Factuurnummer: de regels, de opbouw en de fouten

Wat is een factuurnummer?

Een factuurnummer is de unieke code waarmee één factuur te onderscheiden is van alle andere die je ooit stuurt. Het staat bovenaan de factuur, naast de datum, en het wordt nooit hergebruikt.

• Het identificeert de factuur — bij jou, bij je klant en bij de Belastingdienst.
• Het loopt op, zodat zichtbaar is dat er geen factuur tussenuit is.
• Het is iets anders dan een klantnummer, een ordernummer of een betalingskenmerk.

Een offerte, een pakbon en een herinnering zijn geen facturen en krijgen dit nummer dus niet. Verstuur je een creditfactuur, dan krijgt die een eigen nummer uit dezelfde reeks.

Is een doorlopend factuurnummer verplicht?

Ja, en het is een fiscale eis, geen boekhoudgewoonte. Het nummer hoort bij de verplichte vermeldingen die een factuur geldig maken voor btw-aftrek.

• Nederland — de factuurvereisten De Belastingdienst eist een opeenvolgend nummer met één of meer reeksen, waarmee de factuur eenduidig te identificeren is.
• De EU-basis — artikel 226 lid 2 Elke lidstaat verlangt een volgnummer op basis van één of meer reeksen dat de factuur uniek identificeert. De formulering verschilt, de verplichting niet.
• Lever je aan Duitsland? Dan gelden daar §14 UStG en dezelfde eis. Het nummer dat je hier voert voldoet, zolang de reeks sluitend is.

De fiscus heeft één praktisch belang: het moet zichtbaar zijn dat er geen factuur ontbreekt. Al het andere volgt daaruit.

De Duitse en de Oostenrijkse regel horen elk bij een langere lijst van wat er op een factuur moet staan: de factuurvereisten in Duitsland en de factuurvereisten in Oostenrijk en de verplichte gegevens in Zwitserland hebben elk een eigen gids.

Hoe een geldig factuurnummer is opgebouwd

De wet schrijft geen formaat voor. Cijfers, letters en elk scheidingsteken zijn toegestaan — deze zijn allemaal geldig:

• 2026-0001 — jaartal plus doorlopende telling, elk jaar opnieuw
• FA-2026-0142 — documentcode, jaar, telling
• 2026-NL-0087 — met landsegment, bij gescheiden nationale reeksen
• 10042 — één doorlopende telling die nooit opnieuw begint

Twee praktische eisen: vul de telling aan met voorloopnullen zodat de nummers overal correct sorteren, en kies een breedte waar je niet uit groeit — vier cijfers houdt op bij 9.999. Beginnen bij 1001 in plaats van 1 mag en komt veel voor.

Hoe bepaal je je factuurnummer?

Je kiest het zelf, één keer, en daarna telt het door. Vier beslissingen, in deze volgorde:

• Begin je elk jaar opnieuw bij 0001, of tel je één reeks eindeloos door? Beide mag.
• Zet je het jaartal erin? Dat maakt een factuur terugvindbaar zonder je administratie te openen.
• Hoeveel cijfers krijgt de telling? Vier cijfers houdt op bij 9.999 — kies een breedte waar je niet uit groeit.
• Gebruik je één reeks of meerdere? Meerdere reeksen mogen, zolang elke reeks op zichzelf doorloopt.

Ben je al begonnen, tel dan door vanaf je hoogste nummer in plaats van over te stappen. Verander je toch van formaat, houd dan vast aan één reeks die blijft oplopen: de overgang moet uit je administratie te volgen zijn.

Meerdere nummerreeksen voeren

De regel spreekt van één of meer reeksen, en dat beantwoordt een veelgestelde vraag: je mag meerdere reeksen naast elkaar voeren. Elke reeks moet op zichzelf sluitend zijn.

• Per jaar 2025-0001 … 2025-0431, dan 2026-0001. De meest gebruikte indeling en bij de jaarafsluiting het makkelijkst aan te sluiten.
• Per documentsoort Facturen, creditnota's en offertes krijgen een eigen code. Een offerte is geen factuur en hoort niet in de factuurreeks.
• Per vestiging, land of bedrijfsonderdeel Handig als twee onderdelen apart worden afgesloten. Gescheiden wordt de reeks, niet de regel.

