Jak zrobić fakturę w Excelu

Droga pierwsza: gotowy szablon Excela

Excel ma wbudowane szablony faktur. Są darmowe, zawierają już formuły i oszczędzają większość pracy.

1. Otwórz galerię szablonów. Plik → Nowy, a następnie wpisz „faktura” w polu wyszukiwania. Zobaczysz kilkadziesiąt propozycji.
2. Wybierz prosty szablon. Prosty bije ozdobny: kolorowe szablony gorzej wyglądają w druku i jako załącznik PDF, a księgowość klienta wydrukuje ten dokument.
3. Zastąp wszystkie przykładowe pola. Od góry do dołu, żeby żadnego nie pominąć: nazwa firmy i adres, NIP, pełna nazwa i adres nabywcy, numer i data faktury, termin płatności oraz dane do przelewu.
4. Uzupełnij pozycje. Jeden wiersz na pozycję — opis, ilość, cena jednostkowa. Formuły szablonu policzą wartość wiersza i wartość netto.
5. Sprawdź, czy suma to formuła. Kliknij komórkę z sumą. Jeśli na pasku formuły widnieje =SUMA(…), jest dobrze. Jeśli widnieje liczba, ktoś nadpisał formułę i suma przestanie się aktualizować.
6. Zapisz jako PDF. Plik → Zapisz jako, a następnie wybierz PDF jako format.

Nigdy nie wysyłaj pliku .xlsx. Arkusz można edytować, a edytowalna faktura to taka, którą niezadowolony klient może zmienić, zanim przekaże ją swojej księgowej.

Jeśli w galerii Excela nie ma nic dość prostego, nasze darmowe wzory faktur pobierzesz jako .xlsx — kolumna kwot jest już zsumowana.

Droga druga: faktura w Excelu od zera

Warto, jeśli fakturujesz regularnie i chcesz własny układ. Dwadzieścia minut, raz.

1. Otwórz pusty skoroszyt. Plik → Nowy → Pusty skoroszyt.
2. Wyłącz linie siatki. Układ strony → Opcje arkusza, odznacz Widok pod Linie siatki. To jedyna zmiana, po której arkusz przestaje wyglądać jak arkusz.
3. Ustaw szerokości kolumn. Poszerz kolumnę A na opisy, a ilość, cenę i wartość zostaw wąskie.
4. Zrób nagłówek. Lewy górny róg: nazwa firmy pogrubiona i większa, pod nią adres. Prawy górny róg: słowo FAKTURA i trzy wiersze — numer, data wystawienia, termin płatności.
5. Dodaj blok nabywcy. Pod nagłówkiem, po lewej, „Nabywca:” z pełną nazwą i adresem klienta.
6. Zbuduj tabelę pozycji. Cztery nagłówki — Opis, Ilość, Cena, Wartość — i około ośmiu pustych wierszy. W pierwszej komórce Wartość wpisz =B12*C12 i przeciągnij formułę w dół.
7. Zsumuj Autosumowaniem. Pod ostatnią komórką Wartość naciśnij Alt + = . Sprawdź zaproponowany zakres: Autosumowanie zgaduje, a przy pustych wierszach zgaduje źle.
8. Dodaj VAT, jeśli go naliczasz. Jeden wiersz na podatek i jeden na kwotę brutto: =D20*0,23 dla 23 %, potem =D20+D21. Nigdy nie wpisuj kwoty podatku na sztywno — odwołaj się do komórki z wartością netto.
9. Sformatuj kolumny kwotowe jako walutę. Zaznacz je, Ctrl + 1, format walutowy z dwoma miejscami po przecinku. Bez tego 1050, 1050,00 i 1 050 pojawią się na tej samej fakturze.
10. Dodaj warunki płatności. Pod sumą: termin, sposób zapłaty i numer rachunku. Bądź konkretny — „Płatność w ciągu 30 dni” zamiast skrótu.
11. Zapisz to jako szablon. Plik → Zapisz jako → Szablon programu Excel (.xltx). Otwarcie szablonu tworzy kopię, więc nie nadpiszesz faktury z poprzedniego miesiąca.
12. Każdą gotową fakturę zapisuj jako PDF i wysyłaj ten plik, nie skoroszyt.

To twoja pierwsza faktura? jak fakturować jako freelancer przechodzi przez cały dokument: stawkę, termin płatności i odbiorcę.

Co musi zawierać każda faktura

Układ zależy od ciebie. Te dane nie:

1. Słowo Faktura, żeby nie pomylono jej z ofertą ani paragonem
2. Unikalny, kolejny numer faktury
3. Data wystawienia oraz data sprzedaży
4. Pełna nazwa i adres twojej firmy
5. Twój NIP
6. Pełna nazwa i adres nabywcy wraz z jego NIP
7. Opis tego, co dostarczyłeś
8. Kwota netto, stawka i kwota VAT wykazane osobno oraz kwota brutto
9. Termin płatności i sposób zapłaty

Dwie pozycje pomijane są najczęściej. Wykazanie podatku osobno jest obowiązkiem w większości systemów VAT, a nie kwestią formatowania: nabywca nie odliczy podatku, którego nie ma we własnym wierszu. A nazwa nabywcy musi zgadzać się z rejestrem. Dokładna lista różni się w zależności od kraju.

