Factuur maken in Excel

Route één: het ingebouwde Excel-sjabloon

Excel wordt geleverd met factuursjablonen. Ze zijn gratis, bevatten de formules al en besparen je het meeste werk.

1. Open de sjabloongalerie. Bestand → Nieuw en typ «factuur» in het zoekveld. Je krijgt enkele tientallen sjablonen.
2. Kies een sober sjabloon. Sober wint van decoratief: kleurige sjablonen ogen slechter op papier en als PDF-bijlage, en de administratie van je klant print het document.
3. Vervang elke voorbeeldtekst. Van boven naar beneden zodat je er geen mist: bedrijfsnaam en adres, btw-nummer en KvK-nummer, de statutaire naam en het factuuradres van de klant, factuurnummer en -datum, vervaldatum en betaalgegevens.
4. Vul de regels in. Eén regel per post — omschrijving, aantal, stuksprijs. De formules van het sjabloon berekenen het regeltotaal en het subtotaal.
5. Controleer of het totaal een formule is. Klik op de totaalcel. Staat er =SOM(…) in de formulebalk, dan is het goed. Staat er een getal, dan heeft iemand de formule overschreven en werkt hij niet meer bij.
6. Sla op als PDF. Bestand → Opslaan als, en kies PDF als bestandsindeling.

Verstuur nooit het .xlsx-bestand. Een spreadsheet is bewerkbaar, en een bewerkbare factuur is er een die een ontevreden klant kan aanpassen voordat hij hem doorstuurt naar zijn boekhouder.

Staat er in Excels eigen galerij niets eenvoudigs, dan zijn onze gratis factuurvoorbeelden te downloaden als .xlsx, met de bedragkolom al opgeteld.

Route twee: een factuur in Excel vanaf nul opbouwen

De moeite waard als je regelmatig factureert en een eigen opmaak wilt. Twintig minuten, eenmalig.

1. Open een lege werkmap. Bestand → Nieuw → Lege werkmap.
2. Zet de rasterlijnen uit. Pagina-indeling → Bladopties, en haal het vinkje bij Weergeven onder Rasterlijnen weg. Dit is de enige wijziging waardoor een spreadsheet ophoudt eruit te zien als een spreadsheet.
3. Stel de kolombreedtes in. Maak kolom A breed voor omschrijvingen en houd aantal, prijs en bedrag smal.
4. Maak het briefhoofd. Linksboven je bedrijfsnaam vet en groter, daaronder het adres. Rechtsboven het woord FACTUUR en drie regels: factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum.
5. Voeg het klantblok toe. Onder het briefhoofd, links, «Factuur aan:» met de statutaire naam en het adres van de klant.
6. Bouw de regeltabel. Vier koppen — Omschrijving, Aantal, Prijs, Bedrag — en zo’n acht lege regels. Zet in de eerste Bedrag-cel =B12*C12 en sleep de formule naar beneden.
7. Tel op met AutoSom. Druk onder de laatste Bedrag-cel op Alt + = . Controleer het voorgestelde bereik: AutoSom gokt, en gokt verkeerd als er lege regels tussen zitten.
8. Voeg btw toe als je die berekent. Eén regel voor de btw en één voor het totaal: =D20*0,21 voor 21 %, daarna =D20+D21. Typ het btw-bedrag nooit hard in — verwijs naar de subtotaalcel.
9. Maak van de bedragkolommen valuta. Selecteer ze, Ctrl + 1, valuta met twee decimalen. Zonder dit staan 1050, 1050,00 en 1.050 straks alle drie op dezelfde factuur.
10. Voeg de betaalvoorwaarden toe. Onder het totaal: betaaltermijn, betaalwijze en je bankgegevens. Wees expliciet — «Betaling binnen 30 dagen» in plaats van een afkorting.
11. Sla het op als sjabloon. Bestand → Opslaan als → Excel-sjabloon (.xltx). Een sjabloon openen maakt een kopie, dus je overschrijft de factuur van vorige maand niet.
12. Sla elke afgeronde factuur op als PDF en verstuur dat bestand, niet de werkmap.

Schrijf je je allereerste factuur? factureren als freelancer loopt het hele document door: je tarief, je betaaltermijn en aan wie je factureert.

Wat er verplicht op een factuur hoort

De opmaak bepaal je zelf. Deze gegevens niet:

1. Het woord Factuur, zodat hij niet wordt aangezien voor een offerte of een bon
2. Een uniek en opeenvolgend factuurnummer
3. De factuurdatum
4. Je volledige bedrijfsnaam en adres
5. Je btw-nummer en KvK-nummer
6. De statutaire naam en het adres van de klant
7. Een omschrijving van wat je geleverd hebt
8. Het bedrag, met btw-tarief en btw-bedrag apart vermeld
9. De vervaldatum en hoe er betaald kan worden

Twee daarvan worden het vaakst vergeten. De btw apart vermelden is in de meeste btw-stelsels een verplichting en geen opmaakkeuze: een klant kan geen btw terugvragen die niet op een eigen regel staat. En de naam van de klant moet overeenkomen met de inschrijving. De precieze lijst verschilt per land.

