Faire une facture sur Word

Méthode un : le modèle de facture de Word

Word propose des modèles de facture gratuits. Ils fournissent une mise en page finie, et la mise en page est ce que Word fait bien.

1. Ouvrez la galerie de modèles. Fichier → Nouveau, tapez « facture » dans le champ de recherche et appuyez sur Entrée. Dans Word pour le web, les modèles sont sous Plus de modèles sur l'écran d'accueil.
2. Prenez-en un sobre. Une mise en page sobre s'imprime proprement et supporte l'export en PDF. Les modèles décorés mettent souvent le total dans un encadré coloré que l'imprimante du bureau rend gris.
3. Remplacez chaque texte d'exemple. De haut en bas : le nom et l'adresse de votre entreprise, votre numéro fiscal si vous en avez un, la raison sociale et l'adresse de facturation du client, le numéro de facture, la date, l'échéance et les moyens de paiement. Supprimez les champs inutiles plutôt que de laisser le texte d'exemple.
4. Corrigez la date. Si vous insérez la date avec Insertion → Date et heure, décochez Mettre à jour automatiquement. Sinon la facture affiche la date du jour à chaque ouverture, y compris chez votre comptable l'an prochain.
5. Remplissez les lignes. Une ligne par prestation facturée : description, quantité, prix unitaire, montant. Chaque ligne, vous la multipliez vous-même.
6. Calculez les totaux, puis vérifiez-les. Total HT, TVA, total TTC. Le modèle ne fait pas cette étape à votre place, et la section ci-dessous en parle.
7. Enregistrez en PDF. Fichier → Enregistrer sous, puis choisissez PDF comme type de fichier. Sous Windows, Fichier → Exporter → Créer un document PDF/XPS fait la même chose.

Envoyez le PDF, jamais le .docx. Un fichier Word se modifie, et une facture modifiable peut changer après être sortie de chez vous.

Si la galerie n'a rien d'assez sobre, nos modèles de facture gratuits se téléchargent en .docx, prêts à remplir.

Méthode deux : créer une facture sur Word de zéro

Utile si vous voulez une mise en page à vous. Vingt minutes une fois, puis vous la réutilisez.

1. Ouvrez un document vierge. Fichier → Nouveau → Document vierge.
2. Construisez l'en-tête avec un tableau. Insertion → Tableau, deux colonnes et une ligne. À gauche, le nom et l'adresse de votre entreprise. À droite, le mot FACTURE, le numéro, la date et l'échéance. Puis Création de tableau → Bordures → Aucune bordure, pour que le tableau tienne la mise en page sans se voir.
3. Ajoutez le bloc client. Sous l'en-tête : « Facturé à : » puis la raison sociale et l'adresse du client.
4. Construisez le tableau des lignes. Insertion → Tableau avec quatre colonnes : Description, Quantité, Prix, Montant. Une ligne par prestation, plus trois lignes en bas pour le total HT, la TVA et le total TTC.
5. Alignez à droite les colonnes de montants. Sélectionnez les colonnes Prix et Montant et utilisez Accueil → Aligner à droite. Des nombres alignés à droite se vérifient d'un coup d'œil.
6. Ajoutez les conditions de paiement. Sous le tableau : la date de paiement, le moyen de paiement et vos coordonnées bancaires. Écrivez « Paiement à 30 jours à compter de la date de facture », qu'un nouveau client comprend sans demander.
7. Enregistrez-la comme modèle. Fichier → Enregistrer sous → Modèle Word (.dotx). Ouvrir un modèle crée un nouveau document, donc la facture de ce mois ne peut pas écraser celle du mois dernier.

C'est votre toute première facture ? comment facturer en freelance passe tout le document en revue : votre tarif, vos conditions de paiement et la personne que vous facturez.

Word ne fait pas le total de votre facture

C'est la différence qui compte. Dans un tableur, le total est calculé à partir des lignes. Dans Word, le total est du texte que vous avez tapé, et Word le traite exactement comme le nom de votre rue. Vous changez une quantité, le total ne bouge pas. La facture a toujours l'air juste. Le nombre est faux.

