modalità di pagamento

Due vengono dimenticati più degli altri. Indicare l’imposta separatamente è un obbligo nella maggior parte dei regimi IVA, non una preferenza grafica: un cliente non può detrarre un’imposta che non compare su una riga propria. E la denominazione del cliente deve corrispondere alla visura. L’elenco esatto varia da paese a paese.

La numerazione delle fatture, e perché Excel la gestisce male

Ogni fattura ha bisogno del proprio numero e la serie deve essere progressiva senza salti — non per convenzione, ma perché quasi tutte le amministrazioni fiscali lo richiedono, così un numero mancante si vede. Excel non ha un «prossimo numero di fattura» integrato. Ci sono tre possibilità e nessuna è buona.

• Scriverlo a mano. Funziona fino al giorno in cui ne dupliqui uno. È l’errore più comune nel fatturare con un foglio di calcolo, e di solito emerge mesi dopo, quando due incassi non si riconciliano.
• Un foglio registro e una formula. Un secondo foglio con tutte le fatture emesse, richiamato da =MAX(Registro!A:A)+1. Meglio — ma avanza solo se ti ricordi di aggiungere la riga, e la formula si ricalcola a ogni apertura, così una fattura salvata ieri può mostrare il numero di domani.
• Una macro VBA. Salvare come modello con attivazione macro (.xltm) e incrementare un contatore all’apertura. Funziona davvero. Significa anche che la tua fatturazione dipende da una macro che alcune installazioni bloccano di default, che non gira in Excel per il web e che nessun altro in azienda saprà riparare.

Non esiste una quarta possibilità. Oltre a poche fatture al mese, di solito è questo a mettere fine al foglio di calcolo.

La regola che il foglio di calcolo deve rispettare non è una regola di Excel: come numerare le fatture spiega la sequenza, le serie separate e quanto costa un salto.

Fattura in Excel o in Word?

Excel, non appena c’è un calcolo. Word non ha formule: ogni totale si scrive a mano, quindi ogni modifica a una riga è un’occasione per sbagliare il totale. L’errore è silenzioso — la fattura sembra del tutto normale e il numero semplicemente non torna.

Word vince su una cosa sola: il controllo del layout di un documento di una pagina che non si ricalcola mai. Se applichi una tariffa forfettaria e nient’altro, Word basta. Appena ci sono quantità, prezzi o IVA, serve Excel.

Dove il foglio di calcolo smette di reggere

Quattro punti di rottura, nell’ordine in cui di solito si incontrano.

• Errori di copia. Duplichi il file del mese scorso, cambi cliente e importi e ti sfugge un campo. La scadenza o il numero del mese scorso finisce a un cliente nuovo. Nulla ti avvisa.
• Formule rotte. Qualcuno scrive un numero sopra una cella con SOMMA. La fattura appare perfetta e il totale è sbagliato. Un’occhiata non basta: bisogna leggere la barra della formula.
• Nessuno storico. Un foglio sa quanto hai addebitato. Non sa se la fattura è stata inviata, aperta, pagata o se è in ritardo di quaranta giorni. Quel monitoraggio finisce in testa o in un secondo foglio — ed è il secondo a diventare obsoleto.
• Le aliquote cambiano. Se il 22 % è scritto fisso e l’aliquota cambia, ogni vecchia fattura che riapri si ricalcola con la nuova. Una fattura documenta ciò che era vero il giorno dell’emissione; un foglio di calcolo non conosce questo concetto.

La regola che ha una data

È la parte che le altre guide non menzionano. In Italia la fatturazione elettronica tramite SdI è già obbligatoria da anni, e altri paesi stanno seguendo la stessa strada per le fatture tra imprese. Strutturata significa leggibile da una macchina — un file XML conforme a uno standard, non un PDF. Un PDF esportato da Excel non è una fattura elettronica, per quanto curato, perché non contiene dati strutturati che il sistema del destinatario possa leggere. Il calendario tedesco è il più leggibile.

I formati ammessi devono soddisfare la norma europea EN 16931. XRechnung e ZUGFeRD dalla versione 2.0.1 la soddisfano; i profili ZUGFeRD MINIMUM e BASIC-WL no. L’obbligo riguarda il B2B nazionale — le fatture ai consumatori non sono interessate.

Se fatturi a imprese, il percorso Excel-verso-PDF ha una scadenza, e in Italia è già passata. Verifica la regola per il tuo paese e il tuo volume d’affari.

Se i tuoi clienti sono in Germania, i dati obbligatori e il regime agevolato sono nella guida ai requisiti di fattura in Germania. Se sono in Austria, valgono i requisiti della guida ai requisiti di fattura in Austria e la guida alla fattura in Svizzera.

Quando smettere di usare il foglio di calcolo

Excel è un punto di partenza ragionevole e un pessimo punto d’arrivo. Alcuni segnali onesti:

• Più di cinque fatture al mese circa
• Hai duplicato un numero di fattura, o non sei certo di non averlo fatto
• Non sai a memoria quali fatture sono ancora da incassare
• Applichi più di un’aliquota
• Fatturi a imprese in un paese con obbligo di fattura elettronica

Domande frequenti