Jak zrobić fakturę w Wordzie

Metoda pierwsza: szablon faktury w Wordzie

Word ma darmowe szablony faktur. Dają gotowy układ strony, a układ to rzecz, którą Word robi dobrze.

1. Otwórz galerię szablonów. Plik → Nowy, wpisz „faktura” w polu wyszukiwania i naciśnij Enter. W Wordzie w przeglądarce szablony są pod Więcej szablonów na ekranie startowym.
2. Wybierz prosty. Prosty układ drukuje się czysto i dobrze znosi eksport do PDF. Ozdobne szablony często umieszczają sumę w kolorowej ramce, którą biurowa drukarka zmienia na szarą.
3. Zastąp każdy tekst przykładowy. Od góry do dołu: nazwa i adres firmy, twój NIP, jeśli go masz, pełna nazwa i adres klienta, numer faktury, data wystawienia, termin płatności i sposób zapłaty. Usuń pola, których nie używasz, zamiast zostawiać tekst przykładowy.
4. Popraw datę. Jeśli wstawiasz datę przez Wstawianie → Data i godzina, odznacz Aktualizuj automatycznie. Inaczej faktura przy każdym otwarciu pokaże dzisiejszą datę, także u twojej księgowej za rok.
5. Wypełnij pozycje. Jeden wiersz na każdą rzecz, za którą wystawiasz fakturę: opis, ilość, cena jednostkowa, wartość. Każdy wiersz mnożysz sam.
6. Policz sumy i je sprawdź. Netto, VAT, brutto. Tego kroku szablon nie zrobi za ciebie, i o tym jest sekcja poniżej.
7. Zapisz jako PDF. Plik → Zapisz jako i wybierz PDF jako typ pliku. W Windows to samo robi Plik → Eksportuj → Utwórz dokument PDF/XPS.

Wysyłaj PDF, nigdy plik .docx. Plik Worda można edytować, a edytowalna faktura może się zmienić, kiedy już wyjdzie z twoich rąk.

Jeśli w galerii nie ma nic dość prostego, nasze darmowe wzory faktur można pobrać jako .docx, gotowe do wypełnienia.

Metoda druga: faktura w Wordzie od zera

Opłaca się, jeśli chcesz własny układ. Dwadzieścia minut raz, potem używasz go ponownie.

1. Otwórz pusty dokument. Plik → Nowy → Pusty dokument.
2. Zbuduj nagłówek z tabeli. Wstawianie → Tabela, dwie kolumny i jeden wiersz. Po lewej nazwa i adres firmy. Po prawej słowo FAKTURA, numer, data wystawienia i termin płatności. Potem Projekt tabeli → Obramowania → Brak obramowania, żeby tabela trzymała układ, nie będąc widoczna.
3. Dodaj blok klienta. Pod nagłówkiem: „Nabywca:” oraz pełna nazwa i adres klienta.
4. Zbuduj tabelę pozycji. Wstawianie → Tabela z czterema kolumnami: Opis, Ilość, Cena, Wartość. Jeden wiersz na pozycję i trzy wiersze na dole na netto, VAT i brutto.
5. Wyrównaj kolumny z kwotami do prawej. Zaznacz kolumny Cena i Wartość i użyj Narzędzia główne → Wyrównaj do prawej. Liczby wyrównane do prawej czytelnik sprawdzi jednym spojrzeniem.
6. Dopisz warunki płatności. Pod tabelą: do kiedy płacić, jak płacić i twój numer rachunku. Napisz „Płatne w ciągu 30 dni od daty wystawienia”, co nowy klient zrozumie bez pytania.
7. Zapisz go jako szablon. Plik → Zapisz jako → Szablon programu Word (.dotx). Otwarcie szablonu tworzy nowy dokument, więc faktura z tego miesiąca nie nadpisze tej z poprzedniego.

To twoja pierwsza faktura w ogóle? jak fakturować jako freelancer omawia cały dokument: twoją stawkę, warunki płatności i to, komu wystawiasz fakturę.

Word nie zsumuje twojej faktury

To jest różnica, która ma znaczenie. W arkuszu kalkulacyjnym suma liczy się z pozycji. W Wordzie suma to tekst, który wpisałeś, i Word traktuje go dokładnie tak jak nazwę twojej ulicy. Zmieniasz ilość, a suma zostaje tam, gdzie była. Faktura dalej wygląda dobrze. Liczba jest błędna.

