Kurz gesagt
Um eine Rechnung in Word zu erstellen, öffnest du Datei → Neu, suchst in den Vorlagen nach „Rechnung“, wählst eine schlichte Vorlage und ersetzt die Platzhalter durch deine Angaben, die Angaben deines Kunden, eine Rechnungsnummer und ein Zahlungsziel. Trag die Positionen ein, rechne die Summen selbst aus, speichere als PDF und verschicke das PDF. Beim ersten Mal dauert das etwa zehn Minuten.
Eines unterscheidet Word von jedem anderen Weg: Es rechnet nicht für dich. Jede Summe auf der Seite ist eine Zahl, die du getippt hast, und niemand prüft sie. Unten stehen beide Wege, dann wie die Summen stimmen, und der Punkt, an dem Word nicht mehr reicht.
Weg eins: die Rechnungsvorlage von Word
Word bringt kostenlose Rechnungsvorlagen mit. Damit hast du ein fertiges Layout, und Layout ist das, was Word gut kann.
- Öffne die Vorlagen. Datei → Neu, tippe „Rechnung“ ins Suchfeld und drück Enter. In Word für das Web findest du die Vorlagen auf der Startseite unter Weitere Vorlagen.
- Nimm eine schlichte. Ein schlichtes Layout druckt sauber und übersteht den Export als PDF. Die verzierten setzen die Summe oft in einen farbigen Kasten, den der Bürodrucker grau macht.
- Ersetze jeden Platzhalter. Von oben nach unten: dein Firmenname und deine Anschrift, deine Steuernummer oder USt-IdNr., der vollständige Name und die Anschrift des Kunden, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsziel und Bankverbindung. Lösch jedes Feld, das du nicht brauchst, statt den Platzhaltertext stehen zu lassen.
- Repariere das Datum. Wenn du das Datum über Einfügen → Datum und Uhrzeit einsetzt, nimm den Haken bei Automatisch aktualisieren raus. Sonst zeigt die Rechnung bei jedem Öffnen das heutige Datum, auch bei deinem Steuerberater im nächsten Jahr.
- Trag die Positionen ein. Eine Zeile pro Leistung: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Betrag. Jede Zeile multiplizierst du selbst.
- Rechne die Summen aus und prüf sie. Netto, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag. Diesen Schritt nimmt dir die Vorlage nicht ab, und der Abschnitt weiter unten handelt davon.
- Speichere als PDF. Datei → Speichern unter und als Dateityp PDF wählen. Unter Windows geht auch Datei → Exportieren → PDF/XPS-Dokument erstellen.
Verschick das PDF, nie die .docx. Eine Word-Datei lässt sich bearbeiten, und eine bearbeitbare Rechnung kann sich ändern, nachdem sie dein Haus verlassen hat.
Wenn in der Galerie nichts schlicht genug ist: Unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen gibt es als .docx, fertig zum Ausfüllen.
Weg zwei: eine Rechnung in Word selbst bauen
Lohnt sich, wenn du ein eigenes Layout willst. Einmal zwanzig Minuten, danach nutzt du es wieder.
- Öffne ein leeres Dokument. Datei → Neu → Leeres Dokument.
- Bau den Kopf mit einer Tabelle. Einfügen → Tabelle, zwei Spalten, eine Zeile. Links stehen dein Firmenname und deine Anschrift. Rechts stehen das Wort RECHNUNG, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel. Dann Tabellenentwurf → Rahmen → Kein Rahmen. So hält die Tabelle das Layout, ohne sichtbar zu sein.
- Füg den Kundenblock ein. Unter dem Kopf: der vollständige Name und die Anschrift des Kunden.
- Bau die Positionstabelle. Einfügen → Tabelle mit vier Spalten: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Betrag. Eine Zeile pro Position, dazu unten drei Zeilen für Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag.
- Richte die Geldspalten rechts aus. Markiere die Spalten Einzelpreis und Betrag und wähle Start → Rechtsbündig. Rechtsbündige Zahlen kann ein Leser auf einen Blick prüfen.
- Schreib die Zahlungsbedingungen dazu. Unter die Tabelle: bis wann gezahlt wird, wie gezahlt wird und deine Bankverbindung. Schreib „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ statt nur „14 Tage netto“.
- Speichere sie als Vorlage. Datei → Speichern unter → Word-Vorlage (.dotx). Eine Vorlage öffnet immer ein neues Dokument. Die Rechnung dieses Monats kann die vom letzten Monat also nicht überschreiben.
Deine erste Rechnung überhaupt? Rechnung schreiben als Freelancer geht das ganze Dokument durch: deinen Satz, deine Zahlungsbedingungen und an wen du die Rechnung stellst.
Word rechnet deine Rechnung nicht aus
Das ist der Unterschied, auf den es ankommt. In einer Tabellenkalkulation wird die Summe aus den Positionen berechnet. In Word ist die Summe Text, den du getippt hast, und Word behandelt ihn genau wie deinen Straßennamen. Änderst du eine Menge, bleibt die Summe, wo sie war. Die Rechnung sieht weiter richtig aus. Die Zahl ist falsch.
- Word-Tabellen können ein bisschen rechnen. Layout → Formel setzt =SUM(ABOVE) in eine Tabellenzelle. Das ist ein Feld, keine lebende Formel: Es ändert sich nicht, wenn sich eine Zahl darüber ändert. Du musst es markieren und nach jeder Änderung F9 drücken, und daran denken, dass du das musst.
- Die Kopie-vom-letzten-Monat-Falle. Die meisten Word-Rechnungen sind die Datei vom letzten Monat unter neuem Namen. Eine Menge geändert, eine Zeile gelöscht, und die Summe stammt noch vom vorigen Kunden. Wenn die Datei Rechnung_final_v3.docx heißt, weiß niemand mehr, welche Zahlen neu getippt wurden.
