Rechnung in Excel erstellen

Weg eins: die mitgelieferte Excel-Vorlage

Excel bringt Rechnungsvorlagen mit. Die sind kostenlos, enthalten die Formeln bereits und ersparen den größten Teil der Arbeit.

1. Vorlagenkatalog öffnen. Datei → Neu, dann „Rechnung“ in das Suchfeld eingeben. Du bekommst einige Dutzend Vorlagen — Dienstleistungs- und Warenrechnungen, Abrechnungen.
2. Eine schlichte Vorlage wählen. Schlicht schlägt dekorativ. Bunte Vorlagen sehen im Druck und als PDF-Anhang schlechter aus, und die Buchhaltung deiner Kundschaft wird das Dokument ausdrucken.
3. Alle Platzhalter ersetzen. Von oben nach unten arbeiten, damit keiner übrig bleibt: Firmenname und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., der rechtliche Name und die Rechnungsanschrift der Kundschaft, Rechnungsnummer und -datum, das Zahlungsziel und deine Zahlungsdaten.
4. Positionen eintragen. Eine Zeile pro Leistung — Beschreibung, Menge, Einzelpreis. Die Formeln der Vorlage rechnen Zeilensumme und Zwischensumme selbst aus.
5. Prüfen, ob die Summe eine Formel ist. Klick die Summenzelle an. Steht in der Bearbeitungsleiste =SUMME(…), ist alles in Ordnung. Steht dort eine feste Zahl, hat jemand die Formel überschrieben und sie aktualisiert sich nicht mehr.
6. Als PDF speichern. Datei → Speichern unter, dann PDF als Dateiformat wählen.

Versende nie die .xlsx-Datei. Eine Tabelle ist bearbeitbar, und eine bearbeitbare Rechnung kann eine unzufriedene Kundin ändern, bevor sie sie an ihre Buchhaltung weiterleitet. Ab dem zweiten Mal sind es vier Minuten.

Wenn Excels eigene Auswahl nichts Schlichtes hergibt: Unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen gibt es als .xlsx, die Betragsspalte ist bereits summiert.

Weg zwei: eine Rechnung in Excel von Grund auf bauen

Lohnt sich, wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst und ein eigenes Layout willst. Einmalig zwanzig Minuten.

1. Leere Arbeitsmappe öffnen. Datei → Neu → Leere Arbeitsmappe.
2. Gitternetzlinien ausschalten. Seitenlayout → Blattoptionen, unter Gitternetzlinien den Haken bei Anzeigen entfernen. Diese eine Änderung sorgt dafür, dass die Tabelle nicht mehr wie eine Tabelle aussieht.
3. Spaltenbreiten setzen. Spalte A für Beschreibungen verbreitern, Menge, Preis und Betrag schmal halten. Zieh die Spaltenränder, bis die Form nach Rechnung aussieht und nicht nach Tabelle.
4. Kopfbereich anlegen. Oben links Firmenname in größerer, fetter Schrift, darunter die Anschrift. Oben rechts das Wort RECHNUNG und darunter drei Zeilen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsziel.
5. Kundenblock anlegen. Unter dem Kopfbereich links „Rechnungsempfänger:“ mit dem rechtlichen Namen und der Anschrift des Kunden.
6. Positionstabelle bauen. Vier Überschriften — Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Betrag — und darunter etwa acht leere Zeilen. In die erste Betragszelle =B12*C12 eintragen und über alle acht Zeilen ziehen, damit jede Zeile sich selbst berechnet.
7. Mit AutoSumme summieren. Unter der letzten Betragszelle Alt + = drücken oder Start → Bearbeiten → AutoSumme. Prüf den vorgeschlagenen Bereich: AutoSumme rät, und bei leeren Zeilen dazwischen rät sie falsch.
8. Umsatzsteuer ergänzen, falls du sie ausweist. Eine Zeile für die Steuer, eine für den Gesamtbetrag: =D20*0,19 für 19 %, dann =D20+D21. Den Steuerbetrag nie fest eintippen — auf die Zwischensumme verweisen, damit eine geänderte Position auch die Steuer ändert.
9. Betragsspalten als Währung formatieren. Spalten markieren, Strg + 1, Währung mit zwei Nachkommastellen. Ohne das stehen 1050, 1050,00 und 1.050 irgendwo auf derselben Rechnung.
10. Zahlungsbedingungen ergänzen. Unter den Gesamtbetrag: Zahlungsfrist, Zahlungsweg und deine Bankverbindung. Konkret bleiben — „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen“ statt eines Kürzels, das die Kundschaft erst nachschlagen muss.
11. Als Vorlage speichern. Datei → Speichern unter → Excel-Vorlage (.xltx). Beim Öffnen einer Vorlage entsteht eine Kopie, sodass du die Rechnung des Vormonats nicht versehentlich überschreibst.
12. Jede fertige Rechnung als PDF speichern und diese versenden, nicht die Arbeitsmappe.

