Faktura w Szwajcarii: co musi się na niej znaleźć

Dane obowiązkowe: czego wymaga art. 26 MWSTG

Faktura osoby zarejestrowanej jako podatnik VAT musi zawierać:

1. Twoją nazwę i miejscowość, pod którymi występujesz w obrocie
2. Wskazanie, że jesteś w rejestrze VAT, oraz numer — numer VAT w postaci CHE-123.456.789 MWST załatwia obie te rzeczy naraz
3. Nazwę i miejscowość klienta, tak jak występuje w obrocie
4. Datę dostawy lub usługi albo okres, jeśli różni się od daty faktury
5. Rodzaj, przedmiot i zakres świadczenia
6. Wynagrodzenie
7. Właściwą stawkę i kwotę podatku — albo samą stawkę, jeśli wynagrodzenie zawiera podatek

Siedem punktów, a najważniejszy jest ten, którego brakuje: kolejnego numeru faktury nie ma na tej liście. Art. 26 nie wymaga też wprost daty wystawienia — ustawa chce daty świadczenia. Drukowanie obu jest w porządku; przedstawianie ich jako obowiązku z art. 26 to powoływanie się na przepis, w którym ich nie ma.

Systematyka numeracji jest opisana w przewodniku po numerze faktury, a jeśli wolisz zacząć od gotowego układu, formaty znajdziesz w szablonach faktur.

Numer faktury: obowiązkowy, ale z innej ustawy

Niemal każdy szwajcarski poradnik wymienia «unikalny numer faktury» wśród danych obowiązkowych z art. 26 MWSTG. Tam go nie ma. To nie znaczy, że możesz się bez niego obejść.

• Art. 957a OR wymaga księgowości kompletnej, rzetelnej, systematycznej i możliwej do sprawdzenia — bez ciągłej numeracji to niewykonalne.
• Rozliczenie VAT musi się zgadzać z dokumentami. Luka albo powtórzony numer to dokładnie to, co wychwytuje kontrola.
• Klientka, która dostanie dwie faktury z tym samym numerem, zapłaci jedną, a ty nie będziesz wiedzieć którą.

Odpowiedź praktyczna się więc nie zmienia: numeruj, bez luk, według schematu, który zrozumiesz też za rok. Zmienia się uzasadnienie — a kto je zna, wie również, że nota korygująca albo faktura zbiorcza nie staje się nagle niezgodna z prawem tylko dlatego, że wypada z serii.

Stawki: 8,1 %, 2,6 % i jedna specjalna

Trzy stawki, w tej wysokości od 1 stycznia 2024 (art. 25 MWSTG):

• 8,1 % stawka podstawowa — wszystko, co nie jest wyraźnie uregulowane inaczej
• 2,6 % stawka obniżona — żywność, woda, leki, książki, gazety, czasopisma
• 3,8 % stawka specjalna — zakwaterowanie, czyli nocleg ze śniadaniem
• 0 % albo zwolnienie — edukacja, ochrona zdrowia, najem, usługi finansowe i reszta listy z art. 21 MWSTG

Stawka należy do faktury, i to ta obowiązująca w chwili świadczenia, a nie wystawienia. Przy świadczeniu na przełomie roku decyduje więc okres wykonania — jeden z powodów, dla których art. 26 pyta o datę świadczenia, a nie o datę faktury.

Od kiedy trzeba doliczać VAT: 100 000 CHF

Obowiązek podatkowy zaczyna się przy 100 000 CHF rocznego obrotu z czynności opodatkowanych (art. 10 ust. 2 lit. a MWSTG). Poniżej tego progu:

• Wystawiasz faktury bez VAT i bez numeru VAT.
• Nie wykazujesz ani stawki, ani kwoty podatku — kto je mimo to wydrukuje, jest winien wykazaną kwotę urzędowi ESTV.
• Możesz zarejestrować się dobrowolnie, co się opłaca, jeśli ponosisz dużo podatku naliczonego albo twoi klienci i tak mogą go odliczyć.