• Les tableaux Word calculent, un peu. Disposition → Formule insère =SUM(ABOVE) dans une cellule du tableau. C'est un champ, pas une formule vivante : il ne change pas quand un nombre au-dessus change. Il faut le sélectionner et appuyer sur F9 après chaque modification, et penser qu'il le faut.
• Le piège de la copie du mois dernier. La plupart des factures Word sont le fichier du mois dernier enregistré sous un autre nom. Une quantité changée, une ligne supprimée, et le total du client précédent. Quand le fichier s'appelle Facture_finale_v3.docx, plus personne ne sait quels nombres ont été retapés.
• Deux minutes de vérification avant l'envoi. Refaites chaque multiplication, additionnez les montants à la calculatrice et comparez avec votre total HT. Puis recalculez la TVA à partir du total HT, pas de l'ancienne ligne de TVA.

Si votre facture comporte des quantités, des taux horaires ou de la TVA, le calcul est la partie risquée, et un tableur le fait pour vous. Faire une facture sur Excel couvre les mêmes deux méthodes avec des formules qui tiennent le total à jour.

Ce que toute facture doit contenir

La mise en page vous appartient. Le contenu, non. Toute facture doit porter le mot Facture, un numéro unique, la date, le nom et l'adresse de votre entreprise, votre numéro fiscal le cas échéant, la raison sociale et l'adresse du client, ce que vous avez fourni, le montant avec la TVA indiquée à part, et quand et comment payer.

Pourquoi deux de ces mentions posent le plus de problèmes est expliqué dans la liste des mentions obligatoires du guide Excel. Pour les factures allemandes, le §14 UStG fixe la liste exacte, et le guide des mentions obligatoires en Allemagne la reprend champ par champ. Pour l'Autriche et la Suisse, voyez le guide des mentions obligatoires en Autriche et le guide de la facture en Suisse.

Numéroter ses factures sur Word

Chaque facture a besoin de son propre numéro, dans une suite sans trou. La plupart des administrations fiscales l'exigent, pour qu'une facture manquante se voie comme un numéro manquant. Word n'a aucun compteur. Il ne sait pas qu'il a déjà écrit une facture.

Ce qui marche, c'est une liste tenue hors du document, dans un carnet ou une seule colonne de tableur, où vous notez le numéro suivant avant de l'utiliser. L'erreur classique, ce sont deux factures avec le même numéro, et elle apparaît souvent des mois plus tard, quand deux paiements ne se distinguent plus.

Le générateur de numéros de facture vous donne les numéros suivants dans une suite sans trou, prêts à coller dans le modèle, et comment numéroter vos factures présente les règles que la suite doit respecter.

Quand Word ne suffit plus

Word est un bon point de départ. Voici les signes qu'il est devenu trop petit :

• Plus de quelques factures par mois, chacune copiée de la précédente
• Des lignes avec des quantités, des taux horaires ou plusieurs taux de TVA
• Vous ne savez pas de tête quelles factures sont impayées en ce moment
• Vous avez déjà envoyé un total qui ne correspondait pas aux lignes, ou vous n'êtes pas sûr du contraire
• Vous facturez des entreprises en Allemagne, où la facture électronique devient obligatoire

Ce dernier point a des dates. Depuis le 1er janvier 2025, toute entreprise allemande doit pouvoir recevoir des factures électroniques. À partir du 1er janvier 2027, les entreprises dont le chiffre d'affaires de l'année précédente dépasse 800 000 € doivent les émettre pour les factures B2B nationales, et à partir du 1er janvier 2028, toutes. Une facture électronique est un fichier structuré comme XRechnung ou ZUGFeRD. Un PDF exporté de Word n'en est pas une, si soigné soit-il.

Le calendrier et les formats acceptés sont détaillés dans le guide des mentions obligatoires en Allemagne.

Questions fréquentes