Schreibst du überhaupt deine erste Rechnung? Rechnung schreiben als Freelancer geht das ganze Dokument durch: Satz, Zahlungsziel und Empfänger.

Pflichtangaben auf jeder Rechnung

Das Layout ist deine Entscheidung. Diese Angaben sind es nicht:

1. Das Wort Rechnung, damit sie nicht mit einem Angebot oder einer Quittung verwechselt wird
2. Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
3. Das Rechnungsdatum
4. Vollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens
5. Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
6. Name und Anschrift des Kunden
7. Art und Umfang der Leistung sowie der Leistungszeitpunkt
8. Der Betrag, mit gesondert ausgewiesenem Steuersatz und Steuerbetrag
9. Das Zahlungsziel und der Zahlungsweg

Zwei davon werden am häufigsten übersehen. Die Steuer gesondert auszuweisen ist in Deutschland eine Pflichtangabe nach § 14 UStG und keine Formatierungsfrage — ein Kunde kann keine Steuer als Vorsteuer geltend machen, die nicht als eigene Position dasteht. Und der Name des Kunden muss dem Registereintrag entsprechen: „Acme“ und „Acme Holdings GmbH“ sind für dessen Buchhaltung nicht dasselbe. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und ergänzen stattdessen den entsprechenden Hinweis.

Rechnungsnummern — und warum Excel das schlecht kann

Jede Rechnung braucht ihre eigene Nummer, und die Folge muss lückenlos sein. Nicht als Konvention: eine fortlaufende Nummerierung ist vorgeschrieben, damit eine fehlende Nummer als fehlend erkennbar ist. Excel hat keine eingebaute „nächste Rechnungsnummer“. Es gibt drei Möglichkeiten, und keine davon ist gut.

• Von Hand eintippen. Funktioniert bis zu dem Tag, an dem du eine Nummer doppelt vergibst. Das ist der häufigste Fehler beim Rechnungsschreiben in Excel, und er fällt meist erst Monate später auf, wenn sich zwei Zahlungen nicht zuordnen lassen.
• Ein Protokollblatt plus Formel. Ein zweites Blatt mit allen versendeten Rechnungen, darauf verweist =MAX(Protokoll!A:A)+1. Besser — aber die Nummer steigt nur, wenn du die Zeile auch einträgst, und die Formel rechnet bei jedem Öffnen neu, sodass eine gespeicherte Rechnung von gestern plötzlich die Nummer von morgen zeigt.
• Ein VBA-Makro. Als Vorlage mit Makros (.xltm) speichern und beim Öffnen einen Zähler hochzählen lassen. Das funktioniert wirklich. Es heißt aber auch, dass deine Rechnungsstellung von einem Makro abhängt, das manche Excel-Installationen standardmäßig blockieren, das in Excel im Browser gar nicht läuft und das sonst niemand im Unternehmen reparieren kann.

Eine vierte Möglichkeit gibt es nicht. Wer öfter als ein paar Mal im Monat abrechnet, scheitert meist genau hier an der Tabelle.

