Rechnung schreiben in der Schweiz: was draufstehen muss

Pflichtangaben: was Art. 26 MWSTG verlangt

Eine Rechnung einer MWST-pflichtigen Person muss enthalten:

1. Deinen Namen und den Ort, wie du im Geschäftsverkehr auftrittst
2. Den Hinweis, dass du im MWST-Register eingetragen bist, und die Nummer — beides erledigt die MWST-Nr. in der Form CHE-123.456.789 MWST
3. Namen und Ort der Kundin oder des Kunden, wie sie im Geschäftsverkehr auftreten
4. Das Datum der Lieferung oder Leistung, oder den Zeitraum, falls es nicht das Rechnungsdatum ist
5. Art, Gegenstand und Umfang der Lieferung oder Leistung
6. Das Entgelt
7. Den anwendbaren Steuersatz und den Steuerbetrag — oder, wenn das Entgelt die Steuer einschliesst, nur den Satz

Sieben Punkte, und der wichtigste ist der, der fehlt: eine fortlaufende Rechnungsnummer steht nicht auf dieser Liste. Auch das Rechnungsdatum verlangt Art. 26 nicht ausdrücklich — was das Gesetz will, ist das Datum der Leistung. Wer beides trotzdem druckt, macht nichts falsch; wer es als gesetzliche Pflicht nach Art. 26 verkauft, zitiert einen Artikel, in dem es nicht steht.

Mehr zur Systematik der Nummerierung steht im Leitfaden zur Rechnungsnummer, und wenn du lieber mit einem fertigen Raster anfängst, liegen die Formate bereit unter Rechnungsvorlagen.

Die Rechnungsnummer: Pflicht, aber aus einem anderen Gesetz

Fast jeder Schweizer Ratgeber führt die «eindeutige Rechnungsnummer» unter den Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG auf. Dort steht sie nicht. Das heisst aber nicht, dass du keine brauchst.

• Art. 957a OR verlangt eine Buchführung, die vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch ist und sich nachprüfen lässt — ohne durchgehende Nummerierung geht das nicht.
• Die MWST-Abrechnung muss zu deinen Belegen passen. Eine Lücke oder eine doppelte Nummer ist genau das, was eine Kontrolle aufnimmt.
• Eine Kundin, die zwei Rechnungen mit derselben Nummer erhält, zahlt eine davon nicht — und du hast keinen Beleg dafür, welche.

Die praktische Antwort ändert sich also nicht: nummerieren, lückenlos, nach einem Schema, das du in einem Jahr noch verstehst. Was sich ändert, ist die Begründung — und wer die Begründung kennt, weiss auch, dass eine Gutschrift oder eine Sammelrechnung nicht plötzlich rechtswidrig wird, weil sie aus der Reihe fällt.

Die Steuersätze: 8,1 %, 2,6 % und ein Sondersatz

Drei Sätze, seit dem 1. Januar 2024 in dieser Höhe (Art. 25 MWSTG):

• 8,1 % Normalsatz — alles, was nicht ausdrücklich anders geregelt ist
• 2,6 % reduzierter Satz — Lebensmittel, Wasser, Medikamente, Bücher, Zeitungen, Zeitschriften
• 3,8 % Sondersatz — Beherbergung, also Übernachtung mit Frühstück
• 0 % beziehungsweise von der Steuer ausgenommen — Bildung, Gesundheit, Vermietung, Finanzdienstleistungen und der Rest der Liste in Art. 21 MWSTG

Der Satz gehört auf die Rechnung, und zwar der Satz, der zum Zeitpunkt der Leistung galt — nicht der zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung. Bei einer Leistung über den Jahreswechsel entscheidet also der Leistungszeitraum, und das ist einer der Gründe, warum Art. 26 nach dem Datum der Leistung fragt und nicht nach dem der Rechnung.

Ab wann du MWST verrechnen musst: CHF 100 000

Die Steuerpflicht beginnt bei CHF 100 000 Umsatz im Jahr aus steuerbaren Leistungen (Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG). Darunter gilt:

• Du schreibst Rechnungen ohne MWST und ohne MWST-Nr.
• Du weist keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag aus — wer beides trotzdem druckt, schuldet den ausgewiesenen Betrag der ESTV.
• Du kannst dich freiwillig unterstellen, wenn du viel Vorsteuer hast oder deine Kundschaft ohnehin vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Oberhalb der Grenze gibt es eine Vereinfachung, die dich aber nicht von der Ausweispflicht befreit: die Saldosteuersatzmethode (Art. 37 MWSTG) lässt dich mit der ESTV zu einem Branchensatz abrechnen, während du auf der Rechnung weiterhin den gesetzlichen Satz ausweist. Das ändert deine Abrechnung, nicht dein Dokument. Das ist die eine Stelle, an der Vereinfachung und Rechnung wirklich nichts miteinander zu tun haben.

