Rechnung schreiben in Österreich: was draufstehen muss

Die Rechnungsmerkmale (§11 UStG 1994)

Eine normale Rechnung über 400 € brutto muss enthalten:

1. Deinen Namen und deine Anschrift
2. Namen und Anschrift der Kundin oder des Kunden
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, oder Art und Umfang der Leistung
4. Das Datum der Lieferung oder Leistung, oder den Zeitraum, den die Rechnung abdeckt
5. Das Entgelt netto und den anzuwendenden Steuersatz — oder bei Steuerbefreiung einen Hinweis, welche Befreiung greift
6. Den Steuerbetrag, bezeichnet als Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer
7. Das Ausstellungsdatum
8. Eine fortlaufende Nummer, die nur einmal vergeben wird
9. Deine UID-Nummer (Format ATU plus acht Ziffern)

Ein fehlendes Merkmal ist keine Formsache: Der Kundin oder dem Kunden steht der Vorsteuerabzug erst zu, wenn die Rechnung berichtigt ist — sie kommt also zurück, und deine Zahlung wartet.

Die fortlaufende Nummer aus dieser Liste hat eigene Regeln — Rechnungsnummern richtig vergeben erklärt Nummernkreise und was bei einer Lücke gilt. Wenn du mit einem Dokument starten willst, das diese Felder schon enthält: nimm eine unserer Rechnungsvorlagen.

Zwei Beträge entscheiden, was auf die Rechnung muss

Österreich kennt drei Rechnungsstufen, und die mittlere ist die übliche:

• Bis 400 € brutto — Kleinbetragsrechnung (§11 Abs. 6). Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung, Leistungsdatum, Bruttobetrag in einer Summe und der Steuersatz. Keine Empfängeranschrift, keine Rechnungsnummer, keine UID, kein gesonderter Steuerbetrag.
• 400,01 € bis 10.000 € — die vollständige Liste oben.
• Über 10.000 € brutto — zusätzlich die UID-Nummer des Empfängers, wenn das leistende Unternehmen im Inland ansässig ist und an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen leistet.

Die 10.000-€-Regel hat in Deutschland keine Entsprechung, und genau dieses Feld fehlt auf Rechnungen, die nach deutscher Anleitung geschrieben wurden. Seit 1. Jänner 2025 dürfen umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmen die vereinfachte Form unabhängig vom Betrag verwenden, nicht nur bis 400 €.

Ohne Umsatzsteuer: die Kleinunternehmerregelung (§6 Abs. 1 Z 27 UStG)

Die Grenze wurde am 1. Jänner 2025 von 35.000 € netto auf 55.000 € angehoben und zählt seither das gesamte vereinbarte Entgelt statt eines herausgerechneten Nettobetrags. Befreit bleibst du, solange weder das Vorjahr noch das laufende Jahr darüber liegt; eine Überschreitung um bis zu 10 Prozent — also bis 60.500 € — lässt die Befreiung bis Jahresende weiterlaufen, darüber endet sie mit jenem Umsatz, der die Grenze reißt. Du verrechnest keine Umsatzsteuer und weist keine aus, musst aber den Grund angeben:

„Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung”

Seit demselben Datum gibt es die Regelung auch EU-weit. Wer in einem Mitgliedstaat ansässig ist, kann die Kleinunternehmerbefreiung eines anderen in Anspruch nehmen, solange der unionsweite Umsatz unter 100.000 € bleibt — nach Voranmeldung im Ansässigkeitsstaat und mit einer Kennnummer, die auf „-EX” endet. Für die 100.000 € gibt es keine 10-Prozent-Toleranz.

Die Steuersätze — samt dem neuen seit Juli 2026

Vier Sätze gelten für gewöhnliche Umsätze, und der jüngste fehlt auf den meisten Ratgeberseiten noch:

• 20 % — der Normalsteuersatz, alles ohne eigene Nennung
• 13 % — lebende Tiere und Pflanzen, Brennholz, Künstlerinnen und Künstler, Film- und Zirkusvorführungen, Eintritt zu Sportveranstaltungen
• 10 % — Wohnungsvermietung, Beherbergung, Campingplätze, Müllabfuhr, Bücher und Zeitungen sowie Nahrungsmittel außerhalb der 4,9-%-Liste
• 4,9 % — seit 1. Juli 2026 dauerhaft für gelistete Grundnahrungsmittel: Milch, Joghurt, Butter, Eier, die meisten Gemüsesorten, gängiges Obst, Reis, Weizenmehl, ungefüllte Teigwaren, Brot und Speisesalz
• 19 % — nur Jungholz und Mittelberg, für dort ansässige Unternehmen

Der 4,9-%-Satz wurde am 10. Juni 2026 als BGBl. I Nr. 37/2026 kundgemacht und gilt ab 1. Juli. Maßgeblich ist ausschließlich die Einreihung in die Kombinierte Nomenklatur, nicht die Produktbezeichnung, und begünstigt sind Warenumsätze — Lieferung wie Einfuhr —, nicht aber Dienstleistungen: Restaurations- und Cateringumsätze bleiben, wo sie waren.

