Factureren in Oostenrijk: wat de wet vraagt

De verplichte gegevens (§11 UStG 1994)

Een gewone factuur boven € 400 bruto moet vermelden:

1. Je naam en adres
2. Naam en adres van de klant
3. Hoeveelheid en handelsgebruikelijke omschrijving van de goederen, of aard en omvang van de dienst
4. De datum van levering of dienst, of de periode die de factuur dekt
5. Het bedrag exclusief btw en het toepasselijke tarief — of, bij vrijstelling, een vermelding welke vrijstelling geldt
6. Het btw-bedrag, aangeduid als Umsatzsteuer of Mehrwertsteuer
7. De factuurdatum
8. Een doorlopend nummer, uniek over al je facturen
9. Je UID-Nummer (formaat ATU plus acht cijfers)

Een ontbrekend gegeven is geen vormkwestie: je klant verliest de aftrek van voorbelasting tot de factuur is gecorrigeerd — hij komt dus terug, en je betaling wacht.

Het doorlopende nummer uit die lijst heeft eigen regels: facturen correct nummeren gaat over reeksen en wat je met een gat doet. Wil je starten met een document dat deze velden al bevat, gebruik dan een van onze factuursjablonen.

Twee grenzen bepalen wat er op de factuur moet

Oostenrijk kent drie factuurniveaus, en het middelste is het gebruikelijke:

• Tot € 400 bruto — een Kleinbetragsrechnung (§11 lid 6). Je naam en adres, de factuurdatum, hoeveelheid en omschrijving, de prestatiedatum, het brutototaal in één bedrag en het tarief. Geen adres van de klant, geen factuurnummer, geen UID, geen aparte btw-regel.
• Van € 400,01 tot € 10.000 — de volledige lijst hierboven.
• Boven € 10.000 bruto — de volledige lijst plus het UID-Nummer van je klant, als je in Oostenrijk gevestigd bent en aan een ander bedrijf voor diens onderneming factureert.

De regel van € 10.000 heeft geen Duitse tegenhanger, en het is het gegeven dat het vaakst ontbreekt op een factuur die volgens een Duitse handleiding is opgesteld. Sinds 1 januari 2025 mag een vrijgestelde kleine ondernemer de vereenvoudigde vorm bij elk bedrag gebruiken, niet alleen tot € 400.

Zonder btw: de kleineondernemersregeling (§6 lid 1 nr. 27 UStG)

De grens ging op 1 januari 2025 van € 35.000 exclusief btw naar € 55.000, en telt sindsdien de hele overeengekomen vergoeding in plaats van een teruggerekend nettobedrag. Je blijft vrijgesteld zolang noch vorig jaar noch dit jaar erboven uitkomt; tot 10 procent overschrijden — dus tot € 60.500 — laat de vrijstelling tot het einde van dat kalenderjaar doorlopen, daarboven eindigt zij bij de transactie die de grens passeert. Je brengt geen btw in rekening en toont er geen, maar de factuur moet zeggen waarom:

„Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung” — vrijgesteld op grond van de Oostenrijkse kleineondernemersregeling.

Sinds diezelfde datum bestaat de regeling ook EU-breed. Een onderneming die in één lidstaat gevestigd is kan de vrijstelling van een andere gebruiken zolang haar omzet in de Unie onder € 100.000 blijft, na voorafgaande melding in de vestigingsstaat en met een identificatienummer dat op „-EX” eindigt. Voor de € 100.000 geldt geen marge van 10 procent.

De btw-tarieven, inclusief het tarief van juli 2026

Vier tarieven gelden voor gewone prestaties, en het nieuwste ontbreekt nog op de meeste concurrerende pagina's:

• 20 % — het algemene tarief, alles wat niet apart genoemd is
• 13 % — levende dieren en planten, brandhout, kunstenaars, film- en circusvoorstellingen, toegang tot sportevenementen
• 10 % — woningverhuur, hotelovernachting, campings, afvalinzameling, boeken en kranten, en levensmiddelen buiten de 4,9 %-lijst
• 4,9 % — sinds 1 juli 2026 een permanent tarief voor genoemde basisvoedingsmiddelen: melk, yoghurt, boter, eieren, de meeste groenten, gangbaar fruit, rijst, tarwebloem, ongevulde pasta, brood en keukenzout
• 19 % — alleen Jungholz en Mittelberg, voor daar gevestigde ondernemingen

Het tarief van 4,9 % is op 10 juni 2026 gepubliceerd als BGBl. I nr. 37/2026 en geldt vanaf 1 juli. Het wordt strikt bepaald door de douane-indeling en niet door de productnaam, en het geldt voor goederen — zowel levering als invoer — maar niet voor diensten: restaurant en catering blijven waar ze waren.