Franken, Fremdwährung und die 5 Rappen

Du darfst in jeder Währung fakturieren (Art. 45 Abs. 2 MWSTV). Die Umrechnung in Franken betrifft deine MWST-Abrechnung, nicht dein Dokument — und das ist ein echter Unterschied zu Deutschland, wo §14 Abs. 4 UStG den Steuerbetrag in Euro auf der Rechnung verlangt. Eine Schweizer Rechnung in Euro braucht keine Franken-Zeile.

• Für die Abrechnung rechnest du zum Monatsmittelkurs der ESTV oder zum Tageskurs um — eine der beiden Methoden, einmal pro Steuerperiode gewählt (Art. 45 Abs. 3 und 5 MWSTV).
• Auf der Rechnung selbst steht der Betrag in der Währung, in der du fakturierst. Ein zusätzlicher Umrechnungshinweis ist erlaubt, aber nirgends verlangt.
• Der Zahlteil der QR-Rechnung kennt genau zwei Währungen: CHF und EUR. Wer in Dollar fakturiert, verschickt eine Rechnung ohne Zahlteil.

Zur Rundung kursiert ein Satz, den man fast überall liest: Schlussbeträge seien immer auf 5 Rappen zu runden. Das gilt für Bargeld — die kleinste Münze ist nun einmal 5 Rappen. Für eine Rechnung, die überwiesen wird, verlangt das Gesetz nichts dergleichen, und das Betragsfeld der QR-Rechnung nimmt Rappen auf den Centime genau. Eine Rechnung über CHF 1'334.82 ist gültig, zahlbar und scannt einwandfrei. Viele Schweizer Programme runden trotzdem und drucken eine Rundungszeile — das ist Gewohnheit und guter Stil, aber keine Pflicht.

Die Kleinbetragsrechnung, die es in der Schweiz nicht gibt

Wer aus Deutschland oder Österreich kommt, sucht als Erstes die Betragsgrenze, unter der eine Rechnung weniger enthalten muss. Deutschland hat sie, Österreich hat sie, und in zahlreichen Schweizer Ratgebern steht sie auch — meist als «Kleinbetragsrechnung bis CHF 400». Die Schweiz kennt sie nicht.

Art. 57 MWSTV erleichtert genau eine Angabe, nämlich Name und Ort des Empfängers, und nur auf Kassenzetteln von Registrierkassen bis CHF 400.

Ein Kassenzettel im Laden ist gemeint. Eine Rechnung über CHF 300, die du schreibst und verschickst, ist keiner — sie braucht ihre Empfängerangaben wie jede andere. Der Betrag CHF 400 stimmt, der Begriff nicht, und die Verwechslung kostet im Zweifel den Vorsteuerabzug deiner Kundin.

Die QR-Rechnung: der Zahlteil gehört dazu

Seit dem 1. Oktober 2022 ist der orange und rote Einzahlungsschein Geschichte; bezahlt wird über die QR-Rechnung. Der Zahlteil ist kein Design-Element, sondern der maschinenlesbare Teil des Dokuments: Konto, Betrag, Währung, Empfänger und — falls du eine verwendest — die Referenznummer, alles noch einmal im Swiss QR Code.

• Der Zahlteil steht unten auf der letzten Seite, an einer im Standard festgelegten Stelle, mit Perforationsmarken.
• Ohne strukturierte Adresse geht es nicht mehr: Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort einzeln, nicht als ein Textblock.
• Eine QR-IBAN gehört zur QR-Referenz, eine normale IBAN zur Referenz «keine» oder zu einer Creditor Reference nach ISO 11649. Die Kombination muss stimmen, sonst weist die Bank die Zahlung ab.
• Der Standard wird am 14. November 2026 auf Version 2.4 gehoben — ein Datum, das in den meisten Ratgebern noch nicht vorkommt.

Zwei Begriffe werden dabei regelmässig verwechselt. Die QR-Rechnung ist das Papier — beziehungsweise das PDF — mit dem Zahlteil unten. eBill ist etwas anderes: ein Netz zwischen Banken, über das Rechnungen direkt im E-Banking der Kundschaft landen, mit Anmeldung auf beiden Seiten. Wer eine QR-Rechnung verschickt, ist nicht bei eBill, und wer bei eBill ist, verschickt trotzdem meist zusätzlich ein PDF. Für den Anfang brauchst du nur den Zahlteil.