• Tabele w Wordzie trochę liczą. Układ → Formuła wstawia =SUM(ABOVE) do komórki tabeli. To pole, a nie żywa formuła: nie zmienia się, gdy zmienia się liczba nad nim. Trzeba je zaznaczyć i nacisnąć F9 po każdej zmianie, i pamiętać, że trzeba.
• Pułapka kopii z zeszłego miesiąca. Większość faktur w Wordzie to plik z zeszłego miesiąca zapisany pod nową nazwą. Jedna ilość zmieniona, jeden wiersz usunięty, a suma została po poprzednim kliencie. Kiedy plik nazywa się Faktura_ostateczna_v3.docx, nikt już nie pamięta, które liczby wpisano od nowa.
• Dwie minuty sprawdzania przed wysłaniem. Przemnóż każdy wiersz jeszcze raz, dodaj wartości na kalkulatorze i porównaj z kwotą netto. Potem policz VAT od kwoty netto, a nie ze starego wiersza VAT.

Jeśli faktura ma ilości, stawki godzinowe albo VAT, liczenie jest najbardziej ryzykowną częścią, a arkusz kalkulacyjny zrobi je za ciebie. Jak zrobić fakturę w Excelu pokazuje te same dwie metody z formułami, które pilnują sumy.

Co musi zawierać każda faktura

Układ należy do ciebie. Treść nie. Każda faktura potrzebuje słowa Faktura, unikalnego numeru, daty wystawienia, nazwy i adresu twojej firmy, twojego NIP-u, jeśli go masz, pełnej nazwy i adresu klienta, opisu tego, co dostarczyłeś, kwoty z osobno wykazanym podatkiem oraz terminu i sposobu zapłaty.

Dlaczego dwa z tych elementów sprawiają najwięcej kłopotów, wyjaśnia lista obowiązkowych elementów w poradniku o Excelu. Dla faktur niemieckich dokładną listę ustala §14 UStG, a poradnik o wymogach faktury w Niemczech omawia ją pole po polu. Dla Austrii i Szwajcarii jest poradnik o wymogach faktury w Austrii oraz przewodnik po fakturze w Szwajcarii.

Jak numerować faktury w Wordzie

Każda faktura potrzebuje własnego numeru, w ciągłej serii bez luk. Wymaga tego większość urzędów skarbowych, żeby brakująca faktura była widoczna jako brakujący numer. Word nie ma żadnego licznika. Nie wie, że już kiedyś napisał fakturę.

Działa lista prowadzona poza dokumentem, w zeszycie albo w jednej kolumnie arkusza, w której zapisujesz kolejny numer, zanim go użyjesz. Typowy błąd to dwie faktury z tym samym numerem, a wychodzi zwykle po miesiącach, kiedy dwóch płatności nie da się od siebie odróżnić.

Generator numerów faktur podaje kolejne numery w ciągłej serii, gotowe do wklejenia w szablon, a jak numerować faktury wyjaśnia zasady, których seria musi przestrzegać.

Kiedy Word przestaje wystarczać

Word to rozsądny początek. Oto znaki, że już z niego wyrosłeś:

• Więcej niż kilka faktur w miesiącu, każda skopiowana z poprzedniej
• Pozycje z ilościami, stawkami godzinowymi albo więcej niż jedną stawką VAT
• Nie wiesz z pamięci, które faktury są teraz nieopłacone
• Wysłałeś już sumę, która nie zgadzała się z pozycjami, albo nie masz pewności, że nie
• Wystawiasz faktury firmom w Niemczech, gdzie e-faktura staje się obowiązkowa

Ten ostatni punkt ma daty. Od 1 stycznia 2025 każda niemiecka firma musi móc odbierać e-faktury. Od 1 stycznia 2027 firmy z obrotem powyżej 800 000 € w poprzednim roku muszą je wystawiać przy krajowych fakturach B2B, a od 1 stycznia 2028 wszystkie. E-faktura to ustrukturyzowany plik, taki jak XRechnung albo ZUGFeRD. PDF wyeksportowany z Worda nią nie jest, choćby wyglądał najstaranniej.

Harmonogram i dopuszczalne formaty opisuje poradnik o wymogach faktury w Niemczech.

Najczęstsze pytania