Wystawianie faktur w Austrii: czego wymaga prawo

Obowiązkowe elementy (§11 UStG 1994)

Zwykła faktura powyżej 400 € brutto musi zawierać:

1. Twoją nazwę i adres
2. Nazwę i adres klienta
3. Ilość i handlowe określenie towaru albo rodzaj i zakres usługi
4. Datę dostawy lub wykonania usługi albo okres, którego faktura dotyczy
5. Kwotę netto i właściwą stawkę VAT — albo, przy zwolnieniu, wskazanie, które zwolnienie ma zastosowanie
6. Kwotę VAT, opisaną jako Umsatzsteuer lub Mehrwertsteuer
7. Datę wystawienia
8. Kolejny numer, niepowtarzalny w obrębie wszystkich Twoich faktur
9. Twój UID-Nummer (format ATU plus osiem cyfr)

Brakujący element to nie formalność: klient traci prawo do odliczenia podatku naliczonego do czasu poprawienia faktury — wraca więc ona do Ciebie, a płatność czeka.

Kolejny numer z tej listy ma własne zasady: jak numerować faktury opisuje serie i to, co zrobić z luką. Jeśli chcesz zacząć od dokumentu, który ma już te pola, użyj jednego z naszych wzorów faktur.

Dwa progi decydują o zawartości faktury

Austria zna trzy poziomy faktur, a środkowy jest tym typowym:

• Do 400 € brutto — Kleinbetragsrechnung (§11 ust. 6). Twoja nazwa i adres, data wystawienia, ilość i określenie, data świadczenia, kwota brutto jedną liczbą oraz stawka. Bez adresu klienta, bez numeru faktury, bez UID i bez osobnej pozycji podatku.
• Od 400,01 € do 10 000 € — pełna lista powyżej.
• Powyżej 10 000 € brutto — pełna lista oraz UID-Nummer klienta, gdy masz siedzibę w Austrii i wystawiasz fakturę innej firmie na potrzeby jej działalności.

Zasada 10 000 € nie ma niemieckiego odpowiednika i to właśnie tego elementu najczęściej brakuje na fakturze pisanej według niemieckiego poradnika. Od 1 stycznia 2025 zwolniony mały przedsiębiorca może stosować formę uproszczoną przy dowolnej kwocie, nie tylko do 400 €.

Bez VAT: zwolnienie dla małych firm (§6 ust. 1 pkt 27 UStG)

Próg wzrósł 1 stycznia 2025 z 35 000 € netto do 55 000 € i liczy teraz całe umówione wynagrodzenie zamiast wyliczonej kwoty netto. Zwolnienie trwa, dopóki ani rok poprzedni, ani bieżący go nie przekroczy; przekroczenie o nie więcej niż 10 procent — czyli do 60 500 € — pozwala zwolnieniu trwać do końca roku kalendarzowego, a powyżej 60 500 € kończy się ono na transakcji, która przekracza granicę. Nie naliczasz VAT i go nie wykazujesz, ale faktura musi podać powód:

„Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung” — zwolnione na podstawie austriackiego zwolnienia dla małych przedsiębiorców.

Od tej samej daty istnieje też wersja ogólnounijna. Firma z siedzibą w jednym państwie członkowskim może korzystać ze zwolnienia innego, dopóki jej obrót w Unii pozostaje poniżej 100 000 €, po uprzednim zgłoszeniu w państwie siedziby i po otrzymaniu identyfikatora kończącego się na „-EX”. Dla 100 000 € nie ma marginesu 10 procent.

Stawki VAT, w tym ta dodana w lipcu 2026

Cztery stawki dotyczą zwykłych transakcji, a najnowszej wciąż brakuje na większości konkurencyjnych stron:

• 20 % — stawka podstawowa, wszystko, co nie zostało wymienione osobno
• 13 % — żywe zwierzęta i rośliny, drewno opałowe, artyści, pokazy filmowe i cyrkowe, wstęp na imprezy sportowe
• 10 % — najem mieszkań, zakwaterowanie, kempingi, wywóz odpadów, książki i gazety oraz żywność spoza listy 4,9 %
• 4,9 % — od 1 lipca 2026 stała stawka dla wymienionych podstawowych artykułów żywnościowych: mleko, jogurt, masło, jaja, większość warzyw, popularne owoce, ryż, mąka pszenna, makaron bez nadzienia, chleb i sól kuchenna
• 19 % — wyłącznie Jungholz i Mittelberg, dla firm mających tam siedzibę

Stawkę 4,9 % ogłoszono 10 czerwca 2026 jako BGBl. I nr 37/2026 i obowiązuje od 1 lipca. Jest zdefiniowana ściśle przez klasyfikację celną, a nie przez nazwę produktu, i obejmuje towary — zarówno dostawę, jak i import — ale nie usługi: gastronomia i catering pozostają tam, gdzie były.