Wer beide Seiten der Grenze bedient, findet die deutsche Systematik mit ihren §-Verweisen und der E-Rechnungspflicht im Leitfaden zur Rechnung in Deutschland.

Kundschaft im Ausland: kein Reverse-Charge, keine EU-Zeile

Hier trennt sich die Schweiz am deutlichsten von ihren Nachbarn. Die Schweiz ist nicht in der EU, also gibt es keine innergemeinschaftliche Lieferung, keine Zusammenfassende Meldung und kein Reverse-Charge, auf das du dich berufen könntest. Für Dienstleistungen gilt: der Ort der Leistung ist der Ort der Empfängerin (Art. 8 Abs. 1 MWSTG), und was dort liegt, liegt ausserhalb der Schweizer MWST.

• Eine Kundin in Deutschland und eine Kundin in den USA sind derselbe Fall. Beide Rechnungen tragen keine MWST.
• Auf die Rechnung gehört ein Satz, der sagt, warum: «Keine MWST — Empfänger im Ausland.» Ein §-Verweis auf eine EU-Richtlinie gehört dort nicht hin.
• Liechtenstein ist die Ausnahme. Es gehört vertraglich zum Schweizer MWST-Gebiet, also sind 8,1 % fällig wie im Inland.
• Deine Kundin in der EU rechnet die Steuer in ihrem Land selbst ab. Das ist ihre Pflicht, nicht deine, und du erwähnst es nicht auf deiner Rechnung.

Vier Stellen, an denen Schweizer Rechnungen keine deutschen sind

Die Sprache verführt zur Abkürzung: eine deutsche Vorlage sieht auf den ersten Blick brauchbar aus. Diese vier Punkte machen sie unbrauchbar.

• Das Wort heisst MWST, nicht Umsatzsteuer. «Umsatzsteuer» ist der Name einer Steuer nach EU-Richtlinie — sie auf ein Schweizer Dokument zu drucken, benennt ein fremdes Gesetz.
• Die Nummer ist die MWST-Nr. in der Form CHE-123.456.789 MWST, keine Steuernummer und keine USt-IdNr. Der Zusatz MWST ist verlangt und ersetzt den Satz, dass du eingetragen bist.
• Es gibt keine Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG und keinen Verweis darauf. Unterhalb von CHF 100 000 bist du schlicht nicht steuerpflichtig, und die Rechnung sagt dazu nichts.
• Die E-Rechnungspflicht des deutschen Wachstumschancengesetzes gilt in der Schweiz nicht. Der Bund verlangt elektronische Rechnungen von seinen eigenen Lieferanten — für den Verkehr zwischen Privaten gibt es keine solche Pflicht.

Österreich liegt dazwischen: EU-Recht wie Deutschland, aber mit eigener Systematik — die Rechnungsmerkmale in Österreich stehen auf einer eigenen Seite.

Quellen

Jede Angabe auf dieser Seite steht in einem dieser Dokumente.

• MWSTG (SR 641.20) — das Mehrwertsteuergesetz — der konsolidierte Text auf Fedlex: Art. 26 die Pflichtangaben, Art. 25 die Sätze, Art. 10 die Steuerpflicht, Art. 8 der Ort der Leistung, Art. 37 die Saldosteuersätze
• MWSTV (SR 641.201) — die Verordnung — Art. 57 ist die einzige Erleichterung nach Betrag, und sie gilt nur für Kassenzettel bis CHF 400
• OR (SR 220) — das Obligationenrecht — Art. 957a verlangt eine nachprüfbare Buchführung und ist der eigentliche Grund für eine fortlaufende Rechnungsnummer
• ESTV — MWST-Steuersätze — die Sätze 8,1 %, 2,6 % und 3,8 % beim Bund selbst, mit den Listen, welche Leistung unter welchen Satz fällt
• ESTV — Steuerpflicht — die Grenze von CHF 100 000, die freiwillige Unterstellung und was die Anmeldung verlangt
• BFS — Unternehmens-Identifikationsnummer — die CHE-Nummer, ihre Prüfziffer und das Verhältnis zwischen UID und MWST-Nr.
• Swiss Payment Standards — QR-Rechnung — die Implementation Guidelines zum Zahlteil: Geometrie, Referenzarten und die Version 2.4 vom 14. November 2026

Häufige Fragen