Die Regel, die die Tabelle erfüllen muss, ist keine Excel-Regel: Rechnungsnummern richtig vergeben erklärt die Reihenfolge, getrennte Nummernkreise und was eine Lücke kostet.

Rechnung in Excel oder in Word?

Excel, sobald überhaupt gerechnet wird. Word kennt keine Formeln, jede Summe wird von Hand eingetippt — und damit ist jede Änderung an einer Position eine Gelegenheit, die Summe falsch zu machen. Dieser Fehler ist lautlos: die Rechnung sieht völlig normal aus und die Zahl stimmt einfach nicht.

Word gewinnt in genau einem Punkt: Layoutkontrolle für ein einseitiges Dokument, das nie neu berechnet wird. Wenn du eine Pauschale abrechnest und sonst nichts, reicht Word. Alles mit Mengen, Preisen oder Steuer gehört nach Excel.

Wo die Tabelle aufhört zu tragen

Vier Bruchstellen, in der Reihenfolge, in der man sie üblicherweise erreicht.

• Kopierfehler. Du duplizierst die Datei vom Vormonat, änderst Kundschaft und Beträge — und übersiehst ein Feld. Das Zahlungsziel oder die Rechnungsnummer des Vormonats geht an jemand Neues. Nichts warnt dich.
• Zerstörte Formeln. Jemand tippt eine Zahl über eine SUMME-Zelle. Die Rechnung sieht weiterhin einwandfrei aus und der Gesamtbetrag ist falsch. Ein Blick genügt nicht — man muss die Bearbeitungsleiste lesen.
• Kein Verlauf. Eine Tabelle weiß, was du berechnet hast. Was sie nicht weiß: ob die Rechnung versendet, geöffnet, bezahlt oder vierzig Tage überfällig ist. Dieser Stand landet im Kopf oder in einer zweiten Tabelle — und die zweite Tabelle ist die, die veraltet.
• Steuersätze ändern sich. Wenn 19 % fest eingetragen sind und der Satz sich ändert, rechnet jede alte Rechnung beim Öffnen mit dem neuen Satz. Eine Rechnung ist ein Beleg über den Stand am Ausstellungstag; eine Tabelle kennt diesen Gedanken nicht.

Die Regel mit einem Datum

Das ist der Teil, den andere Anleitungen auslassen, und er betrifft Deutschland unmittelbar. Für inländische B2B-Umsätze wird die strukturierte elektronische Rechnung Pflicht. Strukturiert heißt maschinenlesbar — eine XML-Datei nach einem Standard, kein PDF. Ein aus Excel exportiertes PDF ist keine E-Rechnung, so professionell es auch aussieht, weil darin keine strukturierten Daten stehen, die das System des Empfängers auslesen kann.

Zulässige Formate müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen sie; die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht. Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze — Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen.

Andere EU-Länder haben eigene Fristen, die Richtung ist überall dieselbe. Wenn du an Unternehmen fakturierst, hat der Weg über Excel und PDF ein Ablaufdatum. Prüf die Regel für dein Land und deinen Umsatz.

Wenn deine Kundschaft in Deutschland sitzt: Pflichtangaben und Kleinunternehmerregelung stehen im Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung in Deutschland. Sitzt sie in Österreich, gilt der Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung in Österreich und der Leitfaden zur Rechnung in der Schweiz.

Wann du die Tabelle verlassen solltest

Excel ist ein vernünftiger Anfang und ein schlechter Dauerzustand. Ehrliche Anzeichen, dass du darüber hinaus bist:

• Mehr als etwa fünf Rechnungen im Monat
• Du hast eine Rechnungsnummer doppelt vergeben — oder bist dir nicht sicher
• Du kannst nicht aus dem Kopf sagen, welche Rechnungen gerade offen sind
• Du rechnest mit mehr als einem Steuersatz ab
• Du fakturierst an Unternehmen in einem Land mit E-Rechnungspflicht

Häufige Fragen