Precies één opzet werkt niet: één reeks die op twee plekken tegelijk wordt bijgehouden — twee mensen, twee bestanden, één reeks. Zo wordt hetzelfde nummer twee keer uitgegeven, en een dubbeling is erger dan een gat.

Wat er gebeurt als de reeks een gat heeft

Een gat is niet automatisch een probleem en ook niet automatisch onschuldig. Het gaat erom of je het kunt uitleggen.

• Een uitgegeven en daarna geannuleerd nummer is uitlegbaar — bewaar het geannuleerde document in plaats van het te verwijderen, dan ligt het antwoord al in de administratie.
• Een nummer dat spoorloos verdwijnt roept vragen op: van buitenaf lijkt dat precies op een verwijderde factuur.
• Herhaalde onverklaarde gaten kunnen je het vermoeden van volledigheid kosten, en bij een controle ligt de last dan bij jou.
• Vul een gat nooit later alsnog op met hetzelfde nummer. Eenmaal uitgegeven is uitgegeven.

Praktisch: een vlekkeloze reeks is niet vereist, kunnen verantwoorden wat ontbreekt wel. Annuleringen bewaren kost niets en beantwoordt de vraag voordat die gesteld wordt.

Waarom de nummers oplopen maar de data niet

Dit is waar mensen het vaakst over vallen: factuur 0044 heeft datum de 3e en factuur 0045 de 1e. Dat is geen fout. Het nummer wordt toegekend bij het aanmaken; de factuurdatum is de datum van levering of uitreiking — twee verschillende gebeurtenissen die niet altijd in dezelfde volgorde vallen.

Nergens staat dat de nummervolgorde en de datumvolgorde gelijk moeten lopen. Hernummer facturen niet om de data kloppend te maken — dan wijzig je nummers die al de deur uit zijn, en dát is de overtreding.

Kleine ondernemers en lage bedragen

Twee uitzonderingen worden vaak genoemd; maar één ervan bestaat echt.

• De kleineondernemersregeling verandert hier niets Geen btw in rekening brengen verandert wat je fiscaal vermeldt. Het factuurnummer vervalt daarmee niet.
• Kleine bedragen kennen wél een lichter regime Voor bonnen onder een lage drempel gelden minder vermeldingen. In Duitsland is dat €250 (§33 UStDV), in Oostenrijk €400 — relevant zodra je over de grens levert.
• De uitzondering is smaller dan hij klinkt Hij geldt voor de bon zelf. Zodra je een normale factuur uitschrijft is het nummer weer verplicht.

Wie beide soorten uitschrijft, nummert het beste gewoon alles. Eén sluitende reeks is makkelijker te verdedigen dan een regel die je per document moet toepassen.

Drempels en verplichte vermeldingen verschillen per land — wat elk land op een factuur eist, staat per rechtsgebied uitgewerkt.

Stuur je je allereerste factuur? factureren als freelancer behandelt de rest van het document, niet alleen het nummer.

Waarom spreadsheets de draad kwijtraken

Moeilijk is het niet. Factuurnummering gaat bijna nooit mis op de regel, maar op de administratie — en die is bij veel mensen een map plus een goed geheugen.

• Een spreadsheet sorteren zet de regels opnieuw, maar niet de nummers die al op de documenten staan; wat je op het scherm ziet is niet meer de volgorde die je hebt uitgegeven.
• Het bestand van vorige maand kopiëren om deze maand te beginnen is dé manier om een nummer twee keer te gebruiken: het nummer staat in de kopie, en de kopie weet niet dat hij een kopie is.
• Hebben twee mensen het bestand tegelijk open, dan pakken ze allebei het volgende nummer — en hebben ze allebei gelijk.
• Een map met Factuur-definitief, Factuur-definitief-2 en Factuur-definitief-DEZE is een nummersysteem zoals een schoenendoos een archief is.

Elk hulpmiddel dat het nummer zelf toekent haalt de hele probleemcategorie weg, omdat het nummer één keer wordt uitgegeven door iets dat het onthoudt. Dat is hier het echte argument voor software — niet dat het sneller is, maar dat het niet kan misrekenen.

Hetzelfde argument, één gereedschap dieper: een factuur maken in Excel legt uit waarom een spreadsheet van zichzelf niet betrouwbaar nummert.

Vul je hem nog met de hand in? onze gratis factuursjablonen hebben het nummerveld al staan; alleen de volgorde moet je zelf bijhouden.

Veelgestelde vragen