E-faktura: państwo dziś, transgranicznie od 2030

Austria nie ma krajowego obowiązku e-fakturowania między firmami, a unijny dotyczy wyłącznie transakcji transgranicznych. Faktura elektroniczna wymaga zgody odbiorcy i musi zachować autentyczność, integralność i czytelność — PDF mailem wystarczy, jeśli klient się zgadza. Wyjątkiem jest administracja federalna:

• Od 1 stycznia 2014 dostawcy urzędów federalnych muszą składać ustrukturyzowane e-faktury (§5 IKTKonG). Papier i PDF nie są przyjmowane
• Składanie odbywa się przez portal dla przedsiębiorców na e-Rechnung.gv.at albo przez sieć Peppol
• Dopuszczone formaty to ebInterface i UBL 2.1; Peppol jest kanałem przesyłu, nie formatem
• W Austrii nic nie zostało uchwalone ani zapowiedziane dla faktur B2B wyłącznie krajowych
• Transgranicznie jest inaczej — i tam już to uchwalono. Od 1 lipca 2030 unijna dyrektywa ViDA wymaga ustrukturyzowanych e-faktur i niemal natychmiastowego raportowania dla wewnątrzwspólnotowych transakcji B2B — także dla usług z odwrotnym obciążeniem, które austriacka firma fakturuje niemieckiemu klientowi. Zwykły PDF przestanie być dla nich fakturą

To najostrzejsza różnica wobec sąsiada, gdzie odbiór ustrukturyzowanych faktur jest już obowiązkowy, a ich wystawianie staje się nim etapami — niemieckie zasady mają własną stronę.

Terminy, przechowywanie, waluta, język

• Wystawić w ciągu sześciu miesięcy od świadczenia — ale do 15. dnia następnego miesiąca przy dostawie wewnątrzwspólnotowej lub usłudze z odwrotnym obciążeniem do innego państwa członkowskiego
• Faktury i księgi przechowywać 7 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dokument dotyczy — fakturę z 2026 roku można więc zniszczyć od 1 stycznia 2034
• Dopuszczalna jest każda waluta, ale kwota VAT musi być podana także w euro
• Dopuszczalny jest każdy język; urząd może zażądać tłumaczenia przedłożonego dokumentu (§131 BAO)
• Kasa fiskalna to odrębny obowiązek i zaczyna się od 15 000 € rocznego obrotu, jeśli ponad 7 500 € pochodzi z gotówki

Cztery miejsca, w których niemieckie poradniki mylą się co do Austrii

Połowa stron o austriackich fakturach to strony niemieckie ze zmienioną nazwą kraju. Oto różnice, które naprawdę kosztują:

• Podstawą jest §11 UStG 1994, a nie §14 UStG. Niemiecki przepis na austriackiej fakturze to najwyraźniejszy znak skopiowanego wzoru
• Numerem jest UID-Nummer (ATU plus osiem cyfr), nadawany przez Finanzamt Österreich na formularzu U15 — to nie jest Steuernummer, a Bundeszentralamt für Steuern niczego tu nie nadaje
• Faktury uproszczone sięgają 400 € brutto, a nie 250 €
• Przechowywanie trwa 7 lat, a nie 8 — i nie ma zwolnienia z e-fakturowania dla małych firm, bo nie ma obowiązku, z którego można by być zwolnionym

A jeśli klient jest w trzecim kierunku niemieckojęzycznym: Szwajcaria nie idzie za żadnym z tych systemów, co wyjaśnia przewodnik po fakturze w Szwajcarii.

Źródła, na których opiera się ta strona

Każda liczba powyżej pochodzi z jednego z nich i tam należy sprawdzać, gdy coś się zmienia:

• USP — Formerfordernisse einer Rechnung — ustawowa lista elementów i zasada 10 000 € dotycząca UID odbiorcy, na państwowym portalu dla przedsiębiorców
• USP — Kleinunternehmen — próg 55 000 €, margines 10 procent i regulacja unijna
• WKO — obniżone stawki VAT — tabela stawek wraz z listą 4,9 % i odpowiadającymi jej kodami celnymi
• USP — Aufbewahrungspflicht — siedmioletni obowiązek przechowywania i sposób liczenia terminu
• e-Rechnung.gv.at — podstawy prawne — obowiązek wobec państwa, formaty i kanały składania
• BMF — Invoicing — podsumowanie ministerstwa finansów, po angielsku
• EUR-Lex — dyrektywa (UE) 2025/516 (ViDA) — transgraniczne obowiązki e-fakturowania i raportowania od 1 lipca 2030, w przyjętym brzmieniu

Pytania o faktury w Austrii