Powyżej progu istnieje uproszczenie, które nie zwalnia cię z wykazywania podatku: metoda stawek saldo (art. 37 MWSTG) pozwala rozliczać się z ESTV według stawki branżowej, podczas gdy faktura nadal pokazuje stawkę ustawową. Zmienia twoje rozliczenie, a nie dokument. To jedyne miejsce, w którym uproszczenie i faktura naprawdę nie mają ze sobą nic wspólnego.

Franki, waluty obce i pięć rappenów

Możesz fakturować w dowolnej walucie (art. 45 ust. 2 MWSTV). Przeliczenie na franki dotyczy rozliczenia VAT, a nie dokumentu — i to prawdziwa różnica wobec Niemiec, gdzie §14 ust. 4 UStG wymaga kwoty podatku w euro na samej fakturze. Szwajcarska faktura w euro nie potrzebuje wiersza we frankach.

• Do rozliczenia przeliczasz po średnim kursie miesięcznym ESTV albo po kursie dziennym — jedną z dwóch metod, wybraną raz na okres rozliczeniowy (art. 45 ust. 3 i 5 MWSTV).
• Na fakturze kwota zostaje w walucie, w której fakturujesz. Dodatkowa informacja o przeliczeniu jest dozwolona i nigdzie niewymagana.
• Część płatnicza QR-faktury zna dokładnie dwie waluty: CHF i EUR. Fakturując w dolarach, wysyłasz fakturę bez części płatniczej.

O zaokrąglaniu krąży zdanie, które czyta się niemal wszędzie: kwoty końcowe należy zawsze zaokrąglać do pięciu rappenów. To prawda dla gotówki — pięć rappenów to po prostu najmniejsza moneta. Dla faktury opłacanej przelewem ustawa nie wymaga niczego takiego, a pole kwoty w QR-fakturze przyjmuje rappeny co do centyma. Faktura na CHF 1'334.82 jest ważna, płatna i skanuje się bez problemu. Wiele szwajcarskich programów i tak zaokrągla oraz drukuje wiersz zaokrąglenia; to zwyczaj i dobry styl, a nie obowiązek.

Faktura uproszczona, której w Szwajcarii nie ma

Kto przychodzi z Niemiec albo Austrii, szuka najpierw progu kwotowego, poniżej którego faktura może zawierać mniej. Niemcy taki mają, Austria też, i liczne szwajcarskie poradniki również go drukują — najczęściej jako «fakturę na małą kwotę do 400 CHF». Szwajcaria jej nie zna.

Art. 57 MWSTV łagodzi dokładnie jedną pozycję, nazwę i miejscowość odbiorcy, i wyłącznie na paragonach z kas rejestrujących do 400 CHF.

Chodzi o paragon ze sklepu. Faktura na 300 CHF, którą wystawiasz i wysyłasz, nim nie jest — potrzebuje danych odbiorcy jak każda inna. Kwota 400 CHF się zgadza, pojęcie nie, a to pomylenie kosztuje w najgorszym razie twoją klientkę odliczenie podatku naliczonego.

QR-faktura: część płatnicza jest jej częścią

Od 1 października 2022 pomarańczowe i czerwone blankiety wpłat są przeszłością; płaci się QR-fakturą. Część płatnicza nie jest elementem graficznym, tylko maszynowo czytelną połową dokumentu: konto, kwota, waluta, odbiorca i — jeśli go używasz — numer referencyjny, wszystko powtórzone w kodzie Swiss QR Code.

• Znajduje się na dole ostatniej strony, w miejscu ustalonym przez standard, ze znacznikami perforacji.
• Adres strukturalny nie jest już opcjonalny: ulica, numer domu, kod pocztowy i miejscowość jako osobne pola, a nie jeden blok tekstu.
• QR-IBAN idzie w parze z referencją QR; zwykły IBAN — bez referencji albo z Creditor Reference wg ISO 11649. Jeśli połączenie się nie zgadza, bank odrzuca płatność.
• Standard przechodzi na wersję 2.4 dnia 14 listopada 2026 — data, której większość poradników jeszcze nie podaje.

Dwa pojęcia bywają regularnie mylone. QR-faktura to papier — albo PDF — z częścią płatniczą na dole. eBill to co innego: sieć między bankami, która dostarcza faktury wprost do bankowości elektronicznej klienta, z rejestracją po obu stronach. Wysłanie QR-faktury nie umieszcza cię w eBill, a kto jest w eBill, zwykle i tak wysyła jeszcze PDF. Na początek wystarczy sama część płatnicza.