- Zwei Minuten Prüfung vor dem Versand. Multipliziere jede Zeile noch einmal, addiere die Beträge mit dem Taschenrechner und vergleiche mit deinem Nettobetrag. Dann rechne die Umsatzsteuer aus dem Nettobetrag neu aus, nicht aus der alten Steuerzeile.
Hat deine Rechnung Mengen, Stundensätze oder Umsatzsteuer, ist das Rechnen der riskante Teil, und eine Tabellenkalkulation nimmt es dir ab. Rechnung in Excel erstellen zeigt dieselben zwei Wege mit Formeln, die die Summe mitziehen.
Was auf jeder Rechnung stehen muss
Das Layout gehört dir. Der Inhalt nicht. Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, deinen Namen und deine Anschrift, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Name und Anschrift des Kunden, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, den Nettobetrag, den Steuersatz und den Steuerbetrag getrennt ausgewiesen, und wann und wie gezahlt wird.
Warum zwei dieser Angaben den meisten Ärger machen, steht in der Liste der Pflichtangaben im Excel-Ratgeber. Für deutsche Rechnungen legt §14 UStG die genaue Liste fest, und der Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung in Deutschland geht sie Feld für Feld durch. Gleiches für Österreich: Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung in Österreich; für die Schweiz: der Leitfaden zur Rechnung in der Schweiz.
Rechnungsnummern in Word vergeben
Jede Rechnung braucht eine eigene Nummer, in einer lückenlosen Folge. Das Finanzamt verlangt es, damit eine fehlende Rechnung als fehlende Nummer auffällt. Word hat überhaupt keinen Zähler. Es weiß nicht, dass es schon einmal eine Rechnung geschrieben hat.
Was funktioniert, ist eine Liste außerhalb des Dokuments, in einem Notizbuch oder einer einzigen Tabellenspalte, in die du die nächste Nummer einträgst, bevor du sie benutzt. Der übliche Fehler sind zwei Rechnungen mit derselben Nummer, und er fällt meist erst Monate später auf, wenn sich zwei Zahlungen nicht zuordnen lassen.
Der Rechnungsnummer-Generator gibt dir die nächsten Nummern in lückenloser Folge zum Einfügen in die Vorlage, und Rechnungsnummern richtig vergeben erklärt die Regeln, die die Folge einhalten muss.
Wann Word nicht mehr reicht
Word ist ein vernünftiger Anfang. Das sind die Zeichen, dass du herausgewachsen bist:
- Mehr als ein paar Rechnungen im Monat, jede von der letzten kopiert
- Positionen mit Mengen, Stundensätzen oder mehr als einem Steuersatz
- Du weißt nicht aus dem Kopf, welche Rechnungen gerade offen sind
- Du hast schon eine Summe verschickt, die nicht zu den Positionen passte, oder bist dir nicht sicher
- Du stellst Rechnungen an Unternehmen in Deutschland, wo die E-Rechnung Pflicht wird
Der letzte Punkt hat Termine. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie für inländische B2B-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein aus Word exportiertes PDF ist keine, so ordentlich es aussieht.
Die Termine und die zulässigen Formate stehen im Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung in Deutschland.
Häufige Fragen
Hat Word eine Rechnungsvorlage?
Ja. Datei → Neu, nach „Rechnung“ suchen und eine aus der Galerie wählen. Die Vorlagen sind kostenlos und der schnellste Weg zu einem fertigen Layout. Rechnen können die Vorlagen nichts.
Kann Word die Summen einer Rechnung berechnen?
Nur teilweise. Layout → Formel setzt =SUM(ABOVE) in eine Tabellenzelle, aber das Ergebnis aktualisiert sich nicht von selbst: Feld markieren und nach jeder Änderung F9 drücken. Für alles mit Mengen oder Umsatzsteuer ist Excel das sicherere Werkzeug.
Kann Word Rechnungen automatisch nummerieren?
Nein. Word weiß nicht, dass es schon einmal eine Rechnung geschrieben hat. Führ die Folge in einer Liste außerhalb des Dokuments und nimm jedes Mal die nächste Nummer daraus.
Wie speichere ich eine Word-Rechnung als PDF?
Datei → Speichern unter und als Dateityp PDF wählen. Unter Windows geht auch Datei → Exportieren → PDF/XPS-Dokument erstellen. Prüf vorher die Vorschau: Eine Summe, die allein auf eine zweite Seite rutscht, übersieht man leicht.
Darf ich Rechnungen mit Word schreiben, und ist das GoBD-konform?
Ja, Rechnungen aus Word sind erlaubt. Gültig macht eine Rechnung ihr Inhalt, nicht das Programm: alle Pflichtangaben nach §14 UStG und eine einmalige, fortlaufende Nummer. Die GoBD verlangen vor allem, dass die verschickte Rechnung unverändert und auffindbar aufbewahrt wird, bei Rechnungen 8 Jahre. Leg deshalb das PDF ab, das du verschickt hast, nicht die .docx, die sich weiter bearbeiten lässt. Für B2B-Rechnungen im Inland reicht ein PDF ab 2027 bzw. 2028 nicht mehr.
Rechnung in Word oder Excel?
Excel, sobald auf der Rechnung gerechnet wird. Word reicht für ein einzelnes Pauschalhonorar: eine Zeile, ein Betrag, nichts zu addieren.
Dies ist eine Hilfestellung zum Werkzeug, keine Steuerberatung. Pflichtangaben und Fristen zur E-Rechnung unterscheiden sich je nach Land und ändern sich — prüf die aktuellen Regeln für deinen Fall.