E-facturatie: de staat nu, grensoverschrijdend vanaf 2030

Oostenrijk kent geen nationale e-factureringsplicht tussen ondernemingen, en de EU-plicht geldt alleen grensoverschrijdend. Een elektronische factuur vraagt instemming van de ontvanger en moet echtheid, integriteit en leesbaarheid behouden — een pdf per e-mail volstaat als de klant ermee akkoord gaat. De uitzondering is de federale overheid:

• Sinds 1 januari 2014 moeten leveranciers van federale diensten gestructureerde e-facturen indienen (§5 IKTKonG). Papier en pdf worden niet aanvaard
• Indienen gaat via het ondernemersportaal op e-Rechnung.gv.at of via het Peppol-netwerk
• De toegestane formaten zijn ebInterface en UBL 2.1; Peppol is het transport, geen formaat
• Voor zuiver binnenlandse B2B-facturen is in Oostenrijk niets vastgesteld en niets aangekondigd
• Grensoverschrijdend ligt het anders, en daar is het al vastgesteld. Vanaf 1 juli 2030 vereist de EU-richtlijn ViDA gestructureerde e-facturen en een vrijwel directe melding voor intracommunautaire B2B-prestaties — ook voor de verlegde diensten die een Oostenrijks bedrijf aan een Duitse klant factureert. Een gewone pdf telt daarvoor dan niet meer als factuur

Dit is het scherpste verschil met de buren, waar het ontvangen van gestructureerde facturen al verplicht is en het uitsturen dat gefaseerd wordt — de Duitse regels staan op een eigen pagina.

Termijnen, bewaren, valuta, taal

• Uitreiken binnen zes maanden na de prestatie — maar uiterlijk de 15e van de volgende maand bij een intracommunautaire levering of een verlegde dienst naar een andere lidstaat
• Facturen en boeken 7 jaar bewaren, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waartoe het stuk behoort — een factuur uit 2026 mag dus vanaf 1 januari 2034 worden vernietigd
• Elke valuta mag, maar het btw-bedrag moet ook in euro's staan
• Elke taal mag; de belastingdienst kan van een overgelegd stuk een vertaling verlangen (§131 BAO)
• De kassaverplichting staat los van factureren en begint bij € 15.000 jaaromzet met meer dan € 7.500 contant

Vier punten waarop Duitse handleidingen het mis hebben

De helft van de pagina's over Oostenrijks factureren zijn Duitse pagina's met een andere landnaam. Dit zijn de verschillen die echt geld kosten:

• De wet is §11 UStG 1994, niet §14 UStG. Een Duits wetsartikel op een Oostenrijkse factuur is het duidelijkste teken van een gekopieerd sjabloon
• Het nummer is een UID-Nummer (ATU plus acht cijfers), afgegeven door het Finanzamt Österreich met formulier U15 — geen Steuernummer, en het Bundeszentralamt für Steuern geeft hier niets af
• Vereenvoudigde facturen lopen tot € 400 bruto, niet tot € 250
• Bewaren is 7 jaar, niet 8 — en er bestaat geen vrijstelling van e-facturering voor kleine ondernemers, omdat er geen plicht is om van vrijgesteld te zijn

En zit de klant in de derde Duitstalige richting: Zwitserland volgt geen van beide systemen, zoals de gids over de factuur in Zwitserlandlaat zien.

De bronnen waarop deze pagina rust

Elk cijfer hierboven komt uit een van deze, en daar kijk je als er iets verandert:

• USP — Formerfordernisse einer Rechnung — de wettelijke lijst met gegevens en de € 10.000-regel voor de UID van de ontvanger, op het ondernemersportaal van de staat
• USP — Kleinunternehmen — de grens van € 55.000, de marge van 10 procent en de EU-regeling
• WKO — verlaagde btw-tarieven — de tarieventabel inclusief de 4,9 %-lijst en de bijbehorende douanecodes
• USP — Aufbewahrungspflicht — de bewaartermijn van zeven jaar en hoe die wordt geteld
• e-Rechnung.gv.at — juridische grondslag — de plicht richting de staat, de formaten en de indieningskanalen
• BMF — Invoicing — de samenvatting van het ministerie van Financiën, in het Engels
• EUR-Lex — Richtlijn (EU) 2025/516 (ViDA) — de grensoverschrijdende e-factuur- en meldingsplichten vanaf 1 juli 2030, zoals vastgesteld

Vragen over factureren in Oostenrijk