Kto fakturuje po obu stronach granicy, znajdzie niemiecką systematykę z odesłaniami do § i obowiązkiem e-faktury w przewodniku po fakturze w Niemczech.

Klienci za granicą: bez odwrotnego obciążenia i bez wiersza unijnego

Tu Szwajcaria najwyraźniej odchodzi od sąsiadów. Nie należy do UE, więc nie ma wewnątrzwspólnotowej dostawy, informacji podsumowującej ani odwrotnego obciążenia, na które można by się powołać. Dla usług miejscem świadczenia jest miejsce odbiorcy (art. 8 ust. 1 MWSTG), a to, co tam leży, jest poza szwajcarskim VAT-em.

• Klientka w Niemczech i klientka w Stanach Zjednoczonych to ten sam przypadek. Żadna z faktur nie zawiera VAT.
• Na fakturze powinien znaleźć się wiersz mówiący dlaczego: brak VAT, odbiorca za granicą. Odesłanie do dyrektywy UE nie ma tam czego szukać.
• Liechtenstein jest wyjątkiem. Na mocy umowy należy do szwajcarskiego obszaru VAT, więc należne jest 8,1 % jak w kraju.
• Twoja klientka w UE rozlicza podatek sama w swoim państwie. To jej obowiązek, nie twój, i nie wspominasz o nim na fakturze.

Cztery miejsca, w których szwajcarska faktura nie jest niemiecka

Bliskość językowa kusi do skrótu: niemiecki szablon na pierwszy rzut oka wygląda na użyteczny. Te cztery punkty czynią go bezużytecznym.

• Podatek nazywa się MWST, nigdy Umsatzsteuer. Umsatzsteuer to nazwa podatku pobieranego według dyrektywy VAT UE — wydrukowanie jej na szwajcarskim dokumencie przywołuje obcą ustawę.
• Numer to numer VAT w postaci CHE-123.456.789 MWST, a nie Steuernummer ani numer VAT UE. Dopisek MWST jest wymagany i zastępuje zdanie o twojej rejestracji.
• Nie ma zwolnienia dla drobnych przedsiębiorców z §19 UStG ani odesłania do niego. Poniżej 100 000 CHF po prostu nie jesteś podatnikiem, a faktura nic o tym nie mówi.
• Niemiecki obowiązek e-faktury nie sięga Szwajcarii. Konfederacja wymaga faktur elektronicznych od własnych dostawców; między podmiotami prywatnymi takiego obowiązku nie ma.

Austria leży pośrodku: prawo UE jak w Niemczech, ale z własną systematyką — dane obowiązkowe w Austrii mają własną stronę.

Źródła

Każde stwierdzenie na tej stronie pochodzi z jednego z tych dokumentów.

• MWSTG (SR 641.20) — ustawa o VAT — tekst ujednolicony na Fedlex: art. 26 dane obowiązkowe, art. 25 stawki, art. 10 obowiązek podatkowy, art. 8 miejsce świadczenia, art. 37 stawki saldo
• MWSTV (SR 641.201) — rozporządzenie — art. 57 to jedyne ułatwienie powiązane z kwotą i dotyczy wyłącznie paragonów kasowych do 400 CHF
• OR (SR 220) — kodeks zobowiązań — art. 957a wymaga księgowości możliwej do sprawdzenia i jest właściwym powodem kolejnego numeru faktury
• ESTV — stawki VAT — stawki 8,1 %, 2,6 % i 3,8 % u samej Konfederacji, wraz z listami tego, co podlega której stawce
• ESTV — obowiązek podatkowy — próg 100 000 CHF, rejestracja dobrowolna i to, czego wymaga zgłoszenie
• BFS — numer identyfikacyjny przedsiębiorstwa — numer CHE, jego cyfra kontrolna i relacja między UID a numerem VAT
• Swiss Payment Standards — QR-faktura — Implementation Guidelines części płatniczej: geometria, rodzaje referencji i wersja 2.4 z 14 listopada 2026

Częste pytania