Factuurnummers, en waarom Excel daar slecht in is

Elke factuur heeft een eigen nummer nodig en de reeks mag geen gaten hebben — niet als gewoonte, maar omdat de meeste belastingdiensten opeenvolgende nummering eisen, zodat een ontbrekend nummer opvalt. Excel heeft geen ingebouwd «volgend factuurnummer». Er zijn drie mogelijkheden en geen enkele is goed.

• Handmatig intypen. Werkt tot de dag dat je er een dubbel gebruikt. Dat is de meest voorkomende fout bij factureren in een spreadsheet, en hij komt meestal maanden later aan het licht, wanneer twee betalingen niet meer te matchen zijn.
• Een logblad met een formule. Een tweede blad met alle verstuurde facturen, aangeroepen met =MAX(Log!A:A)+1. Beter — maar het loopt alleen op als je eraan denkt de regel toe te voegen, en de formule herberekent bij elke keer openen, waardoor een gisteren opgeslagen factuur het nummer van morgen kan tonen.
• Een VBA-macro. Opslaan als sjabloon met macro’s (.xltm) en bij het openen een teller ophogen. Dit werkt echt. Het betekent ook dat je facturatie afhangt van een macro die sommige Excel-installaties standaard blokkeren, die niet draait in Excel op het web, en die niemand anders in je bedrijf kan repareren.

Een vierde mogelijkheid is er niet. Wie vaker dan een paar keer per maand factureert, loopt hier meestal vast.

De regel waaraan het spreadsheet moet voldoen, is geen Excel-regel: facturen correct nummeren legt de volgorde uit, aparte reeksen, en wat een gat kost.

Factuur in Excel of in Word?

Excel, zodra er ook maar iets gerekend wordt. Word heeft geen formules: elk totaal wordt met de hand ingetypt, dus elke wijziging aan een regel is een kans om het totaal fout te krijgen. Die fout is stil — de factuur ziet er volkomen normaal uit en het getal klopt gewoon niet.

Word wint op één punt: controle over de opmaak van een document van één pagina dat nooit herberekend wordt. Reken je één vast bedrag en verder niets, dan volstaat Word. Zodra er aantallen, prijzen of btw in het spel zijn, hoort het in Excel.

Waar de spreadsheet het begeeft

Vier breekpunten, in de volgorde waarin je ze meestal tegenkomt.

• Kopieerfouten. Je dupliceert het bestand van vorige maand, wijzigt klant en bedragen en mist één veld. De vervaldatum of het factuurnummer van vorige maand gaat naar een nieuwe klant. Niets waarschuwt je.
• Kapotte formules. Iemand typt een getal over een SOM-cel heen. De factuur ziet er perfect uit en het totaal klopt niet. Een blik volstaat niet: je moet de formulebalk lezen.
• Geen historie. Een spreadsheet weet wat je in rekening bracht. Hij weet niet of de factuur verstuurd, geopend of betaald is, of veertig dagen te laat. Dat overzicht belandt in je hoofd of in een tweede spreadsheet — en die tweede veroudert.
• Btw-tarieven veranderen. Staat 21 % hard ingetypt en verandert het tarief, dan herberekent elke oude factuur die je opent met het nieuwe tarief. Een factuur legt vast wat waar was op de dag van uitgifte; een spreadsheet kent dat begrip niet.

De regel met een datum

Dit is het deel dat de andere handleidingen weglaten. Verschillende landen maken gestructureerde elektronische facturatie verplicht tussen bedrijven. Gestructureerd betekent machineleesbaar — een XML-bestand volgens een standaard, geen PDF. Een uit Excel geëxporteerde PDF is geen e-factuur, hoe verzorgd hij er ook uitziet, omdat er geen gestructureerde gegevens in staan die het systeem van de ontvanger kan lezen. Het Duitse tijdpad is het duidelijkst — en relevant voor iedereen die aan Duitse klanten factureert.

Toegestane formaten moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931. XRechnung en ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 voldoen; de ZUGFeRD-profielen MINIMUM en BASIC-WL niet. De verplichting geldt voor binnenlandse B2B — facturen aan consumenten vallen erbuiten.

Andere EU-landen hebben hun eigen tijdpad en de richting is overal dezelfde. Factureer je aan bedrijven, dan heeft de route Excel-naar-PDF een houdbaarheidsdatum. Controleer de regel voor je eigen land en omzet.

Zitten je klanten in Duitsland, dan staan de verplichte gegevens en de kleineondernemersregeling in de gids over factuurvereisten in Duitsland. Zitten ze in Oostenrijk, dan geldt de gids over factuurvereisten in Oostenrijk en de gids over de factuur in Zwitserland.

Wanneer je de spreadsheet moet loslaten

Excel is een redelijk begin en een slechte eindbestemming. Een paar eerlijke signalen:

• Meer dan ongeveer vijf facturen per maand
• Je hebt een factuurnummer dubbel gebruikt, of je weet het niet zeker
• Je weet niet uit je hoofd welke facturen openstaan
• Je hanteert meer dan één btw-tarief
• Je factureert aan bedrijven in een land met verplichte e-facturatie

Veelgestelde vragen