E-Rechnung: an den Bund heute, grenzüberschreitend ab 2030

Eine nationale E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen gibt es in Österreich nicht, und die EU-weite greift nur grenzüberschreitend. Eine elektronische Rechnung braucht die Zustimmung des Empfängers und muss Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit wahren — ein PDF per Mail genügt, wenn die Kundschaft einverstanden ist. Die Ausnahme ist der Bund:

• Seit 1. Jänner 2014 müssen Vertragspartner des Bundes strukturierte e-Rechnungen einbringen (§5 IKTKonG). Papier und PDF werden nicht angenommen
• Die Einbringung läuft über das Unternehmensserviceportal auf e-Rechnung.gv.at oder über das Peppol-Netzwerk
• Zulässige Formate sind ebInterface und UBL 2.1; Peppol ist der Übertragungsweg, kein Format
• Für rein inländische B2B-Rechnungen ist in Österreich nichts beschlossen und nichts angekündigt
• Grenzüberschreitend ist es anders — und dort ist es bereits beschlossen. Ab 1. Juli 2030 verlangt die EU-Richtlinie ViDA strukturierte E-Rechnungen und eine zeitnahe Meldung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze — auch für die Reverse-Charge-Leistungen, die ein österreichischer Betrieb an deutsche Kundschaft verrechnet. Ein reines PDF gilt dafür dann nicht mehr als Rechnung

Das ist der schärfste Unterschied zum Nachbarn, wo der Empfang strukturierter Rechnungen bereits verpflichtend ist und das Ausstellen es stufenweise wird — die deutschen Regeln stehen auf einer eigenen Seite.

Fristen, Aufbewahrung, Währung, Sprache

• Ausstellen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung — bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Reverse-Charge-Leistungen jedoch bis zum 15. des Folgemonats
• Rechnungen und Bücher 7 Jahre aufbewahren, gerechnet ab Ende des Kalenderjahrs, zu dem der Beleg gehört — eine Rechnung aus 2026 darf also ab 1. Jänner 2034 vernichtet werden
• Jede Währung ist zulässig, der Steuerbetrag muss aber zusätzlich in Euro angegeben werden
• Jede Sprache ist zulässig; die Behörde kann für einen vorgelegten Beleg eine Übersetzung verlangen (§131 BAO)
• Die Registrierkasse ist eine eigene Pflicht und beginnt bei 15.000 € Jahresumsatz, wenn davon mehr als 7.500 € bar vereinnahmt werden

Vier Stellen, an denen deutsche Ratgeber danebenliegen

Die Hälfte der Seiten über österreichische Rechnungen sind deutsche Seiten mit getauschtem Ländernamen. Diese Unterschiede kosten wirklich etwas:

• Maßgeblich ist §11 UStG 1994, nicht §14 UStG. Ein deutscher Paragraf auf einer österreichischen Rechnung ist das deutlichste Zeichen für eine kopierte Vorlage
• Die Nummer ist eine UID-Nummer (ATU plus acht Ziffern), vergeben vom Finanzamt Österreich über das Formular U15 — keine Steuernummer, und das Bundeszentralamt für Steuern vergibt hier gar nichts
• Kleinbetragsrechnungen gehen bis 400 € brutto, nicht bis 250 €
• Aufbewahrt wird 7 Jahre, nicht 8 — und es gibt keine Kleinunternehmer-Ausnahme von der E-Rechnungspflicht, weil es gar keine Pflicht gibt, von der man ausgenommen sein könnte

Und wenn die Kundschaft in der dritten deutschsprachigen Richtung sitzt: die Schweiz folgt keinem der beiden Systeme, nachgelesen im Leitfaden zur Rechnung in der Schweiz.

Die Quellen hinter dieser Seite

Jede Zahl oben stammt aus einer davon, und dort steht auch, was sich ändert:

• USP — Formerfordernisse einer Rechnung — die Merkmalsliste und die 10.000-€-Regel zur Empfänger-UID, im Unternehmensserviceportal des Bundes
• USP — Kleinunternehmen — die 55.000-€-Grenze, die 10-Prozent-Toleranz und die EU-Regelung
• WKO — ermäßigte Umsatzsteuersätze — die Satztabelle samt 4,9-%-Liste und den zugehörigen Zolltarifnummern
• USP — Aufbewahrungspflicht — die siebenjährige Aufbewahrungsfrist und wie sie gerechnet wird
• e-Rechnung.gv.at — Rechtliche Grundlagen — die Pflicht gegenüber dem Bund, die Formate und die Einbringungswege
• BMF — Invoicing — die Zusammenfassung des Finanzministeriums, auf Englisch
• EUR-Lex — Richtlinie (EU) 2025/516 (ViDA) — die grenzüberschreitenden E-Rechnungs- und Meldepflichten ab 1. Juli 2030, im beschlossenen Wortlaut

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