Faire une facture sur Excel

Méthode 1 : utiliser un modèle intégré à Excel

Excel est livré avec des modèles de facture. Ils sont gratuits, contiennent déjà les formules et vous épargnent l’essentiel du travail.

1. Ouvrez la galerie de modèles. Fichier → Nouveau, puis tapez « facture » dans le champ de recherche. Vous obtiendrez plusieurs dizaines de modèles.
2. Choisissez un modèle sobre. Sobre vaut mieux que décoratif : les modèles colorés rendent moins bien à l’impression et en pièce jointe PDF, et la comptabilité de votre client imprimera le document.
3. Remplacez tous les champs d’exemple. De haut en bas pour n’en oublier aucun : raison sociale et adresse, numéro de TVA intracommunautaire, dénomination légale et adresse de facturation du client, numéro et date de facture, échéance et coordonnées de paiement.
4. Saisissez les lignes. Une ligne par prestation — description, quantité, prix unitaire. Les formules du modèle calculent le total de ligne et le sous-total.
5. Vérifiez que le total est bien une formule. Cliquez sur la cellule du total. Si la barre de formule affiche =SOMME(…), tout va bien. Si elle affiche un nombre, quelqu’un a écrasé la formule et le total ne se mettra plus à jour.
6. Enregistrez en PDF. Fichier → Enregistrer sous, puis choisissez PDF comme format.

N’envoyez jamais le fichier .xlsx. Un tableur est modifiable, et une facture modifiable est une facture qu’un client mécontent peut changer avant de la transmettre à son comptable.

Si la galerie d'Excel n'offre rien d'assez sobre, nos modèles de facture gratuits se téléchargent en .xlsx, colonne des montants déjà additionnée.

Méthode 2 : créer une facture Excel à partir de zéro

Utile si vous facturez régulièrement et voulez une mise en page qui vous appartient. Vingt minutes, une seule fois.

1. Ouvrez un classeur vide. Fichier → Nouveau → Nouveau classeur.
2. Désactivez le quadrillage. Mise en page → Options de la feuille, puis décochez Afficher sous Quadrillage. C’est le seul réglage qui fait qu’un tableur cesse de ressembler à un tableur.
3. Réglez la largeur des colonnes. Élargissez la colonne A pour les descriptions et gardez quantité, prix et montant étroites.
4. Créez l’en-tête. En haut à gauche votre raison sociale en gras et plus grand, l’adresse en dessous. En haut à droite le mot FACTURE et trois lignes : numéro, date, échéance.
5. Ajoutez le bloc client. Sous l’en-tête, à gauche, « Facturé à : » avec la dénomination légale et l’adresse du client.
6. Construisez le tableau des lignes. Quatre en-têtes — Description, Quantité, Prix unitaire, Montant — et huit lignes vides. Dans la première cellule Montant, saisissez =B12*C12 et étirez la formule vers le bas.
7. Totalisez avec Somme automatique. Sous la dernière cellule Montant, appuyez sur Alt + = . Vérifiez la plage proposée : Somme automatique devine, et devine mal s’il y a des lignes vides.
8. Ajoutez la TVA si vous la facturez. Une ligne pour la taxe, une pour le total : =D20*0,2 pour 20 %, puis =D20+D21. Ne saisissez jamais le montant de taxe en dur — référencez le sous-total.
9. Formatez les colonnes en monnaie. Sélectionnez-les, Ctrl + 1, format Monétaire à deux décimales. Sans cela, 1050, 1050,00 et 1 050 apparaîtront tous sur la même facture.
10. Ajoutez les conditions de paiement. Sous le total : délai de règlement, moyen de paiement et coordonnées bancaires. Soyez explicite — « Paiement sous 30 jours » plutôt qu’une abréviation.
11. Enregistrez comme modèle. Fichier → Enregistrer sous → Modèle Excel (.xltx). Ouvrir un modèle crée une copie, vous n’écraserez pas la facture du mois dernier.
12. Enregistrez chaque facture finale en PDF et envoyez ce fichier, pas le classeur.

C’est votre toute première facture ? comment facturer en freelance parcourt le document entier : votre tarif, votre délai de paiement et le destinataire.

Les mentions obligatoires d’une facture

La mise en page vous appartient. Ces mentions, non :

1. Le mot Facture, pour ne pas la confondre avec un devis ou un reçu
2. Un numéro de facture unique et séquentiel
3. La date de la facture
4. Votre dénomination sociale complète et votre adresse
5. Votre numéro de TVA intracommunautaire, le cas échéant
6. La dénomination légale et l’adresse du client
7. La description de la prestation ou des biens livrés
8. Le montant dû, avec le taux et le montant de TVA indiqués séparément
9. La date d’échéance et le moyen de paiement

Deux d’entre elles sont les plus souvent oubliées. Indiquer la TVA séparément est une obligation dans la plupart des régimes de TVA, pas une préférence de mise en forme : un client ne peut pas récupérer une taxe qui n’apparaît pas sur sa propre ligne. Et la dénomination du client doit correspondre à son immatriculation. La liste exacte varie selon le pays.

La numérotation des factures, et pourquoi Excel s’en sort mal

Chaque facture a besoin de son propre numéro et la séquence doit être ininterrompue — non par convention, mais parce que la plupart des administrations fiscales l’exigent, afin qu’un numéro manquant se voie. Excel n’a pas de « numéro de facture suivant » intégré. Il existe trois solutions et aucune n’est bonne.

• Le saisir à la main. Fonctionne jusqu’au jour où vous en dupliquez un. C’est l’erreur la plus fréquente de la facturation sur tableur, et elle se révèle des mois plus tard, quand deux règlements ne se rapprochent plus.
• Un onglet journal et une formule. Un second onglet listant les factures envoyées, référencé par =MAX(Journal!A:A)+1. Mieux — mais le compteur n’avance que si vous pensez à ajouter la ligne, et la formule se recalcule à chaque ouverture, si bien qu’une facture enregistrée hier peut afficher le numéro de demain.
• Une macro VBA. Enregistrer en modèle prenant en charge les macros (.xltm) et incrémenter un compteur à l’ouverture. Cela fonctionne vraiment. Cela signifie aussi que votre facturation dépend d’une macro, bloquée par défaut sur certaines installations, inopérante dans Excel en ligne, et que personne d’autre chez vous ne saura réparer.

Il n’y a pas de quatrième solution. Au-delà de quelques factures par mois, c’est généralement ce qui met fin au tableur.

La règle que le tableur doit respecter n’est pas une règle d’Excel : comment numéroter vos factures détaille la séquence, les séries distinctes et ce que coûte un trou.

Facture sur Excel ou sur Word ?

Excel, dès qu’il y a le moindre calcul. Word n’a pas de formules : chaque total est saisi à la main, donc chaque modification d’une ligne est une occasion de se tromper de total. Cette erreur est silencieuse — la facture paraît parfaitement normale et le chiffre est simplement faux.

Word l’emporte sur un seul point : le contrôle de la mise en page d’un document d’une page qu’on ne recalcule jamais. Si vous facturez un forfait et rien d’autre, Word suffit. Dès qu’il y a des quantités, des prix ou de la TVA, c’est Excel.

Là où le tableur cesse de tenir

Quatre points de rupture, dans l’ordre où on les rencontre.

• Les erreurs de copie. Vous dupliquez le fichier du mois dernier, changez le client et les montants, et oubliez un champ. L’échéance ou le numéro du mois dernier part chez un nouveau client. Rien ne vous alerte.
• Les formules cassées. Quelqu’un tape un nombre par-dessus une cellule SOMME. La facture s’affiche parfaitement et le total est faux. Un coup d’œil ne suffit pas : il faut lire la barre de formule.
• Aucun historique. Un tableur sait ce que vous avez facturé. Il ne sait pas si la facture a été envoyée, ouverte, payée, ou si elle a quarante jours de retard. Ce suivi finit dans votre tête ou dans un second tableur — et c’est le second qui devient obsolète.
• Les taux de TVA bougent. Si 20 % est écrit en dur et que le taux change, chaque ancienne facture rouverte se recalcule au nouveau taux. Une facture est le constat d’une situation au jour de son émission ; un tableur ignore cette notion.

La règle qui a une date

C’est la partie que les autres guides passent sous silence. Plusieurs pays rendent la facturation électronique structurée obligatoire entre entreprises. Structurée signifie lisible par une machine — un fichier XML conforme à une norme, pas un PDF. Un PDF exporté depuis Excel n’est pas une facture électronique, aussi soigné soit-il, car il ne contient aucune donnée structurée que le système du destinataire puisse lire. Le calendrier allemand est le plus lisible.

Les formats acceptés doivent satisfaire la norme européenne EN 16931. XRechnung et ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1 y répondent ; les profils ZUGFeRD MINIMUM et BASIC-WL, non. L’obligation porte sur le B2B national — les factures aux particuliers ne sont pas concernées.

La France a son propre calendrier, comme l’Italie, la Pologne et l’Espagne, et la direction est partout la même. Si vous facturez des entreprises, la route Excel-vers-PDF a une date de péremption. Vérifiez la règle applicable à votre pays et à votre chiffre d’affaires.

Si vos clients sont allemands, les mentions obligatoires et la franchise sont détaillées dans le guide des mentions obligatoires en Allemagne. S'ils sont autrichiens, tout est détaillé dans le guide des mentions obligatoires en Autriche et le guide de la facture en Suisse.

Quand arrêter le tableur

Excel est un point de départ raisonnable et un mauvais point d’arrivée. Quelques signaux honnêtes :

• Plus de cinq factures par mois environ
• Vous avez déjà dupliqué un numéro de facture, ou vous n’en êtes pas certain
• Vous ne savez pas de mémoire quelles factures sont impayées
• Vous appliquez plus d’un taux de TVA
• Vous facturez des entreprises dans un pays soumis à la facturation électronique obligatoire

Questions fréquentes