Numeracja faktur i dlaczego Excel radzi sobie z nią źle

Każda faktura potrzebuje własnego numeru, a seria musi być ciągła — nie z przyzwyczajenia, lecz dlatego, że administracje skarbowe wymagają kolejnej numeracji, żeby brakujący numer był widoczny. Excel nie ma wbudowanego „następnego numeru faktury”. Są trzy możliwości i żadna nie jest dobra.

• Wpisywać ręcznie. Działa do dnia, w którym zdublujesz numer. To najczęstszy błąd przy fakturowaniu w arkuszu i zwykle wychodzi na jaw miesiące później, gdy dwóch wpłat nie da się rozliczyć.
• Arkusz rejestru i formuła. Drugi arkusz z listą wystawionych faktur, wywoływany przez =MAX(Rejestr!A:A)+1. Lepiej — ale numer rośnie tylko wtedy, gdy pamiętasz o dopisaniu wiersza, a formuła przelicza się przy każdym otwarciu, więc faktura zapisana wczoraj może pokazać jutrzejszy numer.
• Makro VBA. Zapisać jako szablon z obsługą makr (.xltm) i zwiększać licznik przy otwarciu. To naprawdę działa. Oznacza też, że fakturowanie zależy od makra, które część instalacji Excela domyślnie blokuje, które nie działa w Excelu w przeglądarce i którego nikt inny w firmie nie naprawi.

Czwartej możliwości nie ma. Przy więcej niż kilku fakturach miesięcznie zwykle właśnie to kończy przygodę z arkuszem.

Zasada, którą arkusz musi spełnić, nie jest zasadą Excela: jak numerować faktury opisuje kolejność, osobne serie i to, co kosztuje luka.

Faktura w Excelu czy w Wordzie?

W Excelu, gdy tylko pojawia się jakiekolwiek liczenie. Word nie ma formuł: każdą sumę wpisuje się ręcznie, więc każda zmiana pozycji to okazja do pomyłki w sumie. Ten błąd jest cichy — faktura wygląda całkowicie normalnie, a kwota po prostu się nie zgadza.

Word wygrywa w jednym: kontrola układu jednostronicowego dokumentu, którego nigdy się nie przelicza. Jeśli rozliczasz jedną stawkę ryczałtową i nic więcej, Word wystarczy. Gdy pojawiają się ilości, ceny albo VAT, miejscem jest Excel.

Gdzie arkusz przestaje wystarczać

Cztery punkty załamania, w kolejności, w jakiej zwykle się na nie trafia.

• Błędy kopiowania. Duplikujesz plik z zeszłego miesiąca, zmieniasz klienta i kwoty, a jedno pole umyka. Zeszłomiesięczny termin płatności albo numer trafia do nowego klienta. Nic cię nie ostrzega.
• Zepsute formuły. Ktoś wpisuje liczbę na komórce z SUMĄ. Faktura wygląda bez zarzutu, a suma jest błędna. Rzut oka tego nie wychwyci — trzeba przeczytać pasek formuły.
• Brak historii. Arkusz wie, ile policzyłeś. Nie wie, czy faktura została wysłana, otwarta, zapłacona ani czy jest czterdzieści dni po terminie. Ta wiedza ląduje w głowie albo w drugim arkuszu — i to ten drugi się dezaktualizuje.
• Stawki VAT się zmieniają. Jeśli 23 % jest wpisane na sztywno, a stawka się zmieni, każda stara faktura po otwarciu przeliczy się po nowej. Faktura dokumentuje stan z dnia wystawienia; arkusz nie zna tego pojęcia.

Przepis, który ma datę

To część, której inne poradniki nie wspominają. Kolejne kraje wprowadzają obowiązek ustrukturyzowanej faktury elektronicznej w obrocie między firmami — w Polsce jest to KSeF, a kierunek jest wszędzie ten sam. Ustrukturyzowana znaczy czytelna dla maszyny: plik XML zgodny ze standardem, a nie PDF. PDF wyeksportowany z Excela nie jest e-fakturą, choćby wyglądał profesjonalnie, bo nie zawiera danych, które system odbiorcy mógłby odczytać. Najczytelniejszy harmonogram ma Niemcy.

Dopuszczalne formaty muszą spełniać europejską normę EN 16931. XRechnung i ZUGFeRD od wersji 2.0.1 ją spełniają; profile ZUGFeRD MINIMUM i BASIC-WL nie. Obowiązek dotyczy krajowego B2B — faktury dla konsumentów są poza nim.

Jeśli fakturujesz firmy, droga przez Excela i PDF ma swoją datę ważności. Sprawdź przepisy obowiązujące w twoim kraju i przy twoim obrocie.

Jeśli twoi klienci są w Niemczech, obowiązkowe elementy i zwolnienie opisuje poradnik o wymogach faktury w Niemczech. Jeśli są w Austrii, to samo opisuje poradnik o wymogach faktury w Austrii oraz przewodnik po fakturze w Szwajcarii.

Kiedy przestać używać arkusza

Excel to rozsądny początek i kiepskie miejsce na dłużej. Kilka uczciwych sygnałów:

• Więcej niż około pięciu faktur miesięcznie
• Zdublowałeś numer faktury albo nie masz pewności, że tego nie zrobiłeś
• Nie potrafisz z pamięci powiedzieć, które faktury są nieopłacone
• Stosujesz więcej niż jedną stawkę podatku
• Fakturujesz firmy w kraju z obowiązkową e-fakturą

